Pracodawcy i obowiązek przechowywania akt osobowych pracowników

„Czy umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych (dofinansowanie do studiów podyplomowych dla pracownika) należy przechowywać w aktach osobowych w części B?”

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy określonych w

(…) art. 94 ustawy Kodeks pracy jest prowadzenie i przechowywanie, w postaci papierowej lub elektronicznej, dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, a także akt osobowych pracowników.

Zasady oraz sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej obowiązujące od 01.01.2019 r. Zgodnie z art. 3 przywołanego rozporządzenia akta osobowe składają się z 4 części:

• Część A – z dokumentami zgromadzonymi w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
• Część B – z dokumentami dotyczącymi nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
• Część C – z dokumentami związanymi z ustaniem zatrudnienia,
• Część D – z dokumentami związanymi z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w innych przepisach.

W myśl art. 3 pkt 2 lit. k w Części B gromadzi się m.in. dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (art. 103¹  K.p.). Definicja ta jest dość ogólna, nie ulega jednak wątpliwości, iż studia podyplomowe są jedną z form podnoszenia kwalifikacji, a zatem umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych jest jednym z rodzajów dokumentów określonych w art. 3 pkt 2 lit. k cyt. rozporządzenia.

Mając na uwadze powyższe rozważania, należy uznać (zgodnie z sugestią Czytelnika), iż umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych powinna być przechowywana w części B akt osobowych.

Kamil Wywiał – prawnik

Podstawa prawna:

1. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dn. 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – tekst jednolity: Dz.U. z 2018 r. poz. 2369.
2. Ustawa z dn. 26.06.1974 r. Kodeks pracy – tekst jedn. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 z późn. zm.