Zasady udzielania urlopów wypoczynkowych

Nowelizacja k.p. pochodząca z dn. 14.11.2003 r. jednoznacznie określiła tryb postępowania w zakresie udzielania pracownikom urlopów wypoczynkowych.

Godzinowy wymiar urlopu

Aktualnie obowiązujące przepisy k.p. przewidują dwie istotne zasady dotyczące udzielania oraz rozliczania urlopu wypoczynkowego. Powyższe dyspozycje, mające bezwzględnie obowiązujący charakter, zawarto w art. 1542 k.p.

Po pierwsze, urlopu wypoczynkowego udziela się na dni pracy, które są dniami roboczymi, zgodnie z rozkładem czasu pracy (indywidualnym harmonogramem) obowiązującym danego pracownika.

Druga zasada, związana bezpośrednio z powyższą regułą, stanowi, że udzielenie urlopu następuje w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w konkretnym dniu (godzinowy wymiar urlopu odpowiada zatem dobowej liczbie godzin, jakie pracownik miał do przepracowania wg harmonogramu).

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że w niektórych rozkładach (harmonogramach) czasu pracy niedziela lub święto są dla pracownika dniami roboczymi. Jeżeli pracownik chciałby skorzystać w tych dniach z urlopu, to pracodawca może udzielić urlopu na te dni.

Kolejną ważną kwestią odnoszącą się do udzielania urlopów jest ustanowienie jednolitej miary dnia urlopu (w wymiarze godzinowym).

Należy dodać, że zasada 8-godzinnego dnia urlopu odnosi się także do pracowników zatrudnionych w ramach systemu równoważnych norm czasu pracy. W takim systemie 1 dzień odpoczynku urlopowego będzie oznaczał konieczność potrącenia z ogólnej puli urlopowej raz 12 godzin, w innym zaś przypadku 4 godzin.

Wskazana miara dnia urlopowego (8 godzin) ma powszechnie obowiązujący charakter. Jednakże w odniesieniu do niektórych grup pracowników objętych przepisami odrębnych ustaw norma przewidziana w art. 1542 § 2 k.p. ulega modyfikacji. Dotyczy to w szczególności:

• pracowników niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, jeżeli lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad osobą niepełnosprawną wyda w odniesieniu do konkretnego niepełnosprawnego zaświadczenie o celowości stosowania skróconej normy czasu pracy – w stosunku do tych osób jeden dzień urlopu odpowiada 7 godzinom pracy (art. 1542 § 3 k.p. w zw. z art. 15 ust. 2 ustawy z dn. 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – Dz.U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721 z późn. zm.),

• pracowników podmiotów leczniczych, o których mowa w ustawie z dn. 15.04.2011 r. o działalności leczniczej (Dz.U. z 2013 r. poz. 217 ze zm.). Podstawową dobową normą czasu pracy tych pracowników jest 7 godzin i 35 minut, natomiast dla pracowników niewidomych zatrudnionych na stanowiskach wymagających kontaktu z pacjentami norma ta wynosi 6 godzin. Przejściowe zapisy dotyczące wybranych grup pracowników podmiotów leczniczych zawarto w art. 214 powołanej ustawy.
  

Godzinowy wymiar urlopu

Jak już była o tym mowa, obecnie urlopu udziela się pracownikowi na dni pracy, w wymiarze godzinowym ustalonym dla danego pracownika – zgodnie z indywidualnym rozkładem czasu pracy obowiązującym takiego pracownika.

Skoro jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy (z wyjątkami omówionymi powyżej) to udzielenie urlopu pracownikowi mającemu określony dobowy wymiar czasu pracy na 8 godzin nie powoduje żad-nych trudności. Inaczej jest jednak w przypadku pracownika zatrudnionego w systemie równoważnych norm czasu pracy. Wiadomo, że w takim systemie jest dopuszczalne przedłużenie dobowej normy czasu pracy zasadniczo do 12 godzin. Jeżeli więc pracownik zwróci się z wnioskiem o przyznanie mu urlopu na dzień, który wg obowiązującego takiego pracownika harmonogramu, obejmuje 12 godzin pracy, to pracownikowi udziela się urlopu na ten dzień, przy czym z wymiaru urlopu potrącić należy 12 godzin (czyli 1,5 dnia urlopu).

