Termin dokonania przeglądu technicznego kasy rejestrującej

2022-10-12

images_HANDEL_90357_7458_730 — kasa fiskalna

ZMIANA INTERPRETACJI INDYWIDUALNEJ

Na podstawie art. 14e § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (j.t. Dz. U. z 2020 r. poz. 1325) – dalej: Ordynacja podatkowa, Szef Krajowej Administracji Skarbowej, w związku ze stwierdzeniem nieprawidłowości interpretacji indywidualnej z dnia 16 stycznia 2020 r. nr 0112-KDIL3.4012.23.2019.1.JK wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, zmienia z urzędu wyżej wymienioną interpretację stwierdzając, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 15 listopada 2019 r. (data wpływu 19 listopada 2019 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie terminu dokonania przeglądu technicznego kasy rejestrującej:

w powiązaniu z terminem pierwszej fiskalizacji jest prawidłowe
w powiązaniu z wymianą modułu fiskalnego jest nieprawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 19 listopada 2019 r. do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wpłynął wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie terminu dokonana przeglądu technicznego kasy rejestrującej w powiązaniu z terminem pierwszej fiskalizacji lub wymianą modułu fiskalnego.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.

Spółka (dalej: „Wnioskodawca”) jest zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług (VAT). Przedmiotem działalności Spółki jest przede wszystkim:

- sprzedaż detaliczna i hurtowa wszystkich, ważniejszych, światowych producentów sprzętu komputerowego, oprogramowania komputerowego, elektroniki użytkowej;
- świadczenie kompleksowych usług w zakresie informatyzacji, w tym wdrażania systemów wspomagających zarządzanie klasy ERP, tworzenia zindywidualizowanych rozwiązań IT, wspomagających analizy biznesowe, projektowania systemów oraz oprogramowania na indywidualne zamówienie;
- świadczenie usług serwisowych.

Spółka prowadzi dystrybucję poprzez sprzedaż hurtową detaliczną. Sprzedaż detaliczna Spółki jest prowadzona przez sklep internetowy, a także własne salony firmowe i agencyjne, w tym Outlet oraz wielkopowierzchniowy Megastore, salony patronackie oraz sieć autoryzowanych dealerów. Sprzedaż hurtowa odbywa się bezpośrednio z magazynu Spółki.

Wśród kupujących produkty Spółki znajdują się osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, tj. konsumenci. Zgodnie z przepisami z zakresu ustawy o VAT, Spółka ewidencjonuje sprzedaż za pomocą kas rejestrujących.

Spółka ma podpisaną umowę z firmą serwisową, która dokonuje wymaganych przez przepisy prawa przeglądów technicznych kas rejestrujących.

Spółka nabrała wątpliwość, w zakresie obliczania terminu, w którym powinien być obecnie wykonywany obowiązkowy przegląd techniczny kasy rejestrującej, w szczególności w powiązaniu z terminem pierwszej fiskalizacji.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

W jaki sposób należy liczyć w przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym termin, w którym powinien być wykonywany obowiązkowy przegląd techniczny kasy rejestrującej, w szczególności w powiązaniu z terminem pierwszej fiskalizacji?
Czy w przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym termin obowiązkowego przeglądu technicznego kasy, w której wymieniono moduł fiskalny, powinien zostać wyznaczony w okresie 2 lat licząc od ponownej fiskalizacji kasy, czy też fiskalizacja po wymianie modułu nie przerywa biegu terminów przeglądów okresowych i powinien się on odbyć w okresie nieprzekraczającym 2 lat od ostatnio przeprowadzonego przeglądu technicznego dokonanego przed wymianą modułu?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad. 1.

W przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Spółka ma obowiązek wykonać obowiązkowy przegląd techniczny każdej pojedynczej kasy nie rzadziej niż co 2 lata, co oznacza, że może ona dokonywać ich częściej, zgodnie z własnym zapotrzebowaniem, a ostateczny termin kolejnego przeglądu upłynie 2 lata od poprzedniego przeglądu.

