Zakup odzieży dla pracowników a KUP

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

UZASADNIENIE

W dniu 13 marca 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia wydatków na zakup odzieży dla pracowników do kosztów uzyskania przychodów.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca – „X” Spółka z o. o. (dalej zwany „Wnioskodawcą” albo „Spółką”) jest spółką działającą w ramach grupy kapitałowej banku „Y” (dalej „Bank”).

Działalność Spółki polega na wykonywaniu w imieniu i na rzecz Banku pośrednictwa w zakresie czynności bankowych oraz czynności faktycznych związanych z działalnością bankową, o których mowa w prawie bankowym. W ramach zawartych z bankiem umów, Wnioskodawca prowadzi centrum telefoniczne, które stanowi alternatywny kanał dostępu dla obecnych i potencjalnych klientów banku. Kanał telefoniczny umożliwia niezbędny kontakt pomiędzy klientami, a Bankiem, wykorzystywany zarówno w celu obsługi obecnych klientów, jak i w celu zdobywania nowych klientów i przedstawienia im oferty Banku. Spółka uruchomiła nowy kanał z klientem poprzez Video. Wybrani pracownicy w ramach wykonywanych obowiązków kontaktują się z klientem poprzez Video oraz klienci kontaktują się z konsultantami. W związku z wykonywaniem powyższych czynności pracownik jest zobowiązany do prezentowania stosownego wyglądu zewnętrznego i posiadania należytej prezencji. Chcąc świadczyć swoje usługi na najwyższym poziomie Wnioskodawca dokłada wszelkich starań, aby wygląd konsultantów był adekwatny do wymagań świadczonych usług. Pracodawca zapewnia pracownikom ubiór służbowy tj. koszule służbowe posiadające trwałe cechy charakterystyczne dla Spółki – logo firmy. Koszule służbowe opatrzone logo firmy są wykorzystywane wyłącznie do celów służbowych związanych z wykonywaniem określonych obowiązków. Pranie odzieży służbowej odbywa się we własnym zakresie przez pracownika i przysługuje mu z tego tytułu ekwiwalent pieniężny w kwocie 40 zł za każdy miesiąc, w którym odzież była używana. Wypłata ekwiwalentu odbywa się miesięcznie wraz z wynagrodzeniem za dany miesiąc.

Kwestie związane z: obowiązkiem noszenia ubioru firmowego przez pracowników zespołu do kontaktów Video z klientem oraz wypłatą ekwiwalentu za pranie w/w koszul zostały uregulowane w Regulaminie Pracy Spółki.

W związku z powyższym opisem zadano m.in. następujące pytanie:

Czy do kosztów uzyskania przychodu w świetle art. 15 ust. 1 o podatku dochodowym od osób prawnych Wnioskodawca będzie mógł zaliczyć wydatki dotyczące zakupu stroju służbowego (koszul z logo oraz ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej) dla pracowników Spółki? (pytanie oznaczone we wniosku nr 1)

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawione w opisie stanu faktycznego wydatki poniesione na: zakup stroju służbowego opatrzonego logo firmy, ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży stanowią koszty uzyskania przychodu w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, gdyż pozostają one w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i są poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania i zabezpieczenia źródła przychodu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

O możliwości obciążenia podatkowych kosztów uzyskania przychodów wydatkami ponoszonymi przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych decydują przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 2343 z późn. zm., dalej: „updop”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 updop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

Z powyższego wynika, że podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 updop), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo – skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu.

Kosztem uzyskania przychodów będzie więc taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Jak wskazano powyżej, ocena prawna danego wydatku wymaga uwzględnienia unormowań art. 16 ust. 1 updop. Stosownie do regulacji zawartej w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

W niniejszej sprawie rozstrzygnięcia wymaga kwestia, czy wydatki poniesione na zakup odzieży służbowej zaopatrzonych w logo Wnioskodawcy stanowią wydatki związane z reklamą czy też wydatki związane z reprezentacją i w związku z tym czy można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji pojęć: „reprezentacja” czy „reklama”. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie odsyła również do innych przepisów prawa w tym zakresie. Brak ustawowej definicji tych pojęć nie uprawnia jednak do dowolnego określenia zakresu znaczeniowego wskazanych terminów.

Próbę zdefiniowania pojęcia „reprezentacja” podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z dnia 17 czerwca 2013 r. sygn. akt II FSK 702/11. Sąd ten stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Dla uznania wydatków za koszty poniesione na reprezentację nie jest koniecznie, by posiadały one takie cechy jak wystawność, wytworność, czy okazałość. Nie są to bowiem wartości wymierne, nie ma możliwości stworzenia jednakowego miernika dla określenia poziomu wystawności, wytworności, okazałości, czy przepychu dla wszystkich podmiotów gospodarczych. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.

Ponadto, NSA uznał za zasadne odwołanie się do etymologii terminu reprezentacja. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że „reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy należy posłużyć się również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej. Każdy wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub jego zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W innej sytuacji zbędne stają się rozważania dotyczące dalszej kwalifikacji konkretnego wydatku ze względu na dodatkowe kryteria wprowadzone w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (w tym wypadku wynikające z omawianego pkt 28).

