„Pomijając fakt, że pracodawca nie zamierzał nawet informować organizację związkową o tego typu sprawie, to dopiero po mojej sugestii, na drugi dzień otrzymałam to pismo wraz z urządzeniem USB. Wcześniej w firmie odbyły się też spotkania z przedstawicielami instytucji finansowych, w których uczestniczyła komisja powołana przez zarząd spółki, a na które oczywiście zarząd związku (mamy tylko jeden związek zawodowy, reprezentatywny) nie został zaproszony. Teraz pracodawca, nie dość, że chce naszej opinii z uzasadnieniem, a art.7 ust.3 ustawy o PPK mówi o porozumieniu z organizacją związkową, to jeszcze wyznacza termin odpowiedzi na to pismo.
W związku z tym mam pytania, czy pracodawca miał prawo do tego aby:
– nie informować związek zawodowy o tym, że będą spotkania z przedstawicielami instytucji finansowych,
– mógł bez udziału związku zawodowego wybierać komisje ds. PPK,
– czy tej treści pismo od pracodawcy jest prawidłowe,
– czy pracodawca ma prawo wyznaczać termin na odpowiedź, tak jak w tym przypadku i jaka jest podstawa prawna?”
Stosownie do zapisów zawartych w treści art. 7 ust. 3 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych – „podmiot zatrudniający, w porozumieniu z zakładową organizacją związkową działającą w tym podmiocie zatrudniającym, wybiera instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK. Wyboru dokonuje się w szczególności na podstawie oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, ich efektywności w zarządzaniu aktywami oraz posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. Wyboru dokonuje się mając także na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.”
Z kolei według ust. 5 ww. przepisu tej ustawy – „jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym podmiot zatrudniający jest obowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie zostanie osiągnięte porozumienie, o którym mowa w ust. 3 lub 4, podmiot zatrudniający wybiera instytucję finansową, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, z uwzględnieniem ust. 3.”
W zakresie zawarcia umowy o zarządzanie pracowniczymi planami kapitałowymi (PPK) ww. akt prawny określa dla pracodawcy pewne obowiązki. Zgodnie z jej zapisami pracodawca musi …
(…) w porozumieniu ze związkami zawodowymi wybrać instytucję finansową, w której utworzone zostaną rachunki PPK dla pracowników. Jeśli w zakładzie pracy nie ma związków zawodowych, wtedy pracodawca dokona wyboru w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych. Jeśli pracodawca nie osiągnie porozumienia na miesiąc przed upływem terminu zawarcia umowy – może wybrać instytucję finansową sam.
Konieczne konsultacje ze związkami i załogą – reprezentacją osób zatrudnionych
Analizując zapisy tej ustawy można wyciągnąć wniosek, że obowiązek uzgodnienia ze związkami zawodowymi przez podmiot zatrudniający wyboru instytucji finansowej ma jedynie charakter konsultacyjny a rola związków zawodowych na gruncie ustawy o pracowniczych planach kapitałowych jest znikoma. Moim zdaniem ustawa jasno określa, że chodzi o konsultacje, jednak w przypadku braku porozumienia między pracodawcą a załogą co do wyboru instytucji finansowej, która będzie zarządzać PPK, to pracodawca podejmuje ostateczną decyzję. Chodzi tu głównie o usprawnienie procesu wyboru dostawcy PPK, gdyż wyboru dostawcy PPK dokonuje i tak pracodawca i to na nim ciąży ten obowiązek.
Jednakże to wcale nie oznacza, aby pracodawca lekceważył temat konsultacji i osiągnięcia przezeń porozumienia ze związkami zawodowymi
W procesie konsultacji ze związkami zawodowymi ważne są następujące kwestie. Po pierwsze, warto takie rozmowy rozpocząć jak najwcześniej. Po drugie, trzeba udokumentować, że takie konsultacje się odbyły. Fakt ich przeprowadzenia może być kontrolowany przez różne instytucje nadzorujące np. przez Państwową Inspekcję Pracy. Pracodawca powinien więc zadbać, aby zachowały się wszelkie dowody potwierdzające fakt zorganizowania takich spotkań, czyli mogą to być listy obecności, protokoły, agendy spotkań itp.
Mając powyższe na uwadze jak również treść opisanego w pytaniu stanu faktycznego wraz z dołączonymi do pytania załącznikami, informuję co następuje:
- Przedmiotowa ustawa wprost nie określa na jakim etapie dążenia do zawarcia umowy o zarządzanie PPK z instytucją finansową należy zaangażować działające u pracodawcy zakładowe organizacje związkowe, w celu osiągnięcia porozumienia. Oznacza to więc, że pracodawca podejmie decyzję o obecności związku zawodowego na etapie albo wyboru oferty wśród wszystkich ofert dostępnych na rynku, albo na etapie następującym po dokonaniu selekcji ofert przez pracodawcę, lub na etapie przedstawienia wyłącznie tej oferty, którą pracodawca chciałby ostatecznie przyjąć.