Osoba wykonująca pracę w ramach równoważnych norm czasu pracy może świadczyć pracę w przedłużonym wymiarze dobowym (12 godzin), co jednakże musi być rekompensowane krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w innych dniach (lub dniami wolnymi). Może się zatem zdarzyć, że pracownik, w ramach równoważenia norm czasu pracy, będzie miał ustalony np. 4-godzinny dzień pracy. W przypadku, gdy pracownik zgłosi zamiar wykorzystania urlopu w tym dniu – pracodawca udzieli mu urlopu na cały dzień odejmując z wymiaru urlopowego 4 godziny.

Odstępstwem od ogólnej zasady stanowiącej, iż 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy, jest art. 1542 § 4 k.p., zgodnie z którym udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa od pełnego dobowego wymiaru, w dniu, na który ma być udzielony urlop.

Cytowana wyżej reguła może znaleźć zastosowanie szczególnie w odniesieniu do pracowników zatrudnionych w systemach przewidujących równoważne normy czasu pracy. Ze względu na specyfikę takiej organizacji czasu pracy pracownikowi może przysługiwać, po wykorzystaniu niemal całości urlopu, np. 4 godziny wymiaru urlopu. W powyższej sytuacji pracodawca może udzielić urlopu w wymiarze godzinowym niższym od wymiaru dobowego (w omawianym przypadku udziela urlopu na pozostałe 4 godziny).

Udzielanie urlopu wypoczynkowego pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy

Jak stanowi art. 154 § 2 k.p., wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę odpowiednio 20-dniowy lub 26-dniowy urlop wypoczynkowy. Techniczna strona obliczeń wymaga, aby niepełny dzień urlopu zaokrąglić do pełnego dnia – cytowany przepis dopuszcza taką możliwość.

W przypadku pracownika zatrudnionego na 2/3 etatu legitymującego się np. 12-letnim ogólnym stażem pracy, wymiar urlopu wyniesie 17,3 dnia urlopu (co wynika z przeliczenia 26 ´ 2/3 etatu), a więc wymiaru urlopu należy zaokrąglić do 18 dni.

Wynika stąd, że w zakresie uprawnień urlopowych pracowników niepełnoetatowych obejmują omówione we wcześniejszej treści nin. punktu zasady udzielania urlopu określone w art. 1542 k.p.

Jeżeli zatem rozkład czasu pracy pracownika zatrudnionego w połowie podstawowego wymiaru czasu pracy (1/2 etatu) przewiduje świadczenie pracy przez 4 godziny dziennie, to udzielenie urlopu na dwa dni jest równoznaczne z tym, że pracownik będzie przebywał na urlopie przez dwa dni, lecz z ogólnego wymiaru przysługującego mu urlopu potrąceniu ulegnie 1 dzień (zgodnie z art. 1542 § 2 k.p. jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy). W razie gdy pracownik, o którym mowa, posiada staż pracy krótszy niż 10 lat, to z należnego mu 10-dniowego rocznego urlopu odejmie się – z tytułu korzystania z 2 dni urlopu – 1 dzień. Analogiczny sposób postępowania stosować należy, jeżeli pracownikowi przysługuje urlop w wymiarze 13 dni (czyli pracownik legitymuje się co najmniej 10-letnim ogólnym stażem pracy).

Oczywiście identyczną metodę rozliczania urlopów przyjmuje się w stosunku do pracowników zatrudnionych w wymiarze 1/4, 2/3 i 3/4 etatu oraz w pozostałych mniej typowych wymiarach czasu pracy.

Stosowanie godzinowej metody udzielania urlopów wpływa również na sposób rozliczania urlopów w przypadku pracowników niepełnoetatowych, którzy zgodnie z indywidualnym rozkładem czasu pracy wykonują swe obowiązki w niektórych dniach tygodnia.

Tak więc pracownik zatrudniony na 1/2 etatu, który zgodnie z obowiązującym go harmonogramem wykonuje pracę przez 3 dni w tygodniu (w poniedziałek i wtorek po 8 godzin oraz w środę przez 4 godziny) będzie miał udzielony urlop na dni jego pracy (czyli od poniedziałku do środy), natomiast dni przypadające w pozostałej części tygodnia są dla takiego pracownika dniami wolnymi. W związku z tym udzielenie pracownikowi urlopu w dniach od poniedziałku do środy skutkować będzie jego absencją w ciągu pełnego tygodnia kalendarzowego.

