„Na jakich zasadach można delegować zarząd polskiej spółki z o.o. do Niemiec? Jakie tutaj obowiązują prawa podatkowe w Niemczech?”
Zarząd jako organ spółki powołany jest do jej reprezentacji na zewnątrz oraz prowadzenia jej spraw. Członkowie zarządu mogą sprawować swoją funkcję na podstawie: umowy o pracę, aktu powołania lub umowy cywilnoprawnej. W zależności od tego, czy członek zarządu jest pracownikiem albo nie, stosowane są nieco odmienne zasady delegowania go oraz rozliczania jego podróży służbowych.
Jeśli członek zarządu nie wykonuje …
(…) swoich obowiązków na podstawie umowy o pracę, powszechnie obowiązujące przepisy nie przewidują wymogu wypłacania należności z tytułu podróży służbowych. Jeśli spółka zdecyduję się jednak na wypłacanie wspomnianych należności (prawo tego również nie zabrania), wszelkie kwestie związane z przyznaniem dodatkowych świadczeń, tj. przykładowo z tytułu podróży służbowych, powinny być określone przez spółkę we własnym zakresie – w umowie z członkiem zarządu, statucie lub w uchwale wspólników. Spółka może przyjąć analogiczne zasady, jakie wyrażono w rozporządzeniu MPiPS w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Natomiast w sytuacji, gdy członek zarządu jest pracownikiem obowiązują takie same zasady jak w przypadku innych pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, jak i osoby niebędącej pracownikiem stanowią przychód wolny od podatku do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Wobec członków zarządu, którzy nie są równocześnie pracownikami, zwolnienie to będzie miało zastosowanie o ile otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.
W myśl wspomnianego wyżej rozporządzenia i załącznika do niego – w przypadku delegacji do Niemiec obowiązują następujące maksymalne kwoty: kwota diety za dobę w wysokości 49 euro oraz kwota limitu za nocleg w wysokości 150 euro. Z kolei nadwyżka ponad ten limit będzie podlegała opodatkowaniu.
Zgodnie z art. 15 oraz 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) – wydatki z tytułu diet wypłacanych członkom zarządu, którzy odbywają podróże w celu realizacji zadań wynikających z powierzenia im funkcji członka zarządu (w tym także członkowie zarządu niebędący pracownikami), mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów spółki wypłacającej te diety.
Warunkiem jest istnienie odpowiedniej podstawy prawnej – umowa, uchwała wspólników, umowa spółki, regulamin spółki lub statut spółki.
Stanowisko to potwierdzają interpretacje wydawane przez organy podatkowe np. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dn. 12.08.2015 r., nr IBPB-1-3/4510-74/15/SK – „możliwość uznania za koszty uzyskania przychodów wydatków dot. członka zarządu uzależniona jest również od łączącego go ze Spółką stosunku (pracy lub innego). W przypadku, gdy członek zarządu nie jest pracownikiem Spółki, konieczność ponoszenia przez Spółkę wydatków na jego rzecz winna wynikać z prawidłowo zawartych umów (np. cywilnoprawnych), a w przypadku ich braku z uchwał wspólników podjętych zgodnie z prawem albo mieć podstawę w umowie Spółki, czy też wynikać z postanowień regulaminów lub statutu spółki, przewidujących zwrot należności z tytułu wydatków na rzecz osób niebędących pracownikami Spółki”.
Kamil Wywiał – prawnik
Podstawa prawna:
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – Dz.U. z 2013 r. poz. 167.
- Ustawa z dn. 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – Dz.U. z 2019 r. poz. 1387 z późn. zm.
- Ustawa z dn. 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – Dz.U. z 2019 r. poz. 865 z późn. zm.