Od reprezentacji należy odróżnić działania mające charakter reklamy, czy też promocji.

Reklama to działania podmiotu gospodarczego kształtujące popyt na dane towary, usługi lub markę, poprzez poszerzenie wiedzy o nich, mające na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług tego podmiotu gospodarczego. Wobec braku definicji pojęcia reklamy należy w tym względzie odwołać się do znaczenia tego terminu w języku potocznym. W świetle objaśnień zawartych w „Słowniku języka polskiego” opracowanym pod redakcją M. Szymczaka (Warszawa 1994, tom III), reklama to: „rozpowszechnianie informacji o towarach, ich zaletach, wartości, miejscach i możliwościach nabycia, chwalenie kogoś, zalecanie czegoś przez prasę, radio, telewizję, środki (np. plakaty, napisy, ogłoszenia itp.) służące temu celowi”.

Pewnych wskazówek w zakresie tego co należy rozumieć pod pojęciem reklamy dostarcza dotychczasowe orzecznictwo sądów administracyjnych (np. wyrok WSA w Gliwicach z dnia 1 lutego 2012 r., sygn. I SA/Gl 673/11), zgodnie z którym: „Pojęcie „reklamy” należy rozumieć w sposób funkcjonalny, tzn. jako wszelkie celowe działania podatnika mające na celu rozpowszechnienie wiedzy o oferowanych przez niego produktach lub usługach, działania których celem jest kształtowanie popytu, poprzez poszerzenie wiedzy przyszłych nabywców o towarach bądź usługach, ich cechach i przeznaczeniu, w celu zachęcenia do nabywania towarów, bądź usług od tego właśnie a nie innego podmiotu gospodarczego”.

Reklama firmy, bądź oferowanych przez nią usług może być prowadzona również poprzez określone prezentowanie logo danego przedsiębiorcy. Za logo uznać należy znak handlowy o charakterze graficznym, używany przez daną firmę do identyfikowania marki swojego produktu lub oferowanych usług oraz odróżniania ich od innych (por. J. Thomas Russell, W. Ronald Lane, Reklama według Ottona Kleppnera; Wydawnictwo FELBERG SJA, 2000 r., s. 621). Logo może obejmować zarówno nazwę przedsiębiorcy, jej skrót jak też nazwę konkretnego produktu lub usługi. Każda z tych form, jeżeli jest stosowana w określonych okolicznościach spełnia funkcje reklamowe. Identyfikowana jest bowiem z daną firmą oraz oferowanymi przez nią towarami lub usługami, zwiększając ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcając do ich nabycia.

Z przedstawionego zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka prowadzi centrum telefoniczne, które stanowi alternatywny kanał dostępu dla obecnych i potencjalnych klientów Banku. Kanał telefoniczny umożliwia niezbędny kontakt pomiędzy klientami, a Bankiem, wykorzystywany zarówno w celu obsługi obecnych klientów, jak i w celu zdobywania nowych klientów i przedstawienia im oferty Banku.

Spółka uruchomiła nowy kanał z klientem poprzez Video. Wybrani pracownicy w ramach wykonywanych obowiązków kontaktują się z klientem poprzez Video oraz klienci kontaktują się z konsultantami. Pracodawca zapewnia tym pracownikom ubiór służbowy tj. koszule służbowe posiadające trwałe cechy charakterystyczne dla Spółki – logo firmy. Koszule służbowe opatrzone logo firmy są wykorzystywane wyłącznie do celów służbowych związanych z wykonywaniem określonych obowiązków. Pracownikom Spółki przysługuje również ekwiwalent za pranie odzieży służbowej. Kwestie związane z obowiązkiem noszenia ubioru firmowego przez pracowników zespołu do kontaktów Video z klientem oraz wypłatą ekwiwalentu za pranie w/w koszul zostały uregulowane w Regulaminie Pracy Spółki.

Wydatki związane z zakupem odzieży oznaczonej logo firmy, wykorzystywanej przez pracowników, można zaliczyć do wydatków o charakterze reklamowym i tym samym do kosztów uzyskania przychodów. Stroje z logo firmy jednoznacznie kojarzone są z firmą

i wyróżniają pracowników firmy spośród innych osób. Jednocześnie ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży służbowej, o której mowa powyżej można uznać za koszt uzyskania przychodów, bowiem jest to świadczenie na rzecz pracowników, co do którego wypłaty zobowiązała się Spółka w Regulaminie Pracy.

Mając powyższe na względzie, stwierdzić należy, że wydatki jakie Wnioskodawca ponosi na zakup strojów służbowych (koszul z logo) oraz ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży służbowej spełniają warunki umożliwiające zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów. Mają bowiem związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą, a ponadto
w katalogu przepisu art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawarto wyłączenia odnośnie tego rodzaju wydatków.

Biorąc powyższe pod uwagę stanowisko Wnioskodawcy w przedstawionym stanie faktycznym należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dn. 24.04.2018 r. – sygn. 0111-KDIB2-3.4010.38.2018.2.PB