Normy i ogólny wymiar czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe

Aby zapewnić właściwe i sprawne funkcjonowanie zakładu pracy, pracodawca musi, odpowiednio do swych potrzeb, określić ramy czasowe, w zakresie których praca będzie wykonywana. Dotyczy to zakładu pracy jako całości, ale także poszczególnych jednostek organizacyjnych tego zakładu. Ponadto – w odniesieniu do niektórych pracowników – pracodawca może ustalić indywidualne zasady rozliczania czasu pracy. W każdym z wymienionych przypadków pracodawca jest obowiązany stosować przepisy Działu 6 k.p., które zawierają powszechne – co do zasady – uregulowania dotyczące czasu pracy. 

Należy jednocześnie zauważyć, że niektóre grupy pracowników podlegają odrębnym, pozakodeksowym unormowaniom w zakresie czasu pracy. Takie przepisy określone są m.in. w ustawie z dn. 26.01.1982 r. – Karta Nauczyciela (Dz.U. z 2021 r. poz. 1762), w ustawie z dn. 15.04.2011 r. o działalności leczniczej (Dz.U. z 2020 r. poz. 295, z późn. zm.), w ustawie z dn. 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2021 r., poz. 573, ze zm.), czy w ustawie z dn. 16.04.2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz.U. z 2019 r. poz. 1412).

Kodeksowe normy czasu pracy

W treści art. 129 § 1 i art. 131 § 1 k.p. określono podstawowe, powszechnie obowiązujące normy czasu pracy (dobową, tygodniową oraz tygodniową łączną). Należy podkreślić, że ustalenia pracodawcy dotyczące określenia rozkładów czasu pracy i rozliczenia czasu pracy muszą zawsze uwzględniać normy wynikające z przepisów k.p. Inaczej mówiąc, pracodawca może wprowadzić normy obniżone (w stosunku do norm kodeksowych), nie wolno mu natomiast stosować norm wyższych, poza wyjątkami określonymi w k.p. (np. wydłużenie normy dobowej w systemach równoważnego czasu pracy).

♦ Dobowa norma czasu pracy – wynosi, zgodnie z art. 129 § 1 k.p., 8 godzin. Wydłużenie tej normy jest możliwe wyłącznie wówczas, gdy przepisy k.p. zezwalają na takie działanie. Powyższa możliwość przewidziana jest w systemach równoważnego czasu pracy (art. 135–137 k.p.), oraz systemie pracy w ruchu ciągłym (art. 138 k.p.), systemie skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.) i systemie pracy weekendowej (art. 144 k.p.).

Ponadto niektóre grupy pracowników obowiązują inne normy dobowe, np. podstawową dobową normą czasu pracy dla pracowników zatrudnionych w podmiocie leczniczym jest 7 godzin 35 minut. Podobne rozwiązania dotyczą pracowników niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności – norma dobowa czasu pracy takich pracowników nie może przekraczać 7 godzin.

♦ Tygodniowa norma czasu pracy – zgodnie z obecnymi uregulowaniami (art. 129 § 1 k.p.) tygodniowa norma czasu pracy wynosi przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w ramach przyjętego okresu rozliczeniowego. Dzięki takiemu zdefiniowaniu powyższej normy, uzyskano efekt tzw. względnie „ruchomej” normy. Oznacza to, że norma ta nie jest określona w sztywny sposób, czyli czas pracy może przekraczać w danym tygodniu 40 godzin, w innym natomiast tygodniu czas pracy jest niższy od podstawowej normy. W rezultacie – na koniec okresu rozliczeniowego – następuje wyrównanie (uśrednienie) liczby godzin pracy we wszystkich tygodniach. Warto dodać, że tygodniowa norma czasu pracy dla osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może przekraczać 35 godzin.

♦ Tygodniowa łączna norma czasu pracy – wynosi przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Stosownie do brzmienia art. 131 § 1 k.p. tygodniowa łączna norma czasu pracy obejmuje tygodniowy czas pracy oraz godziny nadliczbowe przypadające w tym tygodniu. Analogicznie jak w przypadku „zwykłej” tygodniowej normy, norma łączna ma charakter normy „ruchomej”. Tak samo więc w danym tygodniu może dojść do przekroczenia 48 godzin pracy, jeżeli jest to powiązane z odpowiednim skróceniem tej normy w innym tygodniu, w celu uśrednienia tych norm na koniec okresu rozliczeniowego.

