Ustalenia z kontroli przeprowadzonej przez PIP
Ustalenia z kontroli przeprowadzonej przez inspektora pracy należy odpowiednio udokumentować poprzez sporządzenie protokołu pokontrolnego lub notatki urzędowej. Zasady postępowania w tym zakresie zostały szczegółowo uregulowane w przepisach art. 31 ustawy z dnia 13.04.2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1251), zwanej dalej „ustawą o PIP”.
Protokół kontroli lub notatka urzędowa
W myśl postanowień art. 31 ust. 1 oraz ust. 10 ustawy o PIP, ustalenia kontroli dokumentowane są w formie:
- protokołu kontroli lub
- notatki urzędowej – w przypadku niestwierdzenia uchybień podczas czynności kontrolnych.
Zgodnie z treścią art. 31 ust. 2 ustawy o PIP protokół kontroli powinien zawierać:
1) nazwę podmiotu kontrolowanego w pełnym brzmieniu i jego adres oraz numer z krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospo-darki narodowej (REGON) oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP),
2) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe inspektora pracy,
3) imię i nazwisko osoby reprezentującej podmiot kontrolowany oraz nazwę organu reprezentującego ten podmiot,
4) datę rozpoczęcia działalności przez podmiot kontrolowany oraz datę objęcia stanowiska przez osobę lub powołania organu, o których mowa w pkt 3,
5) oznaczenie dni, w których przeprowadzano kontrolę,
6) informację o realizacji uprzednich decyzji i wystąpień organów Państwowej Inspekcji Pracy oraz wniosków, zaleceń i decyzji innych organów kontroli i nadzoru nad warunkami pracy,
7) opis stwierdzonych naruszeń prawa oraz inne informacje mające istotne znaczenie dla wyników kontroli,
8) dane osoby legitymowanej oraz określenie czasu, miejsca i przyczyny legitymowania,
9) informację o pobraniu próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji,
10) treść decyzji ustnych i poleceń oraz informację o terminach ich realizacji,
11) informację o liczbie i rodzaju udzielonych porad z zakresu prawa pracy,
12) wyszczególnienie załączników stanowiących składową część protokołu,
13) informacje o osobach, w obecności których przeprowadzano kontrolę,
14) na wniosek podmiotu kontrolowanego – wzmiankę o informacjach objętych tajemnicą przedsiębiorstwa,
15) wzmiankę o wniesieniu lub niewniesieniu zastrzeżeń do treści protokołu oraz ewentualnym usunięciu stwierdzonych nieprawidłowości przed zakończeniem kontroli,
16) datę i miejsce podpisania protokołu przez osobę kontrolującą oraz przez osobę lub organ reprezentujący podmiot kontrolowany.
Podmiotowi kontrolowanemu przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie – w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu.
W myśl art. 31 ust. 6 ustawy o PIP w razie zgłoszenia powyższych zastrzeżeń inspektor pracy przeprowadzający kontrolę zobowiązany jest je zbadać, a w przypadku stwierdzenia zasadności zastrzeżeń – zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu.
Protokół podpisuje inspektor pracy prowadzący kontrolę oraz osoba lub organ reprezentujący podmiot kontrolowany. Odmowa podpisana protokołu przez osobę bądź organ, o których wyżej mowa, nie stanowi przeszkody do zastosowania przez inspektora pracy stosownych środków prawnych przewidzianych w ustawie o PIP.
W protokole nie można dokonywać poprawek, skreśleń ani uzupełnień bez omówienia ich na końcu protokołu, z wyjątkiem sprostowania oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych, które parafuje inspektor pracy, oznaczając parafy datą ich dokonania.
Kopię protokołu kontroli inspektor pracy pozostawia podmiotowi kontrolowanemu.
Jak już wspomniano – jeśli w toku kontroli nie stwierdzono uchybień – wynik kontroli może być udokumentowany w formie notatki urzędowej, która powinna obejmować zwięzły opis stanu faktycznego stwierdzonego w czasie kontroli. Notatkę podpisuje inspektor pracy, a jej kopię pozostawia podmiotowi kontrolowanemu.
