„Proszę o informację dot. zatrudnienia osób pochodzących z Ukrainy. Na jakich zasadach, jakie dokumenty są potrzebne do zarejestrowania w ZUS, jakie oświadczenia do urzędu skarbowego? Jakie potrzebne są pozwolenia i formalności z tym związane?”
Na wstępie należy zaznaczyć, że obywatele Ukrainy, którzy chcą pracować w Polsce, muszą posiadać m.in. zezwolenie na pracę. Jednak przedsiębiorcy chętnie korzystają z ułatwień, jakie przewiduje w tym zakresie polskie prawo w odniesieniu m.in. do pracowników z Ukrainy.
Ułatwienia w zatrudnieniu – procedura na oświadczenie
Warto też wiedzieć, że od czerwca 2017 r. obywatele Ukrainy, Białorusi, Rosji, Mołdawii, Armenii i Gruzji nie mają obowiązku posiadania wizy uprawniającej do pracy w Polsce. W ramach ruchu bezwizowego pobyt w Polsce może trwać 90 dni w ciągu każdych 180 dni. W tej sytuacji pracodawcy mogą skorzystać z tzw. procedury oświadczeniowej, czyli złożyć oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Jeżeli przedsiębiorca wybiera taki krok to składa oświadczenie w powiatowym urzędzie pracy. Rejestracja jest płatna i wynosi 30 zł.
Inną zmianą jest konieczność …
(…) poinformowania ww. urzędu o tym, czy cudzoziemiec rzeczywiście podjął zatrudnienie. Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, wydawane jest na okres maksymalnie 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Aby je uzyskać, pracodawca musi złożyć oświadczenie w powiatowym urzędzie pracy, właściwym ze względu na siedzibę firmy lub miejsce zamieszkania (można to również zrobić przez Internet); w oświadczeniu należy podać: dane pracodawcy i cudzoziemca, datę rozpoczęcia pracy i czas jej trwania, rodzaj umowy, wynagrodzenie brutto, zawód i miejsce wykonywania pracy, podklasę Polskiej Klasyfikacji Działalności Gospodarczej (działalność prowadzona przez pracodawcę musi mieć charakter niesezonowy, podobnie jak praca wykonywana przez cudzoziemca), przedstawić dowód wpłaty w wysokości 30 zł, oświadczenie o niekaralności i dokument tożsamości pracodawcy oraz kopię dokumentu podróży cudzoziemca.
Następnie w ciągu 7 dni roboczych od momentu otrzymania oświadczenia, powiatowy urząd pracy wpisuje je do ewidencji lub podejmuje decyzję odmowną w tej sprawie. W przypadku postępowania wyjaśniającego wpisanie do ewidencji może się wydłużyć do 30 dni. Powierzenie pracy na podstawie oświadczenia wiąże się też z pewnymi obowiązkami ze strony pracodawcy.
Obowiązki pracodawców
Muszą oni: poinformować na piśmie powiatowy urząd pracy o podjęciu (najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy) lub niepodjęciu (w ciągu 7 dni od przewidywanej daty rozpoczęcia pracy) zatrudnienia przez cudzoziemca, jeśli cudzoziemiec podjął zatrudnienie, zawrzeć z nim pisemną umowę przy uwzględnieniu warunków zawartych w oświadczeniu oraz po wcześniejszym przedstawieniu mu tłumaczenia umowy, przestrzegać tych samych obowiązków co w przypadku polskich pracowników (np. zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni), jak również pozostałych obowiązków związanych z zatrudnieniem cudzoziemców, np. przechowywanie kopii dokumentu pobytu obcokrajowca. Jeżeli pracodawca powierzył pracę Ukraińcowi w związku z ruchem bezwizowym, to warto przed upływem 90 dni zezwalających na pobyt bez wizy (na przykład w ramach procedury oświadczeniowej) sprawdzić, czy pracownik uzyskał wizę krajową lub zezwolenie na pobyt czasowy umożliwiający wykonywanie pracy.
Tryb uproszczony na wydanie zezwolenia na pobyt i pracę
Jeżeli przedsiębiorca chce nadal współpracować z pracownikiem z Ukrainy, którego już zatrudnił na mocy procedury oświadczeniowej (pod warunkiem, że będzie się to odbywać w ramach umowy o pracę i na warunkach nie gorszych niż zawarte w oświadczeniu), może sam wystąpić do wojewody z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę dla cudzoziemca. Chyba, że zrobi to sam cudzoziemiec, składając wniosek o wydanie zezwolenia na pobyt i pracę. Warto wiedzieć, że ubieganie się o zezwolenie na pracę odbywa się w trybie uproszczonym, to znaczy bez konieczności przeprowadzania tzw. testu rynku pracy. Co więcej, cudzoziemiec w oczekiwaniu na decyzję może normalnie wykonywać pracę na rzecz ww. przedsiębiorcy.
Należy jednak wyraźnie podkreślić, że owa procedura dotyczy tylko przypadków związanych z umową o pracę. Jeżeli chodzi o formalności przy zatrudnianiu, to pracownika-obcokrajowca należy zgłosić do ubezpieczeń w ZUS na tych samych formularzach zgłoszeniowych co obywateli Polski:
a/ ZUS ZUA – zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych,
b/ ZUS ZZA – zgłoszenie tylko do ubezpieczenia zdrowotnego.
Co do zasady, jeśli firma zatrudnia obywateli Ukrainy, do wynagrodzeń wypłacanych z tego tytułu trzeba zastosować regulacje wynikające z Konwencji między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Ukrainy w sprawie unikania podwójnego opodatkowania i zapobiegania uchylaniu się od opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku. Ale do cudzoziemców można również zastosować przepisy polskiej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeśli spełnią warunki do uznania ich za polskich rezydentów podatkowych.
Chodzi o to, aby posiadali w Polsce centrum interesów osobistych lub gospodarczych (tzw. ośrodek interesów życiowych) lub przebywali w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym. Spełnienie tych wymogów musi potwierdzić sam cudzoziemiec. Wystarczy, że złoży w firmie, która go zatrudnia, oświadczenie.
Paweł Nowak – prawnik prawa pracy i prawa oświatowego