Z ogólnego wymiaru urlopowego pracownika, o którym mowa, wynoszącego zależnie od stażu pracy 10 lub 13 dni, należy odjąć 2,5 dnia (8 + 8 + 4).

Ustalenie planu urlopów oraz termin udzielenia urlopu

Plan urlopów

Ogólna zasada wyrażona w art. 163 § 1 k.p. stanowi, iż urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów ustalanym przez pracodawcę przy uwzględnieniu wniosków pracowników oraz konieczności zapewnienia normalnego toku pracy.

Należy podkreślić, że pracodawca ustalając plan urlopów bierze pod uwagę wnioski pracowników dotyczące terminów wykorzystania urlopów, niemniej nie jest obowiązany do uwzględnienia propozycji w nich zawartych, jeśli kolidowałoby to z istotnymi potrzebami zakładu pracy.

Wyjątkiem od tej reguły są niektóre uprawnienia urlopowe związane z rodzicielstwem oraz dotyczące pracowników młodocianych (będzie o tym mowa w dalszej części nin. punktu).

Przepisy k.p. przewidują daleko posuniętą swobodę w przedmiocie sporządzenia planu urlopów. Stosownie do treści art. 163 § 11 k.p. pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli:

• działająca u pracodawcy zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę,
• u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.

Jeżeli jednak pracodawca jest obowiązany ustalić plan urlopów, to należy określić w tym planie terminy udzielenia wszystkich urlopów przypadających w danym roku kalendarzowym, dotyczy to zatem urlopów bieżących, zaległych, uzupełniających oraz innych wynikających ze szczególnych uprawnień pracowniczych.

W zależności od potrzeb danego zakładu pracy plan urlopów można określić na cały rok kalendarzowy lub też na krótsze okresy (np. kwartalne), co może być uzasadnione dużą rotacją zatrudnienia z równocześnie istniejącą koniecznością zapewnienia nieprzerwanej pracy (duże zakłady produkcyjne).

Mimo, że przepisy k.p. nie formułują wprost takiego wymogu plan urlopów powinien być sporządzony z wyprzedzeniem danego roku kalendarzowego.

Stosownie do brzmienia art. 163 § 2 k.p. plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Najczęściej udostępnienie treści planu urlopów następuje przez umieszczenie go w ogólnie dostępnym miejscu na terenie zakładu pracy lub pozostawienie do wglądu np. w sekretariacie. Pracodawca może również wręczyć każdemu pracownikowi tekst planu urlopów.

Termin udzielenia urlopu wypoczynkowego

Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo – stanowi art. 161 k.p.

Jak już wcześniej wspomniano, precyzyjnie ustalony termin rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego powinien wynikać z planu urlopów lub z porozumienia pracodawcy z pracownikiem poprzedzającego definitywne określenie początkowej daty urlopu.

Przesunięcie terminu urlopu

W szczególnych okolicznościach regulacje kodeksowe dopuszczają możliwość przesunięcia terminu urlopu uprzednio ustalonego w planie urlopów lub po porozumieniu pracodawcy z pracownikiem. Zgodnie z treścią art. 164 k.p. przesunięcie urlopu może nastąpić:

• na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami, albo
• z inicjatywy pracodawcy wynikającej ze szczególnych potrzeb zakładu pracy, przy czym przesunięcie terminu urlopu w tym trybie musi być uzasadnione tym, że nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

W pierwszym przypadku zmiana terminu urlopu może być usprawiedliwiona wyjątkowymi zdarzeniami natury osobistej (np. poważna choroba członka rodziny związana z koniecznością sprawowania osobistej opieki nad chorym), w drugiej sytuacji pracodawca dokonuje przesunięcia daty rozpoczęcia urlopu, jeżeli obecność pracownika jest niezbędna ze względu na szczególny interes zakładu pracy (np. sezonowe nieprzewidziane spiętrzenie obowiązków związanych z realizacją określonego zadania, konieczność usunięcia poważnej awarii itp.).

Konieczność przesunięcia terminu urlopu oraz obowiązek udzielenia niewykorzystanej jego części w późniejszym czasie

Istnieją sytuacje, w których pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym wcześniej terminie. Regulacja zawarta w art. 165 k.p. posługuje się pojemnym sformułowaniem „przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy”, wśród których wyróżniono:

• czasową niezdolność do pracy,
• odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
• powołanie na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
• urlop macierzyński.

