Dokumentacja w firmie i wydanie kopii świadectwa pracy

„Czy na dzień dzisiejszy, jeżeli były pracownik zwróci się o duplikat świadectwa pracy można zrobić kserokopie świadectwa pracy znajdującego się w aktach byłego pracownika, potwierdzić za zgodność z oryginałem z datą wydania kopii?”

Na tle obowiązujących obecnie przepisów uważam, że …

(…) tak. Z dniem 01.01.2019 r. do Kodeksu pracy został wprowadzony art. 94¹² Kodeksu, który nałożył na pracodawcę obowiązek wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:

1) pracownika lub byłego pracownika albo

2) osób, o których mowa w art. 94⁹ § 3 K.p. – w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika. Osobami tymi są: dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione; przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci (z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka); małżonek (wdowa i wdowiec); rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające.”

Częścią dokumentacji pracowniczej jest świadectwo pracy, zatem na podstawie art. 94¹² K.p. zarówno sam pracownik (bądź były pracownik), a po jego śmierci wymieniony wyżej krąg osób jest uprawniony do otrzymania kopii także świadectwa pracy. Nie jest przy tym wymagane wskazywanie celu żądania kopii dokumentacji. Szczegółowy sposób wydawania kopii tej dokumentacji (m.in. jej postać i termin na wydanie) określają przepisy § 18 rozporządzenia MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Zgodnie z jego brzmieniem – „w przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:

1) w postaci papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo

2) w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do rozporządzenia, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

2. W przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci elektronicznej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:

1) w postaci elektronicznej, stosując odpowiednio przepisy rozdziału 4, albo

2) w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w § 13 ust. 3 pkt 1–4, oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.”

Paweł Nowak – prawnik prawa pracy i prawa oświatowego

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dn. 26.06.1974 r. Kodeks pracy – tekst jedn. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 z późn. zm.
2. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dn. 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – Dz.U. z 2018 r. poz. 2369.