Prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur i innych dokumentów

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900 z późn. zm.) oraz art. 15zzs ust. 7 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 374 z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 29 stycznia 2020 r. (data wpływu 4 lutego 2020 r.) uzupełnionym pismem z dnia 19 marca 2020 r. (data wpływu 24 marca 2020 r.) w odpowiedzi na wezwanie tut. Organu z dnia 4 marca 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.60.2020.1.JF (doręczone Stronie w dniu 12 marca 2020 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur oraz dokumentów zrównanych z fakturami, przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 4 lutego 2020 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, uzupełniony pismem z dnia 19 marca 2020 r. (data wpływu 24 marca 2020 r.) będącym odpowiedzią na wezwanie tut. Organu z dnia 4 marca 2020 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.60.2020.1.JF (doręczone w dniu 12 marca 2020 r.), dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur oraz dokumentów zrównanych z fakturami, przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Podstawowym przedmiotem działalności firmy (…) (dalej: Przedsiębiorca), będącej czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług jest działalność handlowo – usługowa prowadzona w punktach handlowych na terenie kraju. Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. W ramach prowadzonej działalności Przedsiębiorca ma podpisaną umowę z biurem rachunkowym, które prowadzi rozliczenia w zakresie m.in. podatku od towarów i usług.

W związku z prowadzoną działalnością Przedsiębiorca otrzymuje od kontrahentów dużą ilość faktur dotyczących nabycia towarów i usług na rzecz poszczególnych punktów handlowych. Faktury dostarczane są m.in. w formie papierowej do konkretnych punktów handlowych, a następnie wysyłane do biura rachunkowego, które dokonuje rozliczenia na podstawie dokumentów otrzymywanych w formie papierowej. Obecnie przedmiotowe faktury są również przechowywane w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami.

Celem minimalizacji kosztów, Przedsiębiorca rozważa zmianę praktyki przechowywania części lub całości faktur oraz innych dokumentów zrównanych z nimi, otrzymywanych w formie papierowej. W związku z powyższym planowane jest wdrożenie systemu pozwalającego na zmianę obiegu i archiwizacji faktur. W ramach przedmiotowego systemu „klasyczny” obieg dokumentów polegający na przesyłaniu kurierem papierowych oryginałów zostałby zastąpiony przesyłaniem ich cyfrowych obrazów (stworzonych przy użyciu skanera lub aparatu fotograficznego) za pomocą internetowego interfejsu na serwer biura rachunkowego do repozytorium i zapisywane ich w nieedytowalnym formacie elektronicznym, w jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku. Forma papierowa faktur (oryginalna) byłaby niszczona po stworzeniu cyfrowego obrazu.

Proces przesyłania i przechowywania faktur w ramach przedmiotowego systemu będzie wyglądał następująco:

1. papierowe faktury, oraz inne dokumenty zrównane z nimi, będą przy użyciu skanera lub aparatu fotograficznego konwertowane na cyfrowy obraz;
2. na etapie konwertowania zostaną one zapisane w pliku w jednym z formatów służących do zapisu obrazów (np. PDF, JPG, TIFF), a po uzyskaniu cyfrowego obrazu nie będzie możliwa modyfikacja ich treści;
3. za pomocą internetowego interfejsu pliki zawierające cyfrowe obrazy będą przesyłane na serwer biura rachunkowego do repozytorium;
4. przesłane do repozytorium pliki będą otrzymywały nazwę składającą się z: kodpartnera_kodlokalizacji_rrrrmmdd_numerkolejnyobrazu. Poszczególne nazwy struktury numeracji oznaczają:
   • kod partnera, to unikatowy nr Przedsiębiorcy,
   • kod lokalizacji, to lokalizacja zrobienia zdjęcia,
   • rrrrmmdd, to rok, miesiąc i dzień zrobienia zdjęcia
   • numer kolejny obrazu, to numer kolejnego obrazu faktury;
5. w repozytorium obraz za pomocą systemu OCR byłby konwertowany na zapis księgowy importowany do systemu finansowo-księgowego, pozwalając uzyskać informację na temat m.in. numeru dokumentu, daty jego wystawienia, daty wpływu, NIP wystawcy, wartości brutto, wartości netto, wysokości podatku VAT oraz w jakim okresie rozliczeniowym i pod jakim nr został zaewidencjonowany w rejestrze VAT Przedsiębiorcy;
6. w repozytorium po zaimportowaniu danych dokumentu do systemu finansowo-księgowego do istniejącej nazwy pliku zostałby dopisany kod, umożliwiający odszukanie dokumentu w tym systemie (rrmmnnn – to rok, miesiąc i numer w rejestrze VAT Przedsiębiorcy);
7. w repozytorium pliki zawierające cyfrowe obrazy sortowane byłyby chronologicznie wg kolejności skanowania, która co do zasady odpowiada kolejności wpływu faktur.