- Niewątpliwie, pracodawca winien powyższą decyzję podjąć bez zbędnej zwłoki. Literalnie rzecz ujmując, uważam, że skoro ustawa wprost nie określa na jakim etapie dążenia do zawarcia umowy o zarządzanie PPK z instytucją finansową należy zaangażować działające u pracodawcy zakładowe organizacje związkowe, to brak podstaw do przyjęcia tezy o ewentualnym naruszeniu przez pracodawcę zapisów tej ustawy poprzez nie informowanie związku zawodowego o tym, że będą organizowane spotkania z przedstawicielami instytucji finansowych. Bez analizy treści zapisów zawartych w Regulaminie Zarządu Spółki jak również Regulaminu organizacyjnego Spółki trudno jest udzielić odpowiedzi na pytanie czy pracodawca mógł bez udziału związku zawodowego wybierać komisje ds. PPK.
- W mojej ocenie, wskazanie w piśmie adresowanym do związku zawodowego 7-dniowego terminu na przekazanie pracodawcy opinii wraz z uzasadnieniem o wyborze jednej z trzech instytucji finansowych, z którą Spółka powinna zawrzeć umowę o zarządzanie i prowadzenie PPK jest nieprawidłowe, bowiem nie ma przyjętego w ustawie terminu, do którego organizacja związkowa ma obowiązek wydać w tej sprawie opinię.
- Ponadto, przekazanie organizacji związkowej stanowiska pracodawcy w drodze korespondencji pisemnej o fakcie otrzymania trzech ofert ws. PPK i braku jednoczesnego zamiaru zorganizowania z nią spotkania w celu wyboru tej najwłaściwszej oferty, o czym świadczyć może fakt konieczności przekazania przez związek zawodowy również w drodze pisemnej w terminie 7 dni opinii wraz z uzasadnieniem wyboru instytucji finansowej, może ostatecznie „zakłócić” sens osiągnięcia w tej materii porozumienia, będącego wynikiem faktycznie przeprowadzonych konsultacji. Konsultacje powinny mieć potwierdzenie tego, że zostały przeprowadzone np. w terminarzu zrealizowanych spotkań.
Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych nie przewiduje sankcji dla podmiotu zatrudniającego w przypadku braku zasięgnięcia przez podmiot zatrudniający stanowiska związków zawodowych. Nie wypełnienie tego obowiązku nie wpływa na ważność i skuteczność umowy o zarządzanie PPK oraz umowy o prowadzenie PPK. W ocenie autora, pracodawca przyjął sposób uzyskania stanowiska związku zawodowego w przedmiotowej materii drogą pisemną, co na gruncie przepisów tej ustawy nie jest zabronione. Doszło jednakże do rozbieżności na tle formalnym. Pracodawca wysłał pismo do związku zawodowego o opinię wyboru instytucji wraz z zakreślonym terminem, z kolei związek zawodowy w zwrotnej korespondencji odniósł się do uzyskania podstawy prawnej zakreślonego przez pracodawce 7-dniowego terminu, nie odnosząc się merytorycznie do pisma pracodawcy. Z tego wyłania się wniosek, że strony nie doszły do porozumienia w temacie wyboru instytucji finansowej, gdyż (jak to stwierdza Czytelnik) – pracodawca cyt. „zamierza natomiast napisać zarządzenie, że Związek Zawodowy nie wyraził swojej opinii na ten temat, dlatego komisja powołana przez pracodawcę dokona tego wyboru bez porozumienia z organizacją związkową.”
Na początku stwierdziłem, że ustawa nie nakłada żadnych sankcji za nie wypełnienie obowiązku konsultacji ze związkiem zawodowym wyboru instytucji finansowej w przedmiocie zawarcia umowy o zarządzanie i o prowadzenie PPK, stąd takie umowy będą ważne pomimo, że zostały zawarte z naruszeniem przepisów przedmiotowej ustawy. Tutaj jedynie mogą zostać podjęte działania na linii pracodawca – związek zawodowy, np. wejście w spór zbiorowy lub odpowiedzialność karna za utrudnianie działalności związkowej, jednakże pod jednym warunkiem, mianowicie podjęcie takiego działania wymaga konkretnego przeanalizowania wszystkich elementów składających się na omawiany problem.
Paweł Nowak – prawnik prawa pracy i prawa oświatowego
Podstawa prawna:
Ustawa z dn. 04.10.2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych – Dz.U. z 2018 r. poz. 2215 ze zm.
