W przypadku utraty suplementu do dyplomu zawodowego lub suplementu do dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe osoba, która go otrzymała, może wystąpić do o.k.e., która wydała ten suplement, z wnioskiem o wydanie nowego suplementu.
Zgodnie z § 24 ust. 1 cyt. rozp. duplikat ma moc oryginału i może być wydany ponownie.
Sporządzanie duplikatów
Obowiązkiem szkoły, o.k.e. i kuratora oświaty jest sporządzenie duplikatów ww. dokumentów albo nowego suplementu na podstawie odpowiednio dokumentacji przebiegu nauczania, egzaminu ósmoklasisty, egzaminu maturalnego, egzaminu zawodowego, egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie, egzaminów eksternistycznych, egzaminu dojrzałości lub dokumentów stanowiących podstawę wydania odpowiednio dyplomu zawodowego lub dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe.
Duplikat wydawany jest na druku według wzoru obowiązującego w dniu wydania oryginału świadectwa, certyfikatu, świadectwa potwierdzającego kwalifikację w zawodzie, dyplomu, dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe lub zaświadczenia, z tym że duplikat świadectwa ukończenia szkoły wydaje się na poddruku duplikatu, którego wzór określono w załączniku nr 3 do cyt. rozp. Wyraz „Duplikat” umieszcza się na pierwszej stronie u góry. Na końcu dokumentu zamieszcza się formułę „oryginał podpisali” i wymienia nazwiska osób, które podpisały oryginał, lub stwierdza się nieczytelność podpisów. Na końcu należy także zamieścić datę wydania duplikatu i odcisk pieczęci urzędowej. Na duplikacie nie umieszcza się fotografii absolwenta.
W razie braku druku świadectwa, certyfikatu, świadectwa potwierdzającego kwalifikację w zawodzie, dyplomu, dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe lub zaświadczenia według wzoru obowiązującego w dniu wydania oryginału duplikat wydaje się na poddruku duplikatu, którego wzór określono w załączniku nr 3 do cyt. rozp., przygotowanym przez szkołę, o.k.e. lub kuratora oświaty, na którym umieszcza się informacje zgodne z treścią oryginału. Jest to możliwe pod warunkiem, że szkoła, o.k.e. lub kurator oświaty posiadają dokumentację przebiegu nauczania, dokumentację egzaminu ósmoklasisty, egzaminu maturalnego, egzaminu zawodowego, egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie, egzaminów eksternistycznych, egzaminu dojrzałości lub dokumenty stanowiące podstawę wydania odpowiednio dyplomu zawodowego lub dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe.
Jeżeli o wydanie duplikatu dyplomu zawodowego lub dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe ubiega się osoba posiadająca dokumenty stanowiące podstawę wydania utraconego dyplomu, a brak jest druku tego dyplomu według wzoru obowiązującego w dniu wydania oryginału, duplikat wydaje się na poddruku duplikatu, którego wzór określono w załączniku nr 3 do cyt. rozp., przygotowanym przez o.k.e., na którym umieszcza się informacje zgodne z treścią oryginału.
Duplikaty świadectw ukończenia szkoły podstawowej i liceum ogólnokształcącego na podstawie egzaminów eksternistycznych, świadectw dojrzałości i odpisów świadectw dojrzałości, aneksów do świadectw dojrzałości i odpisów aneksów do świadectw dojrzałości, certyfikatów, świadectw potwierdzających kwalifikacje w zawodzie, dyplomów, dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe i zaświadczeń, wydawanych przez o.k.e., są wypełniane w postaci elektronicznej i drukowane łącznie z wizerunkiem pieczęci urzędowej o.k.e.
Na dokumencie, na którego podstawie wydano duplikat, a w przypadku dyplomu zawodowego lub dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe – również na kopiach dokumentów, na których podstawie wydano duplikat, przechowywanych w o.k.e., należy umieścić adnotację o wydaniu duplikatu i odnotować tożsamość osoby odbierającej duplikat, stwierdzoną na podstawie dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość. W przypadku przesyłania duplikatu pocztą doręczenie następuje listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, które dołącza się do dokumentu lub dokumentów, na podstawie których wydano duplikat.
