Śmierć pracownika i prawo do odprawy pośmiertnej

„Proszę o pomoc w następującej sprawie: dnia 12.04.2020 r. zmarł nasz pracownik, który posiadał orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, ale nie miał przyznanej renty. Pracownik od dłuższego czasu przebywał w szpitalu. Był nieżonaty i bezdzietny, ma rodziców (wiek pow.50 lat), z którymi nie dzielił gospodarstwa domowego (mieszkał sam). Komu należy wypłacić zasiłek i ekwiwalent za niewykorzystany urlop? Czy należy i komu wypłacić odprawę pośmiertną? Czy wynagrodzenie za kwiecień doliczyć do przychodu zmarłego pracownika i wystawić PIT-11, czy potraktować je, jako przychód osób uprawnionych i im wystawić PIT? Jakie dokumenty powinni przedłożyć uprawnieni w celu wypłaty należnych świadczeń? Czy na liście płac za kwiecień powinien figurować zmarły pracownik, czy osoby uprawnione?”

Przepis …

(…) art. 63¹ Kodeksu pracy stanowi – „z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa. Prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku.”

Jak z powyższego wynika, osobami uprawnionymi do świadczeń majątkowych, wynikających ze stosunku pracy zmarłego pracownika, są co do zasady małżonek oraz inne osoby spełniające warunki do uzyskania renty rodzinnej, zgodnie z przepisami o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Osoby te są uprawnione do tych świadczeń w równych częściach, natomiast w razie ich braku prawa majątkowe wchodzą w skład spadku po zmarłym pracowniku.

Wypłata ekwiwalentu urlopowego oraz zasiłku

Z opisu zawartego w pytaniu wynika, iż zmarły pracownik w dacie swojej śmierci nie był w żadnym formalnym związku małżeńskim, natomiast ma rodziców. Zatem to oni najprawdopodobniej będą uprawnieni do otrzymania po zmarłym pracowniku świadczeń, o których mowa w pytaniu tj. ekwiwalentu urlopowego oraz zasiłku. Jednakże warto w tym miejscu przytoczyć zapisy art. 67 ust. 1 pkt 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, według którego – do renty rodzinnej uprawnieni są członkowie rodziny tj. rodzice, spełniający warunki określone w art. 68–71 tej ustawy. Z kolei art. 71 ww. ustawy stwierdza, że „rodzice mają prawo do renty rodzinnej, jeżeli:

1) ubezpieczony (emeryt lub rencista) bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do ich utrzymania;

2) spełniają odpowiednio warunki określone dla wdowy i wdowca w art. 70 ust. 1 i 2 oraz, co do wieku, również w art. 70 ust. 5.”

Zgłaszający się po wypłatę świadczeń powinni udokumentować swoje uprawnienia za pomocą innych dokumentów tj. osoby uprawnione do renty rodzinnej – stosowne decyzje Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W wypadkach nie budzących wątpliwości wystarczające jest oświadczenie uprawnionego.

Z powyższych postanowień wynika, że warunkiem nabycia prawa do renty rodzinnej jest bowiem w przypadku rodziców przede wszystkim fakt przyczyniania się do ich utrzymania przez zmarłego pracownika, który to fakt nie jest w pytaniu w żaden sposób udowodniony, a także spełnienie kilku innych przesłanek. W związku z powyższym zachodzi wątpliwość czy ekwiwalent urlopowy oraz zasiłek może zostać wypłacony rodzicom zmarłego pracownika.

Jak wskazałem wyżej w razie wątpliwości pracodawca może a nawet powinien zażądać od rodziców zmarłego pracownika stosownej decyzji ZUS.

Wypłata odprawy pośmiertnej

Z kolei prawo do odprawy pośmiertnej regulują zapisy zawarte w treści art. 93 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim w razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby, rodzinie przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna. Przepisy te regulują również krąg osób, które są uprawnione do otrzymania tego świadczenia.

Odprawa przysługuje następującym członkom rodziny zmarłego pracownika: małżonkowi, innym członkom rodziny spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Odprawę pośmiertną dzieli się w równych częściach pomiędzy wszystkich uprawnionych członków rodziny. Jeżeli po zmarłym pracowniku pozostał tylko jeden członek rodziny uprawniony do odprawy, to przysługuje mu połowa jej wysokości.

Stan faktyczny potwierdza, że jedynymi uprawnionymi osobami do otrzymania odprawy mogą być rodzice, jeśli spełniają warunki do uzyskania renty rodzinnej, o czym była mowa wyżej. Podkreślenia wymaga fakt, że w przypadku braku osób uprawnionych do otrzymania odprawy, nie wchodzi ona w skład spadku (tzn. nie jest dziedziczona). Wówczas pracodawca jest zwolniony z jej wypłaty.

Obowiązek wystawienia informacji PIT-11

Śmierć pracownika nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wystawienia informacji PIT-11. Wynika on z przepisów art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W praktyce występują dwie zasady ustalania adresatów informacji PIT-11. Jeśli wynagrodzenia lub inne świadczenia ze stosunku pracy zostały wypłacone pracownikowi przed jego śmiercią, należy wykazać je w PIT-11 wystawionym na jego nazwisko. W praktyce pracodawcy przekazują PIT-11 do właściwego urzędu skarbowego dołączając do niego informację, że pracownik zmarł. W przypadku, gdy na rzecz osób uprawnionych zostały zrealizowane prawa majątkowe z art. 63¹ K.p. (zostały im wypłacone przysługujące zmarłemu pracownikowi należności ze stosunku pracy), pracodawca powinien wystawić PIT-11 dla każdej osoby, na rzecz której dokonano wypłaty.

Lista płac

Odnosząc się do ostatniego pytania stwierdzić należy, iż na liście płac za miesiąc kwiecień 2020 r. powinno figurować nazwisko zmarłego pracownika, bo to on był osobą, która wygenerowała świadczenia zawarte na ww. liście płac.

W tym przypadku wypłata wynagrodzenia niepobranego przez pracownika wskutek jego śmierci (przy spełnieniu ustawowych przesłanek) nastąpi na rzecz osoby/osób uprawnionych, co powinno zostać jednoznacznie odnotowane w dokumentach rachunkowych zakładu pracy zmarłego pracownika.

Paweł Nowak – prawnik prawa pracy i prawa oświatowego

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dn. 26.06.1974 r. Kodeks pracy – tekst jedn. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 z późn. zm.
2. Ustawa z dn. 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – Dz.U. z 2020 r. poz. 53 z późn. zm.
3. Ustawa z dn. 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – Dz.U. z 2019 r. poz. 1387 z późn. zm.