Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży usług przy użyciu kasy rejestrującej

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r., poz. 1325 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawczyni przedstawione we wniosku z dnia 14 grudnia 2020 r. (data wpływu 17 grudnia 2020 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży usług logopedycznych przy użyciu kasy rejestrującej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 17 grudnia 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży usług logopedycznych przy użyciu kasy rejestrującej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawczyni ukończyła (…) i pracuje w (…) jako logopeda. Nie jest to specjalizacja medyczna, a pedagogiczna (Wnioskodawczyni nie jest lekarzem). Po pracy Wnioskodawczyni prowadzi działalność gospodarczą, którą rozpoczęła w 2016 roku, jako logopeda prowadząc Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów na zasadach ogólnych dla indywidualnych klientów z pobliskiego przedszkola. Wnioskodawczyni korzysta również ze zwolnienia z podatku VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy.

W roku podatkowym 2017 przychód z działalności (przed opodatkowaniem) wyniósł 12870 zł, a w 2018 roku 10410 zł, w 2019 roku 18356 zł. W 2020 roku przychód Wnioskodawczyni również nie przekroczy kwoty 20000 zł. Przychody w całości wpływają na rachunek bankowy, który Wnioskodawczyni specjalnie założyła na potrzeby działalności gospodarczej. Ponieważ wszystkie opłaty Wnioskodawczyni musi uiszczać przelewem bankowym – nie pobiera zapłaty w gotówce. Wnioskodawczyni jest umówiona z rodzicami na przelew bankowy.

Dodatkowo Wnioskodawczyni prowadzi rejestr (arkusz kalkulacyjny Excel), który pozwala na stwierdzenie, który rodzic za swoje dziecko ile ma zapłacić (ilość spotkań z dzieckiem oraz kwota) i kiedy ta kwota wpłynęła na rachunek bankowy (Wnioskodawczyni drukuje co miesiąc wyciągi bankowe jako potwierdzenie). Wszystkie wpłaty są opisane „terapia logopedyczna – imię i nazwisko dziecka”.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w roku podatkowym 2021 Wnioskodawczyni musi zakupić kasę fiskalną (plus zapasową) połączoną z Internetem, aby ewidencjonować swoje przychody?

Zdaniem Wnioskodawczyni, prowadzona ww. ewidencja i księgowość jest wystarczająca, aby nie wydawać tak dużej kwoty na kasy rejestrujące.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą o VAT”.

Zgodnie z tym przepisem, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem jednym z podstawowych kryteriów decydujących o obowiązku stosowania do ewidencjonowania kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.

Z dniem 1 maja 2019 r. weszła w życie ustawa z dnia 15 marca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw oraz ustawy – Prawo o miarach (Dz. U. z 2019 r. poz. 675). Ustawa ta wprowadza do ustawy o podatku od towarów i usług zmiany w zakresie kas rejestrujących. Ustawa ta zakłada m.in. możliwość, a dla podatników prowadzących działalność gospodarczą w określonych w ustawie wrażliwych branżach -obowiązek stosowania nowego rodzaju kas rejestrujących (kas on-line) w celu prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Kasy on-line wyposażone są w nowe funkcjonalności umożliwiające, oprócz zapisu w pamięci fiskalnej i chronionej kasy, również przekazywanie w sposób ciągły, zautomatyzowany i bezpośredni danych rejestrowanych przy ich użyciu z prowadzonej ewidencji oraz danych o zdarzeniach mających znaczenie dla pracy kas do systemu teleinformatycznego Centralnego Repozytorium Kas.

W myśl art. 111a ust. 3 ustawy o VAT, kasy rejestrujące łączą się z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej w sposób, który zapewnia:

1. przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej;
2. przesyłanie poleceń z Centralnego Repozytorium Kas do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas, i ich odbiór przez te kasy:
   1. związanych z fiskalizacją kasy rejestrującej,
   2. obejmujących określenie:
      • sposobu i zakresu przesyłania danych z tej kasy,
      • sposobu pracy kasy rejestrującej,
   3. zapewniających prawidłowość pracy kasy rejestrującej.

Art. 111 ust. 6a ustawy o VAT określa wymagania i zasady działania, którym powinny odpowiadać kasy on-line. W myśl przywołanego przepisu, kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą, a Centralnym Repozytorium Kas określonych w art. 111a ust. 3 (…).