Wydawanie duplikatów w razie likwidacji szkoły lub o.k.e.
W przypadku likwidacji lub przekształcenia szkoły duplikat świadectwa szkolnego promocyjnego, świadectwa ukończenia szkoły i świadectwa dojrzałości, wydawanego po zdaniu egzaminu dojrzałości, wydaje organ, o którym mowa w art. 89 ust. 6 i 7 lub art. 172 ust. 5 u.p.o.
Z kolei w przypadku likwidacji o.k.e. duplikat świadectwa ukończenia szkoły podstawowej i liceum ogólnokształcącego na podstawie egzaminów eksternistycznych, świadectwa dojrzałości, odpisu świadectwa dojrzałości, aneksu do świadectwa dojrzałości, odpisu aneksu do świadectwa dojrzałości, certyfikatu, świadectwa potwierdzającego kwalifikację w zawodzie, dyplomu, dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe lub zaświadczenia, a także nowy suplement do dyplomu lub suplement do dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe, wydaje o.k.e. wskazana przez MEN.
Jeżeli brak jest dokumentacji przebiegu nauczania, dokumentacji egzaminu ósmoklasisty, egzaminu maturalnego, egzaminu zawodowego, egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie, egzaminów eksternistycznych lub egzaminu dojrzałości albo jeżeli dokumentacja nie jest wystarczająca do wydania duplikatu – odtworzenie oryginału świadectwa, certyfikatu, świadectwa potwierdzającego kwalifikację w zawodzie, dyplomu, dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe lub zaświadczenia może nastąpić na podstawie przepisów o odtworzeniu dyplomów i świadectw ukończenia nauki, w drodze postępowania sądowego. W tym przypadku szkoła, o.k.e., kurator oświaty albo organ właściwy do wydania duplikatu wydaje zaświadczenie stwierdzające, że wydanie duplikatu nie jest możliwe.
Regulacje § 24 ust. 1–10 cyt. rozp. stosuje się odpowiednio przy sporządzaniu duplikatów indeksów, zaświadczeń o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, informacji o gotowości dziecka do podjęcia nauki w szkole podstawowej, legitymacji szkolnych, e-legitymacji szkolnych, legitymacji przedszkolnych dla dzieci niepełnosprawnych i e-legitymacji przedszkolnych dla dzieci niepełnosprawnych, z tym że:
- duplikaty indeksu, legitymacji szkolnej i e-legitymacji szkolnej wydaje się z fotografią,
- duplikat legitymacji przedszkolnej dla dziecka niepełnosprawnego i e-legitymacji przedszkolnej dla dziecka niepełnosprawnego wydają – na pisemny wniosek rodziców dziecka – przedszkole, szkoła podstawowa, w której zorganizowano oddział przedszkolny, lub inna forma wychowania przedszkolnego.
Poświadczenie zgodności świadectw i innych dokumentów
W myśl § 25 ust. 1 cyt. rozp. dyrektor szkoły poświadcza zgodność kopii z oryginałem świadectwa, zaświadczenia lub innego druku, gdy jest to niezbędne do złożenia kopii w aktach tej szkoły. Dyrektor szkoły poświadcza zgodność kopii z oryginałem świadectwa ukończenia szkoły w przypadku, o którym mowa w art. 33 ust. 1 pkt 3 lit. b u.f.z.o.
Szczególna regulacja dotyczy dyrektora szkoły podstawowej – gdy jest to niezbędne dla celów rekrutacji, poświadcza on zgodność od jednej do trzech kopii z oryginałem świadectwa ukończenia szkoły podstawowej i zaświadczenia o szczegółowych wynikach egzaminu ósmoklasisty.