Pozostałe przyczyny uzasadniające przesunięcie urlopu na późniejszy termin określono w rozp. MPiPS w dn. 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. Nr 60, poz. 281).

Może również dojść do tego, że pracownik pozbawiony jest możliwości kontynuowania rozpoczętego już urlopu z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
• odbywania ćwiczeń wojskowych albo przeszkolenia wojskowego przez czas do 3 miesięcy,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• urlopu macierzyńskiego.

W razie zaistnienia jednej z ww. okoliczności w czasie urlopu – pracodawca jest obowiązany udzielić pozostałej części urlopu w terminie późniejszym (art. 166 k.p.).

Pracownik powinien niezwłocznie powiadomić pracodawcę – w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy – o przyczynie i przewidywanym okresie występowania okoliczności uniemożliwiających kontynuację urlopu.

Jeżeli zakładowe przepisy nie regulują odrębnie trybu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie powodującej przerwanie urlopu, pracownik osobiście powiadamia pracodawcę o danym zdarzeniu, może także uczynić to telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową, przy czym za datę zawiadomienia uważa się wówczas datę stempla pocztowego.

Powyższa zasada wynika z treści § 5 rozp. MPiPS z dn. 08.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14, z późn. zm.).

Okoliczności uzasadniające odwołanie pracownika z urlopu

Stosownie do brzmienia art. 167 § 1 k.p., pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu.

Zdarzeniami powodującymi konieczność odwołania pracownika z urlopu są zatem wszelkie nagłe przypadki (np. poważna awaria czy też kontrola organu administracji państwowej bez uprzedniego powiadomienia), których zaistnienie wywołuje konieczność stawienia się pracownika w zakładzie pracy.

Należy podkreślić, że przesłanki odwołania pracownika z urlopu powinny być jasno określone, w sposób nie budzący wątpliwości co do zasadności odwołania, muszą ponadto znajdować odzwierciedlenie w stanie faktycznym.

Z drugiej strony pracownik obowiązany jest podporządkować się decyzji pracodawcy o odwołaniu z urlopu – w razie odmowy wykonania polecenia dotyczącego przerwania urlopu pracodawca ma prawo zastosować odpowiednie środki dyscyplinujące, z rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia włącznie.

Zwrot kosztów dokonany przez pracodawcę obejmuje w szczególności wydatki związane z wyjazdem na urlop, jak również dotyczące powrotu z urlopu. Wydatki poniesione w związku z pobytem pracownika na urlopie pracodawca pokrywa w części urlopu, jaką pracownik wykorzystał przed odwołaniem. Do kosztów podlegających zwrotowi zalicza się więc dla przykładu: wydatki poniesione na wykup wczasów, koszty biletów, koszty zakupu wyposażenia turystycznego itd.

W przypadku, gdy pracownik w związku z odwołaniem powrócił z urlopu wraz z rodziną, to również z tego tytułu przysługuje zwrot kosztów.

Brak udokumentowania kosztów, jakie poniósł pracownik spowoduje dokonanie zwrotu z zastosowaniem stawek określonych w rozp. MPiPS z dn. 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167).

Ostateczny termin wykorzystania urlopu

Zgodnie z art. 168 k.p., urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym w planie urlopowym lub po porozumieniu z pracownikiem w trybie art. 163 § 11 k.p., należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30.09. następnego roku kalendarzowego. Obowiązek udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego najpóźniej do końca września następnego roku kalendarzowego nie dotyczy części urlopu udzielanego na podstawie art. 167² k.p., czyli urlopu na żądanie (4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym). Rozpoczęcie przez pracownika korzystania z zaległego urlopu w dniu 30.09. roku kalendarzowego następującego po roku, w którym pracownik nabył prawo do niewykorzystanego urlopu uważa się za spełnienie wymogu określonego w art. 168 k.p.

Rozpoczęcie przez pracownika urlopu przed upływem ostatniego dnia I kwartału roku następującego po roku, w którym pracownik nabył prawo do niewykorzystanego urlopu jest równoznaczne z wykonaniem dyspozycji ustalonej w art. 168 k.p.

