Placówki oświatowe: Kontrola wydatkowania dotacji oświatowej

Jaką dokumentację należy udostępnić osobom kontrolującym prawidłowości pobrania oraz prawidłowości wykorzystania dotacji oświatowych?

16

„Prowadzę przedszkole niepubliczne. Aktualnie gmina, na terenie której działam ma kontrolę zarządczą. W każdym miesiącu składam do urzędu listę dzieci uczęszczających do przedszkola na pierwszy dzień miesiąca. Do 31.01.2019 r. jestem zobowiązana złożyć rozliczenie dotacji z kopiami dokumentów, które zostały zapłacone z dotacji. Teraz gmina żąda ode mnie kopii umów zawartych z rodzicami dzieci, kopii list obecności, kopii kart zgłoszenia dzieci. Jakich dokumentów może zgodnie z prawem wymagać gmina? Jakie ja jako organ prowadzący niepubliczne przedszkole jestem zobowiązana okazać?”

Należy na wstępie zaznaczyć, że kontrole prawidłowości pobrania oraz prawidłowości wykorzystania dotacji oświatowej zawsze wywołują niepokój organów prowadzących. Dwoma podstawowymi elementami, które poddawane zostają …

(…) kontroli są:

  • zgodność liczby i rodzajów dzieci (tj. rodzaje niepełnosprawności wpływające na wysokość dotacji) wykazywanych w comiesięcznych informacjach o liczbie dzieci, tzw. kontrola prawidłowości pobrania dotacji,
  • prawidłowość wydatkowania dotacji oświatowej (zgodnie z art. 35 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych), tzw. kontrola prawidłowości wykorzystania dotacji.

Kolejną czynnością jest rozpoczęcie sprawdzania dokumentów. Należy pamiętać, iż kontrola wykorzystania dotacji oświatowej nie jest kontrolą kompleksową. To oznacza, że kontrolujący nie mogą prosić o okazywanie dokumentacji, która nie jest związana z wykorzystaniem oraz pobraniem dotacji. Kontrola prawidłowości pobrania dotacji polega na okazaniu m.in. dokumentacji przebiegu nauczania oraz organizacyjnej. Do dokumentacji przebiegu nauczania w przedszkolach zaliczamy przede wszystkim:

  • dzienniki zajęć przedszkola,
  • dzienniki zajęć z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej
  • dzienniki zajęć opiekuńczych i wychowawczych wynikających z zajęć oraz zainteresowań uczniów.

W dziennikach wpisywane jest imię i nazwisko dziecka, daty urodzenia, adresy zamieszkania. Odnotowuje się również obecność dziecka. Kontrolujący na tej podstawie mogą potwierdzić, iż dzieci wykazywane w comiesięcznych informacjach o liczbie dzieci faktycznie były zapisane i uczęszczały do przedszkola. Wskazać również należy, iż dotacje dla niepublicznych przedszkoli przysługują na każdego ucznia. Unormowanie to odnosi się do faktycznego stanu osób przyjętych i kontynuujących naukę w danym przedszkolu. W orzecznictwie sądowym zwraca się uwagę, że w czasie nieobecności np. z powodu chorób, dziecko nie traci przymiotu ucznia tej placówki.

Kolejnym etapem kontroli jest sprawdzenie prawidłowości wykorzystania dotacji. Organ prowadzący powinien przygotować oraz okazać dokumentację finansową, tj. rachunki, faktury, listy płac, umowy o pracę oraz umowy cywilnoprawne, deklaracje ZUS DRA oraz ZUS RCA, wyciągi bankowe bądź potwierdzenia przelewu.

Osoby kontrolujące nie mają prawa żądać akt osobowych pracowników, a tylko umowy o pracę czy umowy cywilnoprawne. Kontrolując pochodne od wynagrodzeń należy okazać deklaracje ZUS DRA oraz deklaracje ZUS RCA (imienny raport miesięczny o należnych składach i wypłaconych świadczeniach) oraz potwierdzenia przelewów.

Przy kontroli wykorzystania dotacji istotne znaczenie ma art. 35 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. Zgodnie z jego treścią dotacje są przeznaczone na dofinansowanie realizacji zadań w zakresie kształcenia, wychowania i opieki w tym kształcenia specjalnego i profilaktyki społecznej. Osoby przeprowadzające kontrolę sprawdzają, czy okazane wydatki są zgodne z katalogiem wydatków określonych w ww. przepisie.

Paweł Nowak – prawnik prawa pracy i prawa oświatowego

Podstawa prawna:

Ustawa z dn. 27.10.2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych – Dz.U. z 2020 r. poz. 17.