Pliki zawierające cyfrowy obraz faktur przechowywane byłyby w następujący sposób:

• na serwerach biura rachunkowego w trakcie trwania roku obrachunkowego i w roku następnym do dnia złożenia rocznego zeznania podatkowego (zamknięcia roku podatkowego),

• na nośnikach danych w siedzibie Przedsiębiorcy za wszystkie wcześniejsze okresy.

Należy podkreślić, że w przypadku wdrożenia systemu:

• wyeliminowana będzie możliwość ręcznego modyfikowania danych w fakturze,

• faktury będą archiwizowane, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie (indywidualny identyfikator), przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Przedsiębiorcy,

• eliminowane jest ryzyko degradacji faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie.

Wdrożenie systemu zapewni, w przypadku cyfrowego obrazu faktur, zachowanie ich autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej. Przedsiębiorca będzie mógł zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane wymagane przepisami nie zostaną zmienione – stosowane procedury i sposób przechowywania faktur będą miały za zadanie nie pozwalać na ich modyfikację (integralność), a cyfrowy obraz faktury będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych (czytelność).

Sposób archiwizacji umożliwiał będzie organom podatkowym bezzwłoczny pobór wszystkich plików z cyfrowym obrazem faktur za poszczególne okresy obrachunkowe, bądź to w formie umożliwienia im dostępu do folderów na serwerze biura rachunkowego, bądź poprzez wykonanie i wydanie kopii nośników danych zawierających pliki. Po pobraniu plików organ podatkowy będzie mógł we własnym zakresie dokonać przetwarzania danych w nich zawartych.

W tak przedstawionym stanie faktycznym (zdarzeniu przyszłym) Przedsiębiorca pragnie uzyskać potwierdzenie, że planowane wprowadzenie elektronicznego systemu zarządzania fakturami i ich archiwizacji nie wpłynie w żaden sposób na jego prawa w zakresie obniżania kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, tj. będzie on miał prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur przechowywanych w taki sposób (przy założeniu spełnienia pozostałych warunków takiego odliczenia).

W piśmie z dnia 19 marca 2020 r. Wnioskodawca wskazał, że:

1. Przedsiębiorca nabywane towary i usługi udokumentowane fakturami oraz dokumentami z nimi zrównanymi wykorzystuje do czynności opodatkowanych,
2. przedmiotem zapytania są również dokumenty zrównane z fakturami dokumentujące nabywane towary lub usługi m.in.:
   1. dowody zapłaty za przejazd autostradą płatną, bilety jednorazowe za przejazd koleją, taborem samochodowym, etc., spełniające kryteria, o których mowa w § 3 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r., poz. 1485);
   2. paragony fiskalne zawierające NIP nabywcy do kwoty 450 zł brutto (100 euro), spełniające kryteria, o których mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT.
3. Przedsiębiorca zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych w odniesieniu do wydatków dokumentowanych opisywanymi we wniosku fakturami oraz dokumentami zrównanymi z fakturami. Wszystkie faktury oraz dokumenty zrównane z nimi będą podlegać kontroli:
   1. merytorycznej – przez Przedsiębiorcę lub inną dedykowaną osobę polegającej m.in. na: ustaleniu czy faktura lub, inny dokument, prawidłowo odzwierciedla (dokumentuje) przebieg operacji której dotyczy; potwierdzeniu, że operacja faktycznie miała miejsce, że była celowa z punktu widzenia Przedsiębiorcy; że jest zgodna z przepisami prawa, podpisaną umową, otrzymaną dostawą (w tym w szczególności w odniesieniu do ilości, jakości i ceny dostarczonych towarów i usług) oraz
   2. formalno-rachunkowej – dokonywanej przez pracownika biura rachunkowego, polegającej na: sprawdzeniu czy faktury zostały wystawione w sposób poprawny, zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym ustawie o VAT (w tym w szczególności ustaleniu, jeżeli istnieje taki obowiązek, czy zostały wystawione przez zarejestrowanego podatnika VAT posługującego się rachunkiem bankowym znajdującym się na „białej liście”) i czy dane liczbowe znajdujące się na fakturze nie zawierają błędów rachunkowych.

