Pro forma nie jest ani fakturą, ani dokumentem księgowym, dlatego nie jest ujmowana w ewidencji księgowej, czy też księdze przychodów i rozchodów. Nie stanowi odzwierciedlenia żadnej operacji gospodarczej, najczęściej jest formą oferty handlowej.
Należy wskazać, że pro formę można wystawić wyłącznie przed otrzymaniem zapłaty. W przypadku uiszczenia chociażby części płatności, należy udokumentować ją fakturą VAT.
Na dokumencie należy zawsze uiszczać dopisek „pro forma”, a jego wystawienie nie oznacza zwolnienia z obowiązku wystawienia faktury VAT.
Wystawienie pro formy, w odróżnieniu od faktury:
- nie powoduje powstania skutków w zakresie podatku VAT, dlatego wystawca nie jest zobowiązany do zapłaty wskazanego w pro formie podatku, a nabywca do odliczenia tego podatku,
- nie stanowi dokumentu potwierdzającego uzyskanie przychodu oraz nie stanowi kosztów uzyskania przychodu, w myśl przepisów o podatku dochodowym,
- nie jest podstawą do dokonania płatności w ramach tzw. split payment.
Klaudia Utkowska