„W jednostce jest wypłacany pracownikom raz na rok w listopadzie ekwiwalent za używanie własnej odzieży. Wysokość ekwiwalentu dla każdego pracownika ustala pracownik kadr, który przyjmuje średnią aktualną cenę rynkową poszczególnych elementów ubioru. Czy jest to ekwiwalent za odzież i w związku z tym zgodnie z rozporządzeniem MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie powinien podlegać składkom ZUS czy pomimo nazwy „ekwiwalent” powinien być uznany za ryczałt, ponieważ nie jest wypłacany w wysokości faktycznie poniesionych kosztów pracowników i podlegać oskładkowaniu ZUS?”
Obowiązek zapewnienia pracownikowi odzieży roboczej przewidzianej do stosowania na danym stanowisku pracy, a także m.in. jej pranie – co do zasady – spoczywa na pracodawcy. Natomiast w przypadku gdy pracodawca nie jest w stanie zapewnić prania, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika. I tutaj warunkiem jest …
(…) zobowiązanie pracodawcy do wypłaty pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego w wysokości poniesionych przez niego kosztów prania. Tak stanowi treść art. 2379 § 3 Kodeksu pracy.
Wiemy też, że wypłacony pracownikowi ekwiwalent za pranie odzieży roboczej jest przychodem ze stosunku pracy. Jednakże podkreślenia wymaga fakt, że w przepisach powszechnie obowiązujących nie sformułowano metody ustalania wartości ekwiwalentu za pranie ubrań ani też nie zakazano ryczałtowego sposobu dokonywania rozliczeń, pozostawiając tę kwestię stronom stosunku pracy. Co więcej, biorąc za przykład wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dn. 09.08.2018 r., (sygn. akt: III AUa 631/17) ekwiwalent winien być ustalony w kwotach realnych, uwzględniających średnie ceny rynkowe zakupu odzieży i usługi pralniczej.
Oznacza to, że wypłata na rzecz pracownika, nazwana ekwiwalentem, powinna być traktowana jako ekwiwalent, jeżeli odpowiada kosztom poniesionym przez pracownika, jest współmierna z wydatkami. Sąd stwierdził jak należy rozumieć pojęcie ekwiwalentu. Otóż pojęcie ekwiwalentu, ujmowane szeroko, oznacza nie tylko równowartość, lecz także równoważnik, odpowiednik, przy czym odpowiedni i równoważny to współmierny, pozostający w równowadze, ale niekoniecznie równy.
Dlatego, odnosząc się do treści pytania uważam, że skoro wysokość ekwiwalentu dla każdego pracownika ustala pracownik kadr, który przyjmuje średnią aktualną cenę rynkową poszczególnych elementów ubioru, to wypłacone świadczenie jest w mojej ocenie ekwiwalentem, a jako taki korzysta ze zwolnienia z oskładkowania, na mocy § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Paweł Nowak – prawnik prawa pracy i prawa oświatowego
Podstawa prawna:
- Ustawa z dn. 26.06.1974 r. Kodeks pracy – tekst jedn. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. z 2017 r. poz. 1949.