   Po dokonaniu kontroli przez osobę odpowiedzialną za przebieg operacji gospodarczej, faktury i dokumenty będą podstawą do dokonywania zapisów w systemie finansowo -księgowym oraz zatwierdzenia płatności.
   Jednocześnie Wnioskodawca wskazuje, że charakterystyka mechanizmów zapewniających spełnienie przedmiotowych wymogów tj. autentyczności, integralności oraz czytelności tych dokumentów zawarta została w opisie zdarzenia przyszłego zaprezentowanym w złożonym wniosku.
   Planowany sposób archiwizacji dokumentów umożliwi identyfikację tożsamości sprzedawcy a zatem umożliwi weryfikację ich autentyczności pochodzenia poprzez kontrolę „krzyżową” w identyczny sposób jak to ma miejsce w odniesieniu do faktur wystawianych w formie papierowej.
   Dostęp do skonwertowanych na cyfrowy obraz i wprowadzonych do systemu faktur (dokumentów) będzie ograniczony do tego samego kręgu użytkowników jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej, przy czym ustawienia systemowe będą całkowicie uniemożliwiać ich usunięcie albo podmianę na inny dokument. Sposób zapisu oraz przechowywania plików uniemożliwi również jakąkolwiek modyfikację przechowywanych faktur – tym samym zapewniona zostanie ich integralność.
   Cyfrowy obraz faktury będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych, będzie wyraźnym i kompletnym odzwierciedleniem odpowiadającym im papierowych oryginałów – zapewniona zostanie czytelność przechowywanych dokumentów.

4. faktury oraz dokumenty zrównane z nimi będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz ich zaewidencjonowaniu w systemie finansowo-księgowym wraz z zapisaniem ich obrazów cyfrowych, jednak nie wcześniej niż po złożeniu deklaracji VAT (JPK, innych informacji wymaganych przepisami ustawy o VAT) za dany okres.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny system zarządzania fakturami (stworzenie cyfrowego obrazu, archiwizowanie i udostępnianie) oraz dokumentów zrównanych z nimi jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług?
2. Czy Przedsiębiorca zachowa prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tak przechowywanych faktur oraz innych dokumentów zrównanych z nimi na podstawie art. 86 ustawy o podatku od towarów i usług (przy założeniu, że pozostałe warunki takiego obniżenia zostaną spełnione)?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad.1

Przedstawiony sposób zarządzania i archiwizowania faktur i innych dokumentów zrównanych z nim jest zgodny z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. W szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur oraz innych dokumentów z nimi zrównanym a także zapewnia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ad.2

Przedsiębiorcy będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającą z tak przechowywanych faktur oraz innych dokumentów zrównanych z nimi, na podstawie art. 86 ustawy o podatku od towarów i usług (przy założeniu, że pozostałe warunki takiego obniżenia zostaną spełnione).

Uzasadnienie
Ad.1

Przepisy art. 112 oraz art. 112a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106) dalej: ustawa o VAT, zawierają następujące warunki dotyczące sposobu przechowywania dokumentów:

Art. 112.

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (…).

Art. 112a

1. Podatnicy przechowują:
   1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
   2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

– w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego. naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
4. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnym przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej, również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z kolei sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa art. 106m ustawy o VAT, zgodnie z którym:

1. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności faktury.
2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
5. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
   1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
   2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Przepisy ustawy o VAT nie precyzują jakiej formy przechowywania dokumentów (papierowej czy elektronicznej) dotyczą powyższe warunki. Tak, więc ustawodawca pozostawił podatnikom dowolność, co do sposobu ich przechowywania. Sposób ten, w myśl powołanych przepisów, musi zapewnić:

• przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe,

• autentyczność ich pochodzenia,

• integralność treści faktur,

• czytelność faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

• zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej bezzwłocznego dostępu do faktur, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, łatwość odszukania.