W razie przejścia ucznia do innej szkoły po co najmniej jednym roku nauki, a w przypadku branżowej szkoły II stopnia, szkoły policealnej i szkoły dla dorosłych – po co najmniej jednym semestrze nauki, przesyła się do tej szkoły lub wydaje pełnoletniemu uczniowi lub rodzicom ucznia kopię arkusza ocen ucznia poświadczoną za zgodność z oryginałem przez dyrektora szkoły. Pełnoletni uczeń lub rodzice ucznia potwierdzają podpisem otrzymanie tej kopii. W przypadku przejścia ucznia do innej szkoły po okresie nauki krótszym niż jeden rok (semestr) przesyła się do tej szkoły lub wydaje pełnoletniemu uczniowi lub rodzicom ucznia zaświadczenie o przebiegu nauczania tego ucznia. Pełnoletni uczeń lub rodzice ucznia potwierdzają podpisem otrzymanie zaświadczenia.
Na każdej stronie kopii należy umieścić adnotację „Stwierdzam zgodność z oryginałem”, datę, odcisk pieczęci urzędowej szkoły oraz podpis i odcisk pieczęci dyrektora szkoły lub osoby przez niego upoważnionej.
Zasady oraz tryb dokonywania sprostowań
Zgodnie z § 22 ust. 1 cyt. rozp. szkoła – z własnej inicjatywy albo na wniosek ucznia (absolwenta) lub rodziców niepełnoletniego ucznia (absolwenta) – dokonuje sprostowania błędu i oczywistej omyłki w treści świadectwa szkolnego promocyjnego albo w indeksie. Jeżeli szkoła została zlikwidowana lub przekształcona, sprostowania dokonuje organ, o którym mowa w art. 89 ust. 6 i 7 lub art. 172 ust. 5 u.p.o.
Sprostowania dokonuje się na podstawie odpowiedniego dokumentu przez skreślenie czerwonym kolorem nieprawidłowego zapisu i czytelne wpisanie kolorem czerwonym nad skreślonymi wyrazami właściwych danych. Na końcu ww. świadectwa lub indeksu należy umieścić adnotację „Dokonano sprostowania” oraz czytelny podpis dyrektora szkoły lub osoby przez niego upoważnionej albo ww. organu wraz z datą i pieczęcią urzędową. Informację o sprostowaniu umieszcza się na arkuszu ocen.
Nie dokonuje się sprostowań w treści: świadectw ukończenia szkoły, świadectw dojrzałości i ich odpisów, aneksów do świadectw dojrzałości i ich odpisów, certyfikatów, świadectw potwierdzających kwalifikacje w zawodzie, dyplomów, dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, suplementów do dyplomów, suplementów do dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, zaświadczeń, zaświadczeń o zawodzie, zaświadczeń o przebiegu nauczania oraz zaświadczeń o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, lub ich duplikatów. Wskazane wyżej dokumenty zawierające błędy lub omyłki podlegają wymianie – za zwrotem dokumentu zawierającego błąd lub omyłki.
Nie dokonuje się zmiany imienia (imion) lub nazwiska na świadectwie, certyfikacie, świadectwie potwierdzającym kwalifikację w zawodzie, dyplomie, dyplomie potwierdzającym kwalifikacje zawodowe, zaświadczeniu, zaświadczeniu o zawodzie, zaświadczeniu o przebiegu nauczania i w dokumentacji przebiegu nauczania prowadzonej przez szkołę, jeżeli ta zmiana nastąpiła po:
- ukończeniu szkoły,
- zdaniu egzaminów eksternistycznych z zakresu wymagań określonych w podstawie programowej kształcenia ogólnego odpowiednio dla branżowej szkoły I stopnia lub branżowej szkoły II stopnia,
- zdaniu egzaminu zawodowego albo egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie,
- otrzymaniu dyplomu zawodowego albo dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe,
- wydaniu zaświadczenia o zawodzie.