W szczególności, jeżeli Spółka dokona pierwszego przeglądu technicznego w terminie roku od pierwszej fiskalizacji, to kolejnego przeglądu powinna dokonać nie później niż 2 lata po tym pierwszym przeglądzie. Innymi słowy, wcześniejsze dokonanie pierwszego przeglądu poniekąd przerywa bieg dwuletniego terminu na dokonanie pierwszego przeglądu technicznego. Zdaniem Spółki, nie będzie ona miała wtedy obowiązku dokonywania jeszcze jednego przeglądu technicznego kasy dwa lata po jej fiskalizacji.

Ad. 2.

W przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym obowiązkowy przegląd techniczny kasy z wymienionym modułem fiskalnym, powinien być wykonany w okresie nieprzekraczającym 2 lat od wymiany modułu kasy. W ocenie Spółki wymiana modułu fiskalnego kasy i jego ponowna fiskalizacja przerywa bieg poprzedniego przeglądu technicznego dokonanego przed wymianą modułu.

Uwagi ogólne

Na mocy art. 111 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Stosownie do art. 111 ust. 3a pkt 4 ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani poddawać kasy rejestrujące w terminach określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7a pkt 4 obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących.

Ponadto, na mocy art. 111 ust. 3a pkt 11 ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji.

Od 1 maja 2019 r, przepis art. 111 ust. 3aa ustawy o VAT stanowi, że wykonanie obowiązku, o którym mowa w ust. 3a pkt 4, stwierdza się na podstawie wpisu wyniku przeglądu technicznego w książce kasy rejestrującej i zapisu daty dokonania tego przeglądu w Centralnym Repozytorium Kas.

Zagadnienia dotyczące terminu obowiązkowych przeglądów określa Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. 2019 r., poz. 816, dalej jako: „Rozporządzenie”).

Na mocy 9 ust. 1 pkt 4 Rozporządzenia podatnicy używający kas poddają kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu wykonywanemu przez podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis, w terminach określonych w § 54 Rozporządzenia.

Oznacza to, że podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis kas dokonuje przeglądu technicznego na zlecenie podatnika, tak więc obowiązkiem podatnika jest dbałość o terminowe wykonywanie przeglądów.

Zgodnie z przepisem § 54 Rozporządzenia:

Obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata.
W przypadku kas o zastosowaniu specjalnym, przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, obowiązkowego przeglądu technicznego dokonuje się nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji określonych w przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy.
W przypadku, o którym mowa w ust. 1 i 2, termin pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego jest liczony od dnia dokonania fiskalizacji.
Pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego kas oddanych w używanie na podstawie najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze podatnik jest obowiązany dokonać po objęciu kasy w używanie, przed dniem dokonania fiskalizacji.
Obowiązkowego przeglądu technicznego, o którym mowa w ust. 1 i 2, podatnik nie dokonuje w okresie zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej, o którym mowa w ustawie z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, pod warunkiem że w tym okresie nie prowadzi ewidencji.
Obowiązkowego przeglądu technicznego w przypadku, o którym mowa w zdaniu pierwszym, podatnik dokonuje po wznowieniu działalności gospodarczej, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji.
Termin określony w ust. 1 i 2 jest liczony zgodnie z przepisami art. 12 ust. 3-5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.

Przepisy Rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 28 maja 2018r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące (Dz. U. z 2018 r., poz. 1206) nie zawierają innych terminów obowiązkowych przeglądów technicznych.

Zatem obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata.

Termin pierwszego, obowiązkowego przeglądu technicznego kasy liczony jest od dnia fiskalizacji kasy, przez którą należy rozumieć, zgodnie z § 2 pkt 4 Rozporządzenia:

w przypadku kas on-line – jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji,
w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii – jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną, zakończoną wystawieniem raportu fiskalnego dobowego.

