Udostępnianie dokumentów płacowych pracownikom, a tajemnica wynagrodzeń

Miesięczna indywidualna lista wynagrodzenia i prawo wglądu pracowników do dokumentacji.

55

„Czy pracodawca może odmówić pracownikowi wydawania jego listy wynagrodzenia, szczegółowej ze wszystkimi potrąceniami i naliczeniami? Jeśli jednak pracownik upiera się przy otrzymaniu listy, to dział kadr uzależnia wydanie tej listy płac wypełnieniem dwóch druków – RODO i dyspozycji wydania listy wynagrodzeń. Dla mnie jest to raczej oczywiste i nie zadałbym tego pytania gdyby nie realna sytuacja w zakładzie. Czym grozi pracodawcy takie działanie?”

Pytanie Czytelnika brzmi: „Czy pracodawca może odmówić pracownikowi wydawania jego listy wynagrodzenia, szczegółowej ze wszystkimi potrąceniami i naliczeniami?” Powstaje pytanie, jak należy rozumieć użyty zwrot – wydawania? Czy chodzi o wydanie pracownikowi określonego dokumentu, aby ten mógł go posiadać na wyłączność, czy chodzi o sytuację tymczasowego wglądu do dokumentacji, w celu pozyskania jakiejś informacji?

Niezależnie od powyższego, z całą stanowczością stwierdzić należy, że pracownikowi  …

(…) przysługuje prawo wglądu do wszystkich dokumentów, które stanowiły podstawę ustalenia wysokości wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń przysługujących pracownikowi, tj. karty ewidencji czasu pracy wraz ze wszystkimi załącznikami oraz listy wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy. Jeśli są one prowadzone w formie elektronicznej, do wglądu powinien zostać udostępniony wydruk tych dokumentów.

Co więcej, pracownik może również żądać wglądu do dokumentów, na podstawie których dokonywane są ewentualne potrącenia z jego wynagrodzenia. Prawo to przysługuje jedynie pracownikowi, co oznacza, że nie mają tego uprawnienia inne podmioty (np. współmałżonek, poręczyciel pożyczki). Pracownik ma przy tym prawo wykonania odpisów lub kserokopii dokumentów. Uprawnienie to przysługuje pracownikowi przez cały okres zatrudnienia oraz po jego ustaniu.

Należy również pamiętać, że w kontekście udostępniania dokumentów płacowych, do podstawowych obowiązków pracodawcy należy utrzymanie w tajemnicy wynagrodzeń pracowników. W związku z powyższym, w przypadku gdy pracodawca prowadzi dla wszystkich pracowników zbiorczą listę płac, powinien ją udostępnić zainteresowanemu pracownikowi w sposób uniemożliwiający wgląd w wynagrodzenia innych pracowników.

To oznacza, że w przypadku prowadzenia miesięcznej, indywidualnej listy płac, listy wynagrodzenia nie istnieje przeszkoda do wydania takiego dokumentu określonemu pracownikowi, bowiem nie zostanie naruszona ww. tajemnica wynagrodzenia.

Paweł Nowak – prawnik prawa pracy i prawa oświatowego