„Otrzymaliśmy pismo z ZUS dotyczące złożenia prawidłowych dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych za zleceniobiorcę, z którym co miesiąc przedłużamy umowę zlecenie. Na podstawie złożonych przez niego oświadczeń nie naliczaliśmy składek społecznych, tylko składkę zdrowotną i należny podatek. ZUS po analizie konta ubezpieczonego stwierdził, że od 01.09.2018 r. do 31.10.2018 r. oraz od 01.01.2019 r. do 31.01.2019 r. ubezpieczona nie osiągnęła brutto minimalnego wynagrodzenia łącznie ze wszystkich umów zleceń i zobowiązał nas do skorygowania błędów. Proszę o pilną informację, jak prawidłowo dokonać tej korekty w ZUS i do urzędu skarbowego oraz jak rozliczyć się z pracownikiem?”
Zdarzają się sytuacje (często dopiero w wyniku kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych), iż – w odniesieniu do danego zleceniobiorcy – dokonano błędnego zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych. Dane podane w oświadczeniu okazały się błędne, co miało istotny wpływ na dalsze rozliczenia z ZUS. Zasadniczo osoba, która podpisuje umowę zlecenie podlega ubezpieczeniu …
(…) emerytalnemu i rentowemu obowiązkowo, a chorobowemu dobrowolnie, gdy nie posiada innych tytułów ubezpieczeń. Obowiązkowo podlega także ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Jeśli jednak osoba taka posiada np.: umowę o pracę, inną umowę zlecenie, prowadzi działalność gospodarczą – inne będą zasady podlegania ubezpieczeniom i przyszłe rozliczenia z ZUS.
W momencie uzyskania informacji, iż w odniesieniu do danej osoby błędnie dokonano zgłoszenia do ubezpieczeń oraz miesięcznych rozliczeń – zleceniodawca (jako płatnik składek) zobowiązany jest do przeprowadzenia stosownych korekt. Jeśli w ich wyniku dojdzie do niedopłaty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – płatnik zobowiązany jest pokryć te różnice wraz z ustawowymi odsetkami od zaległości podatkowych i składkowych, zarówno te po stronie zleceniobiorcy, jak i zleceniodawcy. Obowiązują następujące formularze:
ZUS DRA – gdy chcesz skorygować deklarację rozliczeniową,
ZUS RCA – gdy chcesz skorygować imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach,
ZUS RZA – gdy chcesz skorygować imienny raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne,
ZUS RSA – gdy chcesz skorygować imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek.
Zgłoszenia zmiany lub korekty danych osoby ubezpieczonej dokonuje się w ciągu 7 dni od zaistnienia zmian bądź stwierdzenia nieprawidłowości. W razie zmiany lub konieczności korekty danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej (PESEL, nazwisko, pierwsze imię, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, gdy nie nadano ubezpieczonemu numeru PESEL) składa się poprawnie wypełniony formularz ZUS ZIUA (zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej). Zgłoszenia zmiany lub korekty pozostałych danych osoby ubezpieczonej dokonuje się odpowiednio na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, z tym że zmianę lub korektę kodu tytułu ubezpieczenia, rodzajów ubezpieczenia lub daty rozpoczęcia podlegania ubezpieczeniom (ubezpieczeniu) dokonuje się poprzez wyrejestrowanie z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA, a następnie ponowne prawidłowe zgłoszenie do ubezpieczeń – odpowiednio na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA.
Natomiast żeby skorygować błędy, należy przekazać nowy komplet dokumentów rozliczeniowych za miesiąc, którego błąd dotyczy. W bloku I, w dwóch pierwszych kratkach pola „Identyfikator…” należy podać kolejny numeru za dany miesiąc (np. 02, 03). Komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących składa się z imiennych raportów miesięcznych korygujących dołączonych do deklaracji rozliczeniowej korygującej. W tym miejscu warto podkreślić, że raporty składa się tylko za tych pracowników, których korekta dotyczy. Natomiast deklaracja musi uwzględniać rozliczenie wszystkich pracowników za dany miesiąc. Imienny raport korygujący oznacza się tym samym numerem (w polu 01 „Identyfikator raportu”), co deklaracja rozliczeniowa korygująca, do której jest dołączony.
Dokumenty rozliczeniowe jak już wcześniej wspomniałem to imienne raporty miesięczne (ZUS RCA, ZUS RZA i ZUS RSA) oraz deklaracja rozliczeniowa (ZUS DRA). Płatnik, który musi skorygować dokumenty rozliczeniowe, ma obowiązek złożyć w ZUS nie tylko dokument, w którym wystąpił błąd, ale też wszystkie druki stanowiące komplet dokumentów korygujących. Jeśli błąd powstał w raporcie, dokument ten zostanie poprawiony pod warunkiem, że płatnik przekaże do ZUS komplet dokumentów korygujących – czyli poprawiony raport i deklarację ZUS DRA, o czym w art. 47 ust. 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
W komplecie dokumentów korygujących należy złożyć imienne raporty miesięczne korygujące tylko za te osoby, za które zostały przekazane błędne dane. Nie należy ponownie wysyłać dokumentów, które były poprawne.
Odnosząc się do pytania wydaje się, że za zleceniobiorcę powinien zostać sporządzony tylko raport ZUS RCA. Aby dokonać korekty, płatnik powinien złożyć tylko raport ZUS RCA (oznaczając go jako korygujący) wraz z deklaracją rozliczeniową korygującą z takim samym numerem identyfikatora.
Paweł Nowak – prawnik prawa pracy i prawa oświatowego
Podstawa prawna:
Ustawa z dn. 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – Dz.U. z 2019 r. poz. 300 z późn. zm.