Jeśli chodzi natomiast o sposób liczenia terminu wykonania obowiązkowego przeglądu technicznego kas, to zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej:

terminy określone w miesiącach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca,
terminy określone w latach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim roku, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim roku nie było – w dniu, który poprzedzałby bezpośrednio ten dzień,
jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Ad. 1.

Mając na uwadze Uwagi ogólne, skoro obecnie obowiązujące przepisy wprost zakreślają najpóźniejszą datę, w jakiej ma być dokonany obowiązkowy, okresowy przegląd techniczny kasy, to podatnik może ten przegląd przeprowadzać częściej, w szczególności z uwagi na warunki użytkowania kas rejestrujących. Spółka wyraża przekonanie, że pierwszy przegląd techniczny powinien być wykonany nie później niż 2 lata od daty fiskalizacji kasy – aczkolwiek może być dokonany np. po roku, zaś kolejne przeglądy tej kasy powinny być dokonane nie później niż 2 lata licząc od daty poprzedniego przeglądu. Innymi słowy, data dokonania fiskalizacji kasy nie wpływa bezpośrednio na termin obowiązkowego przeglądu technicznego kasy, z wyłączeniem pierwszego obowiązkowego przeglądu kasy, który musi być przeprowadzony nie później niż w ciągu 2 lat od dnia fiskalizacji kasy.

Oznacza to tym samym, że wykonanie zarówno pierwszego jak i każdego kolejnego przeglądu kasy rozpoczyna nowy dwuletni okres dla następnego obowiązkowego przeglądu.

W poprzednim stanie prawnym, termin dokonywania obowiązkowego przeglądu technicznego kasy regulowały w szczególności § 33 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. 2013 r., poz. 363) o brzmieniu: „obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata, z zastrzeżeniem” oraz § 33 ust. 3 o brzmieniu: „Na potrzeby stosowania ust. 1 i 2 termin pierwszego, obowiązkowego przeglądu technicznego liczony jest od dnia fiskalizacji kasy”.

Zgodnie z przepisem § 54 ust. 1 Rozporządzenia obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata. Natomiast stosownie do § 54 ust. 3 Rozporządzenia w przypadku, o którym mowa w ust. 1 i 2, termin pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego jest liczony od dnia dokonania fiskalizacji.

W obecnym stanie prawnym przepisy dotyczące określenia terminu dokonywania obowiązkowego przeglądu technicznego kasy są analogiczne do wcześniej obowiązujących przepisów.

Przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, analizując przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. 2013 r., poz. 363), stwierdził w interpretacji indywidualnej z dnia 26 sierpnia 2015 r., sygn. akt IPPP2/4512-554/15-2/MMa, że „Reasumując pierwszy przegląd techniczny kasy rejestrującej powinien być wykonany nie później niż 2 lata od daty pierwszej fiskalizacji, zaś wykonanie zarówno pierwszego jak i każdego kolejnego przeglądu kasy rozpoczyna nowy dwuletni okres dla następnego obowiązkowego przeglądu”.

Podsumowując:

w przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Spółka ma obowiązek wykonać obowiązkowy przegląd techniczny każdej pojedynczej kasy nie rzadziej niż co 2 lata, co oznacza, że może ona dokonywać ich częściej, zgodnie z własnym zapotrzebowaniem, a ostateczny termin kolejnego przeglądu upłynie 2 lata od poprzedniego przeglądu;
w szczególności, jeżeli Spółka dokona pierwszego przeglądu technicznego w terminie roku od pierwszej fiskalizacji, to kolejnego przeglądu powinna dokonać nie później niż 2 lata po tym pierwszym przeglądzie. Innymi słowy, wcześniejsze dokonanie pierwszego przeglądu poniekąd przerywa bieg dwuletniego terminu na dokonanie pierwszego przeglądu technicznego. Zdaniem Spółki, nie będzie ona miała wtedy obowiązku dokonywania jeszcze jednego przeglądu technicznego kasy dwa lata po jej fiskalizacji.

Ad. 2.

Analogiczna sytuacja zachodzi w przypadku wymiany modułu fiskalnego.