Znowelizowana ustawa o VAT wskazuje terminy i grupy podatników, których obejmie obowiązek posiadania kasy on-line. Natomiast podatnicy, prowadzący działalność w innych obszarach niż określone w ustawie, zostali zwolnieni z obowiązku posiadania kas fiskalnych on-line. W ich przypadku ewidencja sprzedaży może być prowadzona z wykorzystaniem dotychczas stosowanych „tradycyjnych” kas fiskalnych.

Zgodnie z art. 145a ust. 1 ustawy o VAT, z zastrzeżeniem art. 145b, podatnicy mogą prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, które nie umożliwiają połączenia i przesyłania danych między kasą rejestrującą, a Centralnym Repozytorium Kas, określonych w art. 111a ust. 3.

Stosownie do art. 145b ust. 1 pkt 3 lit. d) ustawy o VAT podatnicy mogą prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii w terminie do dnia 31 grudnia 2020 r. – do świadczenia usług w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów.

Przepis ust. 1 stosuje się tylko do kas rejestrujących, przy zastosowaniu których jest prowadzona ewidencja sprzedaży w zakresie sprzedaży towarów lub świadczenia usług wymienionych w ust. 1 (art. 145b ust. 2 ustawy o VAT).

Natomiast, kwestie szczególne dotyczące między innymi zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, ustawodawca reguluje na mocy wydawanych rozporządzeń w zakresie kas rejestrujących.

Kwestie dotyczące zwolnień na czas określony niektórych grup podatników i niektórych czynności z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących oraz warunki korzystania ze zwolnienia reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2018 r., poz. 2519 z późn. zm.), zwanej dalej „rozporządzeniem”.

Stosownie do § 3 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia, zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2021 r. podatników, u których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli obrót z tego tytułu nie przekroczył, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwoty 20 000 zł.

Natomiast zgodnie z § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia, zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie później jednak niż do dnia 31 grudnia 2021 r., czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia.

Stosownie do § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia w odniesieniu do niektórych czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia zwolnienie, o którym mowa w ust. 1, stosuje się zgodnie z warunkami określonymi w tym załączniku.

I tak w części II załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących – w poz. 37 wskazano jako czynności zwolnione z obowiązku ewidencjonowania świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Aby zatem Wnioskodawczyni miała prawo do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia w związku z poz. 37 załącznika do rozporządzenia, muszą łącznie zostać spełnione następujące warunki:

• zapłata za wykonane świadczenie w całości następuje za pośrednictwem poczty lub banku na rachunek bankowy podatnika,

• z ewidencji i dowodów dokumentujących transakcje jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie transakcji zapłata dotyczyła.

Niewystąpienie jednego z ww. warunków oznacza brak możliwości zastosowania zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Prawo do zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących na mocy § 2 ust. 1 rozporządzenia w powiązaniu z poz. 37 ww. załącznika do rozporządzenia, przysługuje w sytuacji, gdy zapłata za świadczone usługi w całości następuje za pośrednictwem poczty lub banku na rachunek bankowy podatnika. Wyrażenie „w całości” odnosi się do poszczególnych transakcji świadczonych przez podatnika. Taka konstrukcja przepisu powoduje, że zwolnieniu nie podlega świadczenie usługi, za którą zapłacono częściowo gotówką, a częściowo za pośrednictwem banku lub poczty. Warunkiem zwolnienia jest bowiem to, aby konkretna transakcja została w całości zapłacona za pośrednictwem banku lub poczty oraz by było możliwe zidentyfikowanie transakcji, której zapłata dotyczy.

Jednocześnie § 4 rozporządzenia wskazuje, że zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, o których mowa w § 2 i § 3, przy dostawie towarów i świadczeniu usług w nim wymienionych.