Należy zwrócić uwagę na jeszcze jeden aspekt dotyczący sposobu wykorzystania zaległego urlopu, zgodnie bowiem z treścią wyroku SN z dn. 05.12.2000 r. samo zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy (I PKN 121/00, OSNAP 2001/14/11).

Szczególne uprawnienia pracownika w zakresie trybu udzielania urlopu

Prawo do urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim

Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownicy – na jej wniosek – urlopu wypoczynkowego przypadającego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (art. 163 § 3 k.p.). Wymaga dodania, że przytoczony przepis stosowany jest także do pracownika – ojca wychowującego dziecko, który korzysta z urlopu macierzyńskiego. Ponadto, począwszy od dnia 7 września 2019 r., uprawnienie określone w cyt. zapisie dotyczy również pracownika – innego członka najbliższej rodziny, o którym mowa w art. 175¹ pkt 3 k.p., który korzysta z urlopu macierzyńskiego.

W przypadku określonym w art. 163 § 3 k.p. nie obowiązuje zasada udzielania urlopu zgodnie z planem urlopów, pracodawca nie może ponadto przesunąć daty rozpoczęcia urlopu na późniejszy termin uzasadniając to szczególnymi potrzebami (wyłączenie stosowania art. 164 § 2 k.p.).

Dopuszczalność podziału urlopu na części

Pracownik ma prawo – na podstawie art. 162 k.p. – złożyć pracodawcy wniosek o podzielenie urlopu wypoczynkowego na części. Pracodawca nie ma obowiązku zaakceptowania wniosku, o którym mowa, jeżeli jednak to uczyni przynajmniej jedna część odpoczynku powinna obejmować 14 kolejnych dni kalendarzowych (czyli zarówno dni roboczych, jak i niedziel, dni świątecznych oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy danego pracownika).

W kwestii podzielenia części urlopu pozostałej po określeniu czternastodniowego nieprzerwanego okresu odpoczynku pracownik dysponuje pełną swobodą.

Udzielenie pracownikowi młodocianemu urlopu w okresie ferii szkolnych

Pracodawca zatrudniający pracownika młodocianego uczęszczającego do szkoły jest obowiązany udzielić mu urlopu wypoczynkowego w okresie ferii szkolnych (art. 205 § 3 k.p.).

Należy podkreślić, że nin. regulacja ma bezwzględnie obowiązujący charakter – pracodawca nie może więc przesunąć terminu urlopu przysługującego młodocianemu w okresie ferii szkolnych tłumacząc to szczególnymi potrzebami zakładu pracy lub wcześniejszymi ustaleniami zawartymi w planie urlopów albo datą rozpoczęcia urlopu określoną po porozumieniu z pracownikiem.

Urlop udzielany na żądanie pracownika

Zgodnie z generalną kodeksową zasadą decyzja w sprawie terminu udzielenia pracownikowi urlopu należy do pracodawcy. Odstępstwem od tej ogólnej reguły jest możliwość udzielenia urlopu na żądanie pracownika.

Jak stanowi art. 1672 k.p., pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym.

Przepisy k.p. nie określają konkretnej pory zawiadomienia, co jest zasadne w świetle tego, że pracodawcy stosują różne rozkłady czasu pracy. Nie ulega jednak kwestii, iż pracownik powinien powiadomić pracodawcę o swej absencji możliwie jak najszybciej, chyba że stoją temu na przeszkodzie czynniki obiektywne. Niezwłoczne powiadomienie pracodawcy o nieobecności pracownika w danym dniu pozwoli np. na wyznaczenie zastępcy.

Co do formy wniosku o urlop na żądanie przepisy nie określają żadnych wymogów, należy więc przyjąć, że pracownik ma prawo skorzystać z dowolnej formy zawiadomienia, może to być zatem powiadomienie telefoniczne lub za pośrednictwem faksu albo poczty elektronicznej. Wydaje się również, że pracownik może upoważnić osobę trzecią, która poinformuje pracodawcę o zamiarze skorzystania przez pracownika z urlopu na żądanie.

Instytucję urlopu na żądanie wprowadzono po to, aby pracownik mógł z niego skorzystać w nagłych, trudnych do przewidzenia okolicznościach, toteż uwzględnienie tego urlopu w planie urlopowym mijałoby się z celem. Ponadto pracownik nie jest obowiązany konsultować z pracodawcą terminów wykorzystania urlopu na żądanie. Tak więc, wyłącznie od woli pracownika zależy kiedy i w jakim wymiarze skorzysta z przysługującego mu uprawnienia. Dopuszczalne jest w związku z tym udzielenie urlopu, o którym mowa, łącznie lub oddzielnie (2 dni + 2 dni, 3 dni + 1 dzień lub 4 ´ 1 dzień w dowolnie wskazanym przez pracownika terminach).