Przegląd techniczny kasy z wymienionym modułem fiskalnym, powinien być wykonany w okresie nieprzekraczającym 2 lat od wymiany modułu kasy. Bowiem wymiana modułu fiskalnego kasy i jego ponowna fiskalizacja przerywa bieg poprzedniego przeglądu technicznego dokonanego przed wymianą modułu.

Przy czym zgodnie z art. 145a ust. 7 ustawy o VAT, podatnicy mogą prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, które nie umożliwiają połączenia i przesyłania danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas. Przy czym, potwierdzenia o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych dla kas rejestrujących:

dla kasy rejestrującej z elektronicznym zapisem kopii – są wydawane na okres do dnia 31 grudnia 2022 r.;
dla kasy rejestrującej z papierowym zapisem kodu – są wydawane na okres do dnia 31 sierpnia 2019 r.

Powyższe oznacza, że kasy te nie będą mogły być sprzedawane po tych terminach, co nastąpi ze względu na utratę mocy potwierdzeń o spełnianiu funkcji, kryteriów i warunków technicznych.

Od 1 maja 2019 r. na mocy art. 145a ust. 5 ustawy o VAT, w przypadku zapełnienia pamięci fiskalnej kasy rejestrującej z papierowym zapisem kopii pamięć ta nie podlega wymianie. Do 1 maja 2019 r. była więc możliwość wymiany pamięci fiskalnej.

W konsekwencji, od 1 maja 2019 r. podatnicy stosujący kasy rejestrujące z kopią papierową, po zapełnieniu pamięci fiskalnej są zobowiązani nabyć nowe kasy i mają wybór pomiędzy kasą z zapisem elektronicznym lub kasą nowej generacji, czyli kasą fiskalną online.

Natomiast, w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii nadal możliwa jest wymiana modułu fiskalnego.

Podsumowując, w przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym obowiązkowy przegląd techniczny kasy z wymienionym modułem fiskalnym, powinien być wykonany w okresie nieprzekraczającym 2 lat od wymiany modułu kasy. W ocenie Spółki wymiana modułu fiskalnego kasy i jego ponowna fiskalizacja przerywa bieg poprzedniego przeglądu technicznego dokonanego przed wymianą modułu.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, działając na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej w dniu 16 stycznia 2020 r. wydał interpretację indywidualną nr 0112-KDIL3.4012.23.2019.1.JK w której stwierdził, iż w świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Po zapoznaniu się z aktami sprawy, Szef Krajowej Administracji Skarbowej stwierdza,
że interpretacja indywidualna z dnia 16 stycznia 2019 r. nr 0112-KDIL3.4012.23.2019.1.KJ wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nie jest prawidłowa, dlatego też uzasadnione jest dokonanie jej zmiany.

Zdaniem Szefa Krajowej Administracji Skarbowej stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego wyrażone we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, w zakresie terminu dokonania przeglądu technicznego kasy rejestrującej:

w powiązaniu z terminem pierwszej fiskalizacji jest prawidłowe
w powiązaniu z wymianą modułu fiskalnego jest nieprawidłowe.

Szef Krajowej Administracji Skarbowej wskazuje co następuje.

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Dz. U. 2020, poz. 206) w brzmieniu obowiązującym w dniu zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym oraz w brzmieniu obowiązującym na dzień wydania interpretacji indywidualnej – odnośnie przedstawionego zdarzenia przyszłego – zwanej dalej „ustawą o VAT”, „ustawą”.

Zgodnie z tym przepisem, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem jednym z podstawowych kryteriów decydujących o obowiązku stosowania do ewidencjonowania kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń.

Zgodnie z art. 111 ust. 3a ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:

poddawać kasy rejestrujące w terminach określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 7a pkt 4 obowiązkowemu przeglądowi techniczne (pkt 4 ww. przepisu);
prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej, z uwzględnieniem przepisów wydanych na podstawie ust. 7a i ust. 9 pkt 1 (pkt 9 ww. przepisu).