I tak zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) rozporządzenia zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, o których mowa w § 2 i § 3, nie stosuje się w przypadku świadczenia usług w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, z wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 48 załącznika do rozporządzenia.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawczyni jest logopedą. Nie jest to specjalizacja medyczna, a pedagogiczna – Wnioskodawczyni nie jest lekarzem. Po pracy Wnioskodawczyni prowadzi działalność gospodarczą, którą rozpoczęła w 2016 roku, jako logopeda prowadząc Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów na zasadach ogólnych dla indywidualnych klientów z pobliskiego przedszkola. W roku podatkowym 2017 przychód z działalności (przed opodatkowaniem) wyniósł 12870 zł, a w 2018 roku 10410 zł, a w 2019 roku 18356 zł. W 2020 r. Wnioskodawczyni nie przekroczy kwoty 20000 zł. Przychody w całości wpływają na rachunek bankowy, który Wnioskodawczyni specjalnie założyła na potrzeby działalności gospodarczej. Wnioskodawczyni nie pobiera zapłaty w gotówce, tylko przelewem bankowym. Wnioskodawczyni prowadzi rejestr (arkusz kalkulacyjny Excel), który pozwala na stwierdzenie, który rodzic za swoje dziecko ile ma zapłacić (ilość spotkań z dzieckiem oraz kwota) i kiedy ta kwota wpłynęła na rachunek bankowy (Wnioskodawczyni drukuje co miesiąc wyciągi bankowe jako potwierdzenie). Wszystkie wpłaty są opisane „terapia logopedyczna – imię i nazwisko dziecka”.

Wątpliwości Wnioskodawczyni dotyczą obowiązku ewidencjonowania sprzedaży świadczonych usług przy pomocy kasy rejestrującej.

Jak wynika z opisu sprawy Wnioskodawczyni nie jest lekarzem, zatem nie będzie dokonywała sprzedaży usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych jako lekarz. Tym samym, Wnioskodawczyni z tytułu świadczenia usług jako logopeda nie zostanie wyłączona z prawa do korzystania ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej na podstawie § 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) rozporządzenia.

W omawianej sprawie płatności z tytułu świadczenia przez Wnioskodawczynię usług logopedycznych są dokonywane w całości przelewem bankowym i Wnioskodawczyni posiada dowody dokumentujące zapłatę za świadczone ww. usługi. Jak wynika z opisu sprawy Wnioskodawczyni otrzymuje zapłatę za świadczone usługi w formie przelewu na rachunek bankowy i nie będzie pobierać zapłaty w gotówce. Ponadto Wnioskodawczyni prowadzi własny rejestr, z którego jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie transakcji dotyczyła zapłata. Zatem z powyższych okoliczności wynika, że Wnioskodawczyni posiada dowody umożliwiające zidentyfikowanie transakcji, których dotyczy zapłata oraz płatności za świadczone przez Wnioskodawczynię usługi dokonywane są w całości przelewem bankowym na konto Wnioskodawczyni, to spełnione są przesłanki pozwalające uznać, że płatności są dokonane za pośrednictwem banku.

Tym samym, Wnioskodawczyni spełnia przesłanki umożliwiające zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących wynikające z § 2 ust. 1 rozporządzenia w powiązaniu z poz. 37 ww. załącznika do rozporządzenia. Zatem Wnioskodawczyni, nie będzie miała obowiązku ewidencjonowania sprzedaży z tytułu świadczonych usług logopedycznych przy pomocy kasy rejestrującej.

Należy także wskazać, że Wnioskodawczyni z uwagi na osiągane obroty poniżej 20 000 zł rocznie ma prawo korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania świadczonych usług logopedycznych na podstawie § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia. Przy czym po przekroczeniu limitu Wnioskodawczyni może nadal korzystać ze zwolnienia ewidencjonowania usług na kasie rejestrującej z uwagi na spełnienie warunków wskazanych w § 2 ust. 1 rozporządzenia w zw. z poz. 37 załącznika.

Ponadto, należy stwierdzić, że Wnioskodawczyni z tytułu świadczenia usług logopedycznych nie jest zobligowana do zakupu kasy on-line (kasy połączonej z Internetem) na podstawie art. 145b ust. 1 pkt 3 lit. d) ustawy o VAT. Jak już zostało wskazane usługi wykonywane przez Wnioskodawczynię jako logopedę należą do specjalizacji pedagogicznej, nie zaś do specjalizacji medycznej.

Zatem stanowisko Wnioskodawczyni należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 28.01.2021; sygn. 0114-KDIP1-3.4012.760.2020.1.MT