Wszystkie faktury będą archiwizowane, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie (indywidualny identyfikator), przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Przedsiębiorcy.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury.

Planowany sposób archiwizacji faktur umożliwi identyfikację tożsamości sprzedawcy – zachowana zostanie zatem ich autentyczność. Żadne dane wymagane przepisami nie zostaną zmienione – stosowane procedury i sposób przechowywania faktur będą miały za zadanie nie pozwalać na ich modyfikację (integralność). Zasady wprowadzania faktur do systemu i sposób ich akceptacji przez upoważnioną do tego osobę skutkować będą tym, że zeskanowane dokumenty (cyfrowy obraz faktury będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych) będą wyraźnym i kompletnym odzwierciedleniem odpowiadającym im papierowych oryginałów – zapewniona zostanie czytelność przechowywanych dokumentów.

Zapewnienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej bezzwłocznego dostępu do faktur, bezzwłoczny ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Planowany sposób przechowywania i archiwizacji faktur zapewni bezzwłoczny dostęp do nich organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej a także bezzwłoczny pobór plików z cyfrowymi obrazami faktur.

Zdaniem Przedsiębiorcy wymóg bezzwłocznego poboru danych może być spełniony np.:

1. poprzez udzielenie w siedzibie podatnika (miejscu prowadzenia działalności) lub siedzibie biura rachunkowego dostępu do np. stanowiska komputerowego z dostępem do tych faktur,
2. dostępu do folderów na serwerze biura rachunkowego, za pośrednictwem stosownego systemu teleinformatycznego, takiego jak np. Internet, po sprecyzowaniu zasad takiego dostępu do danych lub
3. za pośrednictwem przekazanych organowi nośników danych, np. CD, DVD, pamięć USB (tzw. pendrive), etc.

Poprawność takiego stanowiska znajduje potwierdzenie w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 26 lutego 2009 r., sygn. akt I FSK 1612/07, w którym sąd wskazał: „(…) Zapewnienie przez podatnika w sposób natychmiastowy, pełny i ciągły drogą elektroniczną – na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami – dostępu organom podatkowym (kontroli skarbowej) do przechowywanych w kraju i na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju e-faktur, może się odbywać tylko zgodnie z obowiązującymi unormowaniami Ordynacji podatkowej w zakresie postępowania podatkowego (kontroli podatkowej, czynności sprawdzających), a więc w siedzibie podatnika (miejscu prowadzenia działalności) poprzez udostępnienie np. stanowiska komputerowego z dostępem do tych faktur, za zgodą podatnika w siedzibie organu, za pośrednictwem stosownego systemu teleinformatycznego, takiego jak np. Internet, po sprecyzowaniu zasad takiego dostępu do danych podatnika bez jego obecności lub za pośrednictwem innych przekazanych organowi za jego zgodą nośników elektronicznych z bazą tych faktur, np. DVD, CD lub pamięci USB (tzw. pendrive)”.

W ocenie Przedsiębiorcy, warunki wynikające z przepisu art. 112a ust. 4 ustawy o VAT spełniają nie tylko pliki elektroniczne (np. w formacie xml), ale również pliki elektroniczne (np. PDF, JPG, TIFF), gdy dane w nich zawarte mogą być uzyskane poprzez wykorzystanie oprogramowania skanującego OCR (lub zbliżonych technologii).

Dodatkowo, w ocenie Przedsiębiorcy, celem wymogu określonego w 112a ust. 4 ustawy o VAT jest możliwość uzyskania przez organy podatkowe oraz organy kontroli skarbowej dostępu do danych, na których można przeprowadzać operacje obliczeniowo-statystyczne w ramach kontroli podatkowej. W ocenie Przedsiębiorcy (biorąc pod uwagę wykładnię celowościową) oznacza to, że jeżeli Przedsiębiorca będzie w stanie udzielić organom dostęp do poszczególnych faktur (w tym np. w pliku PDF, JPG, TIFF) wywiąże się z obowiązku wynikającego z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT.

Możliwość przechowywania faktur i innych dokumentów z nimi zrównanych w formie elektronicznej potwierdzona została w wielu interpretacjach indywidualnych wydawanych w ostatnich latach.

W interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w dniu 12 kwietnia 2017 r. (1462-IPPP2.4512.147.2017.1.DG), w której to stwierdzono:

„Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten – jak wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur”.

W interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w dniu 15 listopada 2016 r. (1462-IPPP3.4512.699.2016.2.RD), w której stwierdzono:

„(…) Obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. (…) Analiza opisu zdarzenia przyszłego oraz obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa podatkowego prowadzi do wniosku, że w opisanej sprawie planowany przez Wnioskodawcę system archiwizacji i przechowywania dokumentów (faktur) w postaci elektronicznej będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktury oraz pozwala jak wskazuje Spółka na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp. Ponadto pliki powstałe w wyniku zeskanowania dokumentów źródłowych będą archiwizowane aż do momentu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zatem należy stwierdzić, że przechowywanie otrzymanych w formie papierowej faktur w postaci elektronicznej będzie zgodne z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego, o których mowa w art. 106m ustawy oraz art. 112 i art. 112a ustawy”.

A także m.in. w interpretacjach indywidualnych wydanych przez:

• Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 20 listopada 2014 r., nr IPTPP4/443-632/14-2/UNR

• Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 czerwca 2015 r., nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS

• Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 3 lutego 2015 r., nr IPTPP2/443-870/14-3/JSZ

• Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 29 stycznia 2016 r., nr IBPP3/4512-768/15/ASZ

• Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 lipca 2015 r., nr IPPP1/4512-594/15-3/EK

• Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 21 lipca 2016 r., nr. 1061-IPTPP3.4512 286.2016.2.MJ

Mając na uwadze powyższe okoliczności, w ocenie Przedsiębiorcy, nie ma przeszkód, aby faktury oraz inne dokumenty zrównane z nimi, stwierdzające zakup towarów i usług, związanych z działalnością Przedsiębiorcy podlegającą opodatkowaniu VAT, przechowywane były w formie zapisu elektronicznego (cyfrowego obrazu) na serwerach biura rachunkowego lub na nośnikach danych.

W konsekwencji opisany w zdarzeniu przyszłym system przechowywania dokumentów, polegający na zapisie cyfrowego obrazu faktur (stworzonych przy użyciu skanera lub aparatu fotograficznego), spełnia wymagania w zakresie przechowywania faktur oraz innych dokumentów zrównanych z nimi, przewidziane przepisami ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę (art. 86 ust. 10b pkt 1 i 2).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w określonych terminach pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego nie jest zróżnicowane względem przechowywania faktur, oraz innych dokumentów zrównanych z nimi, w formie papierowej czy elektronicznej. Innymi słowy, forma przechowywania faktur nie jest jednym z warunków posiadania prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W ocenie Przedsiębiorcy, faktury (oraz inne dokumenty z nimi zrównane) przechowywane w formie elektronicznej, w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym, będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach (przy założeniu, że pozostałe przewidziane przepisami prawa warunki takiego obniżenia zostaną spełnione).

Takie podejście potwierdził m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 31 lipca 2015 r. (nr IPPP3/4512-560/15-2/KP), w której stwierdzono: „(…) Należy uznać, że faktury zakupowe przechowywane przez wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji faktur zakupowych, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych”.

Prezentowane stanowisko przez Przedsiębiorcę znajduje również potwierdzenie w innych interpretacjach indywidualnych, m.in.:

• w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w dniu 22 czerwca 2017 r. (0114-KDIP1-2.4012.83.2017.2.KT);

• w interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w dniu: 26 stycznia 2016 r. (IPPP2/4512-1101/15-2/MAO), 9 czerwca 2016 r. (IPPP2/4512-280/16-4/MMA), 22 grudnia 2015 r. (IPPP3/4512-971/15-2/JF), 16 lipca 2015 r. (IPPP3/4512-477/15-2/KP).

W rezultacie, biorąc pod uwagę wszystkie przytoczone powyżej przepisy ustawy o VAT oraz ich wykładnię prezentowaną przez organy podatkowe w licznych interpretacjach, faktury oraz inne dokumenty zrównane z nimi, przechowywane w formie zapisu elektronicznego (cyfrowego obrazu), doręczone w formie papierowej nie odbierają podatnikowi prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w otrzymanych fakturach (oraz innych dokumentach z nimi zrównanymi).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dn. 05-05-2020 sygnatura: 0114-KDIP1-3.4012.60.2020.2.JF/PRM