Jak stanowi art. 111 ust. 3aa ustawy – wykonanie obowiązku, o którym mowa w ust. 3a pkt 4, stwierdza się na podstawie wpisu wyniku przeglądu technicznego w książce kasy rejestrującej i zapisu daty dokonania tego przeglądu w Centralnym Repozytorium Kas.

Stosownie do art. 111 ust. 3c ustawy – do prowadzenia ewidencji sprzedaży mogą być stosowane wyłącznie kasy rejestrujące, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, o którym mowa w ust. 6b, z uwzględnieniem ust. 3d.

W myśl przepisu art. 111 ust. 6a ustawy – kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Producenci krajowi i podmioty dokonujące wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących w celu wprowadzenia ich na terytorium kraju do obrotu są obowiązani do uzyskania dla danego typu kas rejestrujących potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że kasy te spełniają funkcje wymienione w ust. 6a i wymagania techniczne dla kas rejestrujących – art. 111 ust. 6b ustawy.

Potwierdzenie, o którym mowa w ust. 6b – stosownie do art. 111 ust. 6c ustawy – wydaje się na czas określony. Potwierdzenie to może być cofnięte w przypadku wprowadzenia do obrotu kas rejestrujących:

niespełniających funkcji wymienionych w ust. 6a lub wymagań technicznych dla kas rejestrujących, lub
niezgodnych z egzemplarzem wzorcowym kasy rejestrującej lub dokumentami dołączanymi do wniosku o wydanie tego potwierdzenia.

Producenci krajowi i podmioty dokonujące wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących, którzy uzyskali potwierdzenie, o którym mowa w ust. 6b, są obowiązani do zorganizowania serwisu kas rejestrujących dokonującego przeglądów technicznych kas (art. 111 ust. 6g pkt 1 ustawy o VAT).

Należy wskazać, że od dnia 1 maja 2019 r. wymogi m.in. co do sposobu prowadzenia przez podatników ewidencji oraz warunków używania kas rejestrujących regulują przepisy rozporządzenia z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2019 r., poz. 816) zwanego dalej – „rozporządzeniem”.

W myśl przepisu § 2 pkt 31 rozporządzenia przez serwis rozumie się czynności obejmujące fiskalizację, naprawy, konserwację i przeglądy techniczne kas.

Podatnicy używający kas – stosownie do przepisu § 9 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia – poddają kasy obowiązkowemu przeglądowi technicznemu wykonywanemu przez podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis, w terminach określonych w § 54.

Zgodnie natomiast z § 54 ust. 1 rozporządzenia obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata.

W myśl § 54 ust. 2 ww. rozporządzenia w przypadku kas o zastosowaniu specjalnym, przeznaczonych do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, obowiązkowego przeglądu technicznego dokonuje się nie rzadziej niż w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji określonych w przepisach o prawnej kontroli metrologicznej dla taksometru używanego do współpracy z kasą przez podatnika, jednak nie rzadziej niż co 25 miesięcy.

Ponadto zgodnie z § 10 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia podatnik poddaje kasę obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji w przypadku odzyskania kasy utraconej.

W myśl art. § 54 ust. 3 rozporządzenia – w przypadku, o którym mowa w ust. 1 i 2, termin pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego jest liczony od dnia dokonania fiskalizacji.

Pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego kas oddanych w używanie na podstawie najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze podatnik jest obowiązany dokonać po objęciu kasy w używanie, przed dniem dokonania fiskalizacji (§ 54 ust. 4 rozporządzenia).

§ 54 ust. 5 rozporządzenia stanowi, że – obowiązkowego przeglądu technicznego, o którym mowa w ust. 1 i 2, podatnik nie dokonuje w okresie zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej, o którym mowa w ustawie z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, pod warunkiem że w tym okresie nie prowadzi ewidencji. Obowiązkowego przeglądu technicznego w przypadku, o którym mowa w zdaniu pierwszym, podatnik dokonuje po wznowieniu działalności gospodarczej, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji.