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy zmiana imienia (imion) lub nazwiska nastąpiła na podstawie decyzji administracyjnej albo orzeczenia sądowego. W tych przypadkach wskazane wyżej dokumenty wydaje się na nowe imię (imiona) lub nazwisko, a jeżeli ich wydanie nie jest możliwe – duplikat danego dokumentu, po przedstawieniu decyzji administracyjnej albo orzeczenia sądowego i za zwrotem dokumentu wydanego na poprzednie imię (imiona) lub nazwisko.
Jeżeli zmiana imienia (imion) lub nazwiska nastąpiła przed dniem ukończenia szkoły, zakłada się arkusz ocen na nowe imię (imiona) lub nazwisko. W pozostałej dokumentacji przebiegu nauczania prowadzonej przez szkołę należy przekreślić kolorem czerwonym dotychczasowe imię (imiona) lub nazwisko i nad nim wpisać kolorem czerwonym nowe imię (imiona) lub nazwisko. Na dole strony należy umieścić adnotację „Dokonano zmiany imienia (imion)/nazwiska”, datę i czytelny podpis osoby upoważnionej do podpisywania dokumentacji przebiegu nauczania. Nowe imię (imiona) lub nazwisko może być wpisane na podstawie odpisu aktu urodzenia, odpisu aktu małżeństwa, decyzji administracyjnej o zmianie imienia (imion) lub nazwiska albo orzeczenia sądowego.
Opłaty za duplikaty świadectw i innych druków szkolnych
Zgodnie z § 29 ust. 1 cyt. rozp. świadectwa, odpisy świadectw dojrzałości, odpisy aneksów do świadectw dojrzałości, certyfikaty, świadectwa potwierdzające kwalifikacje w zawodzie, dyplomy, dyplomy potwierdzające kwalifikacje zawodowe, suplementy do dyplomów, suplementy do dyplomów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, zaświadczenia, zaświadczenia o zawodzie, zaświadczenia o przebiegu nauczania, zaświadczenia o spełnianiu obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego, indeksy, legitymacje szkolne, e-legitymacje szkolne, mLegitymacje szkolne, legitymacje przedszkolne dla dzieci niepełnosprawnych i e-legitymacje przedszkolne dla dzieci niepełnosprawnych, a także kopie, o których mowa w § 25 cyt. rozp. – wydawane są odpowiednio przez szkoły, o.k.e., przedszkola oraz inne formy wychowania przedszkolnego nieodpłatnie. Opłat nie pobiera się także za dokonanie sprostowania świadectwa szkolnego promocyjnego lub indeksu.
Natomiast za wydanie duplikatu świadectwa, odpisu świadectwa dojrzałości, odpisu aneksu do świadectwa dojrzałości, certyfikatu, świadectwa potwierdzającego kwalifikację w zawodzie, dyplomu, dyplomu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe, zaświadczenia i indeksu oraz za uwierzytelnienie dokumentu przeznaczonego do obrotu prawnego z zagranicą pobiera się opłatę w wysokości równej kwocie opłaty skarbowej od legalizacji dokumentu, czyli 26 zł.
Za wydanie duplikatu legitymacji szkolnej i e-legitymacji szkolnej lub legitymacji przedszkolnej dla dziecka niepełnosprawnego i e-legitymacji przedszkolnej dla dziecka niepełnosprawnego pobiera się opłatę w wysokości równej kwocie opłaty skarbowej od poświadczenia własnoręczności podpisu (obecnie – 9 zł).
Opłatę wnosi się na rachunek bankowy wskazany odpowiednio przez dyrektora przedszkola, szkoły lub o.k.e., kuratora oświaty albo inny organ dokonujący odpowiedniej czynności.
Niszczenie zwróconych dokumentów
Należy mieć na uwadze, że zgodnie z § 27 cyt. rozp. dokumenty zwrócone w przypadkach, o których mowa w: § 17 ust. 8, § 22 ust. 4, § 23 ust. 1 i § 26 ust. 6 i 7 tego rozp., oraz kopie świadectw ukończenia szkoły, o których mowa w § 25 ust. 2 tego rozp., nieprzekazanie organowi prowadzącemu szkołę, podlegają niezwłocznemu zniszczeniu.
