Prowadzenie biura rachunkowego i udostępnianie danych organom podatkowym

Wydanie dokumentów z systemu księgowego i kadrowego firmy w świetle przepisów Ordynacji podatkowej i Kodeksu karnego.

72

„Czy prowadząc działalność jako biuro rachunkowe można wydać urzędowi skarbowemu dokumenty z systemu księgowego i kadrowego firmy, która wypowiedziała umowę z biurem, odebrała dokumenty i wypowiedziała pełnomocnictwo? Czy jest to zgodne z prawem, aby udostępniać dane pracowników i dane podmiotów współpracujących?”

Prowadzenie biura rachunkowego wiąże się z szeregiem obowiązków prawnych w zakresie udostępniania dokumentów organom podatkowym. W zależności o sytuacji prawnej i faktycznej przepisy wskazują, kiedy biuro rachunkowe powinno to uczynić.

W przypadku obowiązywania umowy między podatnikiem a biurem rachunkowym, zgodnie z …

(…) art. 262 § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, jeśli mimo prawidłowego wezwania organu podatkowego osoby, którym podatnik zlecił prowadzenie lub przechowanie ksiąg podatkowych lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach (biuro rachunkowe), bezzasadnie odmówią okazania lub nie przedstawią w wyznaczonym terminie ksiąg rachunkowych lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach mogą zostać one ukarane karą porządkową.

Jeśli dojdzie do rozwiązania lub wygaśnięcia umowy, biuro rachunkowe jest zobligowane do zwrotu wszelkich dokumentów oraz ksiąg rachunkowych klientowi. Odmowa ich wydania skutkować będzie odpowiedzialnością karną na podstawie art. 276 Kodeksu karnego, w myśl którego – „Kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2”. Sąd Najwyższy w wyroku z dn. 09.08.2000 r., sygn. akt: V KKN 208/00 stwierdził, iż „zaprzeczenie posiadaniu dokumentu i przetrzymywanie oraz niewydanie go, mimo żądania osobie uprawnionej, może stanowić ukrywanie dokumentu w rozumieniu art. 276 K.k”.

Odmiennym przypadkiem jest sytuacja, w której były klient nie odebrał dokumentów od biura rachunkowego, a organ podatkowy wezwał biuro do ich wydania. Omawiany stan faktyczny był przedmiotem postępowania przed Naczelnym Sądem Administracyjnym. W wyroku z dn. 01.08.2019 r. sygn. akt: II FSK 2746/17 sąd stwierdził, iż jeśli biuro rachunkowe posiada dokumenty niezbędne dla wyjaśnienia stanu faktycznego lub rozstrzygnięcia sprawy prowadzonej przez organ, z okresu prowadzenia rachunkowości podmiotu kontrolowanego, powinno ono – na wezwanie tego organu – wydać te dokumenty. Sąd podkreślił również, iż „celem regulacji zawartej w art. 262 Ordynacji podatkowej, jest zdyscyplinowanie uczestników postępowania podatkowego w drodze nałożenia kary porządkowej, by przebiegało ono bez zakłóceń i kończyło się w przewidzianym prawem terminie”.

A zatem niezależnie od okoliczności sprawy, jeśli biuro rachunkowe posiada dokumentację podatnika z okresu, poddawanego kontroli przez organy podatkowe, powinno ją wydać na żądanie organu podatkowego, nawet jeśli nie łączy ich już żadna umowa.

W opisanym przez Czytelnika stanie faktycznym klient – firma, odebrała dokumenty z biura rachunkowego. Jak zostało wspomniane, organ podatkowy może wezwać biuro rachunkowe do okazania lub przedstawienia w wyznaczonym terminie ksiąg rachunkowych lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach, bez względu na brak obowiązywania umowy między podatnikiem a biurem w chwili wezwania.

Istotne jest samo posiadanie dokumentów wymaganych do wyjaśnienia i rozstrzygnięcia sprawy prowadzonej przez organ. Konieczne wydaję się zatem ustalenie, czy dokumenty z systemu księgowego i kadrowego mieszczą się w pojęciu „ksiąg podatkowych lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach”. Przyjmując odpowiedź twierdzącą za prawidłową, rozstrzygając przedstawiony przez Czytelnika problem – również należy udzielić odpowiedzi twierdzącej.

Kamil Wywiał – prawnik

Podstawa prawna:

  1. Ustawa z dn. 06.06.1997 r. Kodeks karny – Dz.U. z 2019 r. poz. 1950 ze zm.
  2. Ustawa z dn. 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa – Dz.U. z 2019 r. poz. 900 z późn. zm.