Jeśli chodzi natomiast o sposób ustalenia terminu wykonania obowiązkowego przeglądu technicznego kas, to należy stosować tu przepisy art. 12 § 3-5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, w myśl których:

Terminy określone w miesiącach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca (§ 3 ww. ustawy).
Terminy określone w latach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim roku, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim roku nie było – w dniu, który poprzedzałby bezpośrednio ten dzień (§ 4 ww. ustawy).
Jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej (§ 5 ww. ustawy).

Czynności jakie wykonuje się podczas przeglądu określa § 55 ust. 1 rozporządzenia, zgodnie z którym obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje sprawdzenie:

stanu i liczby plomb kasy oraz zgodności ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem;
stanu obudowy kasy;
czytelności dokumentów drukowanych przez kasę;
programu pracy kasy i programu do odczytu pamięci, a w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii programu archiwizującego, ich wersji co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu;
poprawności działania kasy, w szczególności w zakresie wystawiania dokumentów fiskalnych, z wyjątkiem przeglądów określonych w § 54 ust. 4;
poprawności działania wyświetlacza dla nabywcy;
stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy;
poprawności ustawień zegara kasy.

W myśl § 55 ust. 2 rozporządzenia – obowiązkowy przegląd techniczny kasy obejmuje również:

wpis do książki kasy jego wyniku;
w przypadku kas on-line zapisanie przeglądu technicznego w pamięci fiskalnej;
dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu technicznego, w szczególności wydruku raportu z kasy potwierdzającego dokonanie przeglądu.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca prowadzi dystrybucję poprzez sprzedaż hurtową detaliczną. Wśród kupujących produkty Spółki znajdują się osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, tj. konsumenci. Spółka ewidencjonuje sprzedaż za pomocą kas rejestrujących. Spółka ma podpisaną umowę z firmą serwisową, która dokonuje wymaganych przez przepisy prawa przeglądów technicznych kas rejestrujących.

Jedna z wątpliwości Wnioskodawcy dotyczy kwestii obliczania terminu, w którym powinien być obecnie wykonywany obowiązkowy przegląd techniczny kasy rejestrującej, w powiązaniu z terminem pierwszej fiskalizacji kasy.

Z powyższych przepisów wynika, że obowiązkowy przegląd techniczny kasy zgodnie z powołanym rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących, powinien być wykonany nie rzadziej niż co 2 lata.

Powyższe oznacza, że Spółka ma obowiązek wykonać obowiązkowy przegląd techniczny kasy rejestrującej nie rzadziej niż co 2 lata, co oznacza, że może ona dokonywać go częściej, a termin kolejnego przeglądu upłynie po 2 latach od ostatniego przeglądu.

Wcześniejsze – niż po upływie dwuletniego terminu – dokonanie przeglądu przerywa bieg dwuletniego terminu na dokonanie przeglądu technicznego.

Odnosząc się natomiast do wątpliwości Wnioskodawcy dotyczącej kwestii obliczania terminu, w którym powinien być wykonywany obowiązkowy przegląd techniczny kasy rejestrującej, w powiązaniu z terminem ponownej fiskalizacji kasy po wymianie modułu, wskazać należy co następuje.

Przepisy powołanego rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, nie zobowiązują podatnika do dokonania obowiązkowego przeglądu technicznego w związku z wymianą modułu fiskalnego.

§ 54 ust. 3 ww. rozporządzenia stanowi, iż w przypadku, o którym mowa w ust. 1 i 2, termin pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego liczony jest od dnia fiskalizacji. Z kolei przez fiskalizację zgodnie z § 2 ust. 4 ww. rozporządzenia rozumie się:

w przypadku kas on-line – jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji,
w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii – jednokrotną i niepowtarzalną czynność inicjującą pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną, zakończoną wystawieniem raportu fiskalnego dobowego.