Ustalenia z kontroli przeprowadzonej przez PIS
Stosownie do brzmienia art. 23 ust. 2 ustawy z dn. 14.03.1985 r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej (Dz.U. z 2021 r. poz. 195), dalej jako „ustawa o PIS”, stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości są wpisywane do dziennika budowy, z wyznaczeniem terminu ich usunięcia.
Zalecenia pokontrolne oraz inne dane wynikające z czynności kontrolnych są wpisywane przez upoważnionych pracowników właściwego państwowego inspektora sanitarnego do książki kontroli. Należy podkreślić, że w obecnym stanie prawnym obowiązek prowadzenia i przechowywania przez przedsiębiorcę książki kontroli wynika z art. 57 ust. 1 ustawy z dnia 06.03.2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2021 r. poz. 162), zwanej dalej „Prawem przedsiębiorców”.
W Rozdziale 5 Prawa przedsiębiorców zawarto regulacje dotyczące ograniczenia kontroli działalności gospodarczej, w tym również zapisy odnoszące się do kwestii związanych z książką kontroli.
Zgodnie z art. 57 ust. 1 Prawa przedsiębiorców przedsiębiorca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli.
Przedsiębiorca prowadzi książkę kontroli w postaci:
- papierowej, w tym również w formie zbioru dokumentów, lub
- elektronicznej
Domniemywa się, że dane zawarte w książce kontroli prowadzonej w formie elektronicznej znajdują potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę.
W myśl art. 57 ust. 2 Prawa przedsiębiorców książka kontroli zawiera wpisy obejmujące:
- oznaczenie organu kontroli,
- oznaczenie upoważnienia do kontroli,
- zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli,
- daty podjęcia i zakończenia kontroli.
Wpisów w książce kontroli prowadzonej w postaci:
- papierowej – dokonuje kontrolujący,
- elektronicznej – dokonuje przedsiębiorca.
W przypadku wszczęcia kontroli, przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie okazać kontrolującemu książkę kontroli prowadzoną w postaci:
- papierowej – przez udostępnienie jej oryginału albo kopii odpowiednich jej fragmentów, lub
- elektronicznej – przez zapewnienie dostępu przy użyciu urządzenia pozwalającego na zapoznanie się z jej treścią albo wykonanie wydruków z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli, poświadczonych przez przedsiębiorcę za zgodność z wpisem w książce kontroli.
Przedsiębiorca jest zwolniony z okazania książki kontroli, jeżeli jej przedłożenie jest niemożliwe ze względu na udostępnienie jej innemu organowi kontroli. W takim przypadku przedsiębiorca okazuje książkę kontroli w siedzibie organu kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia zwrotu tej książki przez inny organ kontroli (art. 57 ust. 8 Prawa przedsiębiorców).
Warto zauważyć, że w odniesieniu do niektórych przedsiębiorców wyłączono stosowanie art. 57 Prawa przedsiębiorców, czyli przepisu nakładającego na przedsiębiorcę obowiązek prowadzenia, przechowywania oraz okazywania właściwemu organowi książki kontroli. Odpowiednie postanowienia w tym zakresie zawierają przepisy art. 62 Prawa przedsiębiorców. Ponadto, zgodnie z art. 65 cyt. ustawy, przepisów Rozdziału 5 tej ustawy nie stosuje się do kontroli:
- prowadzonej na podstawie ustawy z dnia 29.11. 2000 r. – Prawo atomowe (Dz. U. z 2021 r. poz. 623),
- celno-skarbowej prowadzonej w trybie określonym w dziale V rozdziale 1 ustawy z dnia 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej,
- prowadzonej na podstawie ustawy z dnia 20.07.1991 r. o Inspekcji Ochrony Środowiska w zakresie gospodarki odpadami.
Maciej Ofierski