Urlop na żądanie przysługuje w wymiarze 4 dni w roku kalendarzowym, niezależnie od tego, ile razy pracownik zmieniał w danym roku zatrudnienie.

Urlop na żądanie – niewykorzystany w danym roku kalendarzowym – przechodzi na rok następny, lecz zostaje włączony do ogólnej puli dni urlopu, innymi słowy traci swój szczególny charakter (niewykorzystane urlopy na żądanie nie podlegają kumulacji).

Należy zaznaczyć, że liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego, wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy, na podstawie art. 1672 k.p. wskazuje się w ust. 4 w pkt 1 (druga linijka) świadectwa pracy (aktualny wzór tego dokumentu zamieszczono w Dziale 5 zbioru, w części Druki „ogólne”, pod pozycją 7).

Prawo do urlopu uzupełniającego

Unormowania zawarte w art. 158 k.p. określają kolejne szczególne uprawnienia pracownika w zakresie wymiaru urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z tym przepisem, pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze – przysługuje urlop uzupełniający.

Okolicznościami powodującymi zwiększenie wymiaru urlopu należnego w danym roku kalendarzowym są przede wszystkim:

• upływ okresu zatrudnienia, od którego zależy nabycie prawa do urlopu w wyższym niż dotychczasowy wymiarze (przekroczenie 10-letniego ogólnego okresu pracy),
• ukończeniew okresie zatrudnienia nauki w szkole określonego rodzaju, a następnie wliczenie do okresu pracy wpływającego na wymiar urlopu czasu trwania nauki. 

Zwiększenie wymiaru urlopu w ciągu roku kalendarzowego może również nastąpić wskutek zmian przepisów zakładowego prawa pracy powodujących korzystniejsze ukształtowanie uprawnień urlopowych pracowników.

Wymaga podkreślenia, że wyższy wymiar urlopu uwzględnia się także przy ustalaniu urlopu w wymiarze proporcjonalnym. W związku z tym, wymiar proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył u danego pracodawcy prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze, ustala się biorąc pod uwagę wyższy wymiar tego urlopu (§ 3 rozp. MPiPS z dn. 08.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop – Dz.U. Nr 2, poz. 14, z późn. zm.).

Udzielanie urlopów wypoczynkowych w wymiarze proporcjonalnym

Zasadę udzielania urlopu wypoczynkowego w wymiarze proporcjonalnym stosuje się w przypadku zmiany zatrudnienia w ciągu roku kalendarzowego, lub podjęcia zatrudnienia w innym roku niż ten, w którym nastąpiło ustanie stosunku pracy.

Zobowiązania dotychczasowego pracodawcy

Na wstępie należy zaznaczyć, że zasada proporcjonalności znajduje zastosowanie wyłącznie w stosunku do pracowników, którzy nabyli prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego. Oznacza to, że ustalenie uprawnień urlopowych pracownika z uwzględnieniem zasad proporcjonalności nie dotyczy urlopów zaległych.

Zgodnie z art. 1551 § 1 pkt 1 k.p., w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje – u dotychczasowego pracodawcy – urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem stosunku pracy pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub wyższym wymiarze.

Zobowiązania kolejnego pracodawcy

W roku kalendarzowym, w którym doszło do ustania stosunku pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje – u kolejnego pracodawcy – urlop w wymiarze:

• proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego – w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,
• proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym – w przypadku zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.

Powyższe uregulowania, zawarte w art. 1551 § 1 pkt 2 k.p., stosuje się odpowiednio do pracownika podejmującego pracę u kolejnego pracodawcy w ciągu innego roku kalendarzowego niż rok, w który ustał jego stosunek pracy z poprzednim pracodawcą.

Stosowanie zasady proporcjonalności przy uwzględnieniu okresów niewykonywania pracy

Stosownie do treści art. 155² § 1 k.p.

do pracownika powracającego do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie:

• urlopu bezpłatnego,
• urlopu wychowawczego,
• odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,
• tymczasowego aresztowania,
• odbywania kary pozbawienia wolności,
• nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy

– należy stosować odpowiednio przepis  art. 155¹ § 1 pkt 2 k.p.