Ww. termin pierwszego, obowiązkowego przeglądu technicznego liczony od dnia fiskalizacji kasy, nie przesądza jednak o tym, że po wymianie pamięci fiskalnej i ponownej fiskalizacji, przerywa się bieg dwuletniego okresu liczonego od poprzedniego przeglądu technicznego przed wymianą pamięci (modułu fiskalnego). Przepis ten ma zastosowanie wyłącznie przy wyznaczaniu pierwszego obowiązkowego przeglądu technicznego wprowadzonej do użytkowania kasy, natomiast po wymianie pamięci fiskalnej mamy do czynienia nadal z tą samą kasą rejestrującą, w której wymieniono jedynie część.

Przepis § 24 ust. 2 ww. rozporządzenia w odniesieniu do kasy fiskalnej z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii stanowi bowiem, że po wymianie pamięci fiskalnej podatnik zapewnia dokonanie ponownej fiskalizacji kasy i zarazem składa do właściwego naczelnika urzędu skarbowego aktualizację zgłoszenia danych dotyczących kasy, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia, z nowym numerem unikatowym, w terminie 7 dni od dnia dokonania fiskalizacji.

Natomiast w przypadku ponownej fiskalizacji kasy on-line, po wymianie pamięci fiskalnej – jak stanowi § 16 ust. 1 rozporządzenia – stosuje się odpowiednio przepisy § 13 ust. 3 pkt 2 i pkt 4-12 dotyczące fiskalizacji kas on-line, w tym przepis dotyczący zgłoszenia żądania fiskalizacji, z tym że wraz ze zgłoszeniem żądania fiskalizacji, podatnik jest obowiązany do przesłania numeru ewidencyjnego, a nie jak przy pierwszej fiskalizacji „odebrania numeru ewidencyjnego” (w tym przypadku § 13 ust. 3 pkt 3 nie ma bowiem zastosowania).

Należy również zaznaczyć, że w Rozdziale 2 – „Sposób prowadzenia ewidencji oraz warunki i sposób używania kas” Oddział 1 – „Przepisy ogólne” zostały zawarte wspólne regulacje w odniesieniu do używania obu ww. typów kas rejestrujących, tj. kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii oraz kas on-line, gdzie w § 11 ust. 2 przyjęto, że w przypadku konieczności wymiany pamięci fiskalnej w wyniku jej zapełnienia książka fiskalna nie podlega wymianie.

Powyższe wskazuje zatem, że dokonany proces ponownej fiskalizacji związany z wymianą pamięci fiskalnej wymaga w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii aktualizacji zgłoszenia danych dotyczących tej kasy, a w przypadku kas on-line przesłania numeru ewidencyjnego kasy, przy czym w obu ww. przypadkach nie podlega wymianie książka tej kasy. Czynności te nie dotyczą zatem wprowadzenia przez podatnika do ewidencjonowania sprzedaży „nowej” kasy lecz dotyczą użytkowania dotychczas stosowanej kasy rejestrującej.

Stwierdzić zatem należy, iż wymiana modułu fiskalnego i ponowna jego fiskalizacja nie przerywa biegu dwuletniego okresu liczonego od dnia poprzedniego przeglądu technicznego kasy. Zatem obowiązkowy przegląd techniczny kasy z wymienionym modułem fiskalnym, powinien być wykonany w okresie nieprzekraczającym 2 lat od ostatniego przeglądu kasy.

Mając na uwadze opis sprawy oraz powołane wyżej przepisy prawa należy stwierdzić, że pierwszy przegląd techniczny kasy rejestrującej powinien być wykonany nie później niż 2 lata od daty pierwszej fiskalizacji. Wykonanie zarówno pierwszego jak i każdego kolejnego przeglądu kasy rozpoczyna nowy dwuletni okres dla następnego obowiązkowego przeglądu.

Natomiast w przypadku wymiany modułu kasy i jego ponownej fiskalizacji termin obowiązkowego przeglądu kasy z wymienionym modułem powinien być wykonany nie później niż dwa lata od ostatniego przeglądu kasy. Wymiana modułu kasy i ponowna jego fiskalizacja nie przerywa biegu dwuletniego okresu liczonego od dnia poprzedniego przeglądu technicznego kasy.