Jeżeli w ciągu danego roku kalendarzowego występuje więcej niż jeden z wymienionych okresów niewykonywania pracy należy je – w celu ustalenia wymiaru urlopu – zsumować.

W okolicznościach, w których okresy:

• urlopu bezpłatnego,
• odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,
• tymczasowego aresztowania,
• odbywania kary pozbawienia wolności,
• nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy

– przypadają po nabyciu przez pracownika prawa do urlopu w danym roku kalendarzowym, wymiar urlopu pracownika powracającego do pracy w ciągu tego samego roku kalendarzowego ulega proporcjonalnemu obniżeniu, chyba że przed rozpoczęciem jednego z wymienionych okresów pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub
w wyższym wymiarze.

Powyższa zasada, wyrażona w art. 155² § 2 k.p., nie odnosi się w obecnym stanie prawnym do okresu urlopu wychowawczego. Wynika to z faktu, iż w drodze nowelizacji k.p. z dnia 26.07.2013 r. (Dz.U. poz. 1028) przepisowi art. 155² § 2 k.p. nadano nowe brzmienie, które nie przewiduje odwołania do okresu urlopu wychowawczego jako okresu negatywnie wpływającego na wymiar urlopu wypoczynkowego. Celem tej zmiany była bowiem rezygnacja z zapisu będącego podstawą do proporcjonalnego obniżania wymiaru urlopu wypoczynkowego w przypadku, gdy w danym roku kalendarzowym – po nabyciu przez pracownika prawa do urlopu wypoczynkowego, korzysta on z urlopu wychowawczego, po czym w tym samym roku powraca do pracy. Modyfikacje w zakresie art. 155² § 2 k.p. obowiązują od dn. 01.10.2013 r.

Przepisy wspólne dotyczące udzielania urlopów proporcjonalnych

Przy ustalaniu wymiaru urlopu na podstawie art. 1551 i 1552 k.p.:

• kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi zgodnie z art. 154 § 1 i 2 k.p. (dotyczy to zatem zarówno pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, jak i niepełnoetatowców),
• niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca,
• niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Ustalając urlopy w wymiarze proporcjonalnym, należy pamiętać, że wymiar urlopu należny pracownikowi w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć wymiaru wynikającego z art. 154 § 1 i 2 k.p. (art. 1553 § 2 k.p.).

Jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca (art. 1552a § 3 k.p.).

Obowiązek wykorzystania urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia

Jeżeli pracodawca postanowi o udzieleniu pracownikowi przysługującego mu urlopu w okresie wypowiedzenia – pracownik jest obowiązany zastosować się do takiej decyzji pracodawcy (art. 1671 k.p.).

W ramach nin. uregulowania pracownik zobligowany jest do wykorzystania urlopu zaległego w pełnym należnym wymiarze.

W przypadku natomiast urlopu bieżącego (czyli takiego, do którego pracownik uzyskał prawo w roku, w którym następuje rozwiązanie stosunku pracy) stosuje się zasadę proporcjonalności wyrażoną w art. 1551 k.p. W konsekwencji tego, pracownik wykorzystuje urlop bieżący w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego w danym roku kalendarzowym.

Roszczenie pracownika o urlop wypoczynkowy

Roszczenie pracownika dotyczące udzielenia urlopu wypoczynkowego ulegają przedawnieniu na zasadach określonych w art. 291 § 1 k.p., czyli z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. W związku z wejściem w życie z dniem 01.01.2012 r., art. 168 k.p. w nowym brzmieniu, który przewiduje, iż najpóźniejszym terminem wykorzystania urlopu jest 30.09. roku kalendarzowego następującego po roku nabycia prawa do urlopu, zmienia się dzień zaistnienia wymagalności roszczenia o udzielenie urlopu. W obecnym stanie prawnym roszczenie, o którym mowa, staje się wymagalne z dniem 01.10.roku kalendarzowego następującego po roku, w którym urlop wypoczynkowy powinien być udzielony. Po upływie 3 lat od tego dnia roszczenie o udzielenie zaległego urlopu ulegnie przedawnieniu.

Maciej Ofierski