W konsekwencji, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie terminu dokonania przeglądu technicznego kasy rejestrującej:

w powiązaniu z terminem pierwszej fiskalizacji należy uznać za prawidłowe
w powiązaniu z wymianą modułu fiskalnego należy uznać za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 14e § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa, Szef Krajowej Administracji Skarbowej może, z urzędu, zmienić wydaną interpretację indywidualną, jeżeli stwierdzi jej nieprawidłowość, uwzględniając w szczególności orzecznictwo sądów, Trybunału Konstytucyjnego lub Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Przepis ten nie zawiera ograniczeń czasowych, co oznacza, że jeśli stwierdzona zostanie nieprawidłowość wydanej interpretacji indywidualnej, Szef Krajowej Administracji Skarbowej może, z urzędu, zmienić ją w dowolnym czasie.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź straci swą aktualność.

Należy wskazać, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionych we wniosku stanów faktycznych lub zdarzeń przyszłych, co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie ustalony odmienny stan faktyczny, to interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Interpretacja dotyczy stanów faktycznych lub zdarzeń przyszłych przedstawionych przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stosownie do art. 14k § 1 ustawy – Ordynacja podatkowa zastosowanie się przez wnioskodawcę do otrzymanej interpretacji indywidualnej przed jej zmianą, stwierdzeniem jej wygaśnięcia lub przed doręczeniem organowi podatkowemu odpisu prawomocnego orzeczenia sądu administracyjnego uchylającego interpretację indywidualną nie może szkodzić wnioskodawcy, jak również w przypadku nieuwzględnienia jej w rozstrzygnięciu sprawy podatkowej. Powołany przepis ustanawia tzw. zasadę nieszkodzenia, która jest wyrazem funkcji gwarancyjnej (ochronnej) instytucji interpretacji indywidualnej i której szczegółowa treść została uregulowana w art. 14k-14n ww. ustawy. Skorzystanie z mocy ochronnej interpretacji indywidualnej oznacza: brak odpowiedzialności z kodeksu karnego skarbowego, brak naliczania odsetek za zwłokę, oraz w przypadku, gdy zobowiązanie nie zostało prawidłowo wykonane w wyniku zastosowania się do interpretacji oraz skutki podatkowe związane ze zdarzeniem, któremu odpowiada stan faktyczny będący przedmiotem interpretacji, miały miejsce po doręczeniu interpretacji indywidualnej – zwolnienie z obowiązku zapłaty podatku w zakresie wynikającym ze zdarzenia będącego przedmiotem interpretacji. Z mocy ochronnej interpretacji indywidualnej, która została zmieniona, wnioskodawca może nadal korzystać w odniesieniu do rozliczeń podatkowych dokonywanych za okres do końca roku, kwartału następującego po kwartale lub miesiąca następującego po miesiącu (w zależności od okresu rozliczenia podatku), w którym doręczono wnioskodawcy zmienioną interpretację indywidualną lub stwierdzono jej wygaśnięcie albo doręczono organowi podatkowemu odpis orzeczenia sądu administracyjnego uchylającego interpretację indywidualną ze stwierdzeniem jego prawomocności (por. art. 14m § 2 ustawy – Ordynacja podatkowa).

Warunkiem skorzystania z ww. ochrony jest zastosowanie się do interpretacji (zob. art. 14k § 1 i art. 14m § 1 ustawy – Ordynacja podatkowa) oraz złożenie przez podatnika wniosku, o którym mowa w art. 14m § 3 ustawy – Ordynacja podatkowa, w trakcie trwania postępowania podatkowego. Organy podatkowe bowiem nie uwzględniają z urzędu interpretacji prawa podatkowego.

Zgodnie z art. 14na ustawy – Ordynacja podatkowa, przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 ustawy – Ordynacja podatkowa). Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja indywidualna Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, z dnia 6 maja 2021; sygn. DOP7.8101.66.2020.FMLM.1