Zasada przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy

Kolejną cechą aktualnie obowiązujących przepisów zawartych w art. 129 § 1 k.p. jest możliwość regulowania liczby dni pracy w poszczególnych tygodniach pracy.

Art. 129 § 1 k.p. posługuje się wyrażeniem „przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy”, co oznacza, że w niektórych tygodniach praca może się odbywać przez większą liczbę dni niż 5, przy równoczesnym obniżeniu liczby dni w innym tygodniu. Zasada przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy charakteryzuje się także tym, że w ramach każdego tygodnia pracy należy wyznaczyć dzień wolny od pracy przypadający od poniedziałku do soboty. Dzień taki może być wskazany na konkretny dzień z góry na cały rok lub w przyjętym okresie rozliczeniowym, możliwe jest również określenie dnia, o którym mowa, w taki sposób, aby przypadał on w różne dni tygodnia (oprócz niedzieli) w okresie rozliczeniowym.

Obniżenie podstawowych norm czasu pracy

Zgodnie z art. 145 § 1 k.p. skrócenie czasu pracy poniżej 8 godzin na dobę i 40 godzin w tygodniu:

• dla pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie szkodliwych dla zdrowia lub szczególnie uciążliwych – może polegać na ustanowieniu przerw w pracy (wliczanych do czasu pracy) albo na obniżeniu tych norm,
• w przypadku pracy monotonnej lub pracy w ustalonym z góry tempie – polega na wprowadzeniu przerw w pracy wliczanych do czasu pracy.

Wykaz prac, o których mowa w art. 145 § 1 k.p., ustala pracodawca po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami w trybie i na zasadach określonych w art. 237^11a i art. 237^13a  oraz po zasięgnięciu opinii lekarza sprawującego profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami.

Wymiar czasu pracy

Wymiar czasu pracy określa liczbę godzin wyznaczoną przez pracodawcę do przepracowania dla danego pracownika ustaloną w ramach przyjętego okresu rozliczeniowego.

Przy ustalaniu wymiaru czasu pracy należy bezwzględnie przestrzegać norm (dobowej i tygodniowej), o których uprzednio była mowa w treści nin. pkt.

Wymiar czasu pracy określa się na dany okres rozliczeniowy (czyli generalnie na okres nieprzekraczający 4 miesięcy lub na okres nie dłuższy niż 1 miesiąc, 3 miesiące bądź 12 miesięcy, w zależności od przyjętego systemu czasu pracy).

Aktualnie obowiązujące przepisy definiują wymiar czasu pracy jako obligatoryjny składnik każdej umowy o pracę (art. 29 § 1 pkt 4 k.p.).

Ustalanie wymiaru czasu pracy

Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, ustalany zgodnie z art. 129 § 1 k.p., oblicza się:

• mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie
• dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.

Ustalając wymiar czasu pracy, należy uwzględnić zastrzeżenia określone w art. 130 § 2–3 k.p. Oznacza to zatem, że w trakcie obliczeń pracodawca musi przestrzegać niżej wskazanych zasad:

• każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin (art. 130 § 2 k.p.),
• wymiar czasu pracy pracownika w okresie rozliczeniowym, ustalony zgodnie z art. 129 § 1 k.p., ulega w tym okresie obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy (130 § 3 k.p.).

Uwaga!

Wyliczenia dotyczące czasu pracy w 2022 roku, zarówno w ujęciu miesięcznym, rocznym, jak i z uwzględnieniem czteromiesięcznego oraz trzymiesięcznego okresu rozliczeniowego, przedstawiono w załączniku do niniejszego punktu. Warto podkreślić, że dokonując poszcze-gólnych obliczeń, przyjęto założenie, zgodnie z którym dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy jest sobota.

Należy zauważyć, że obecnie nie należy już stosować zasady wyrażonej w art. 130 § 2¹ k.p., przewidującej, że święto przypadające w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy nie obniża wymiaru czasu pracy. Przepis art. 130 § 2¹ k.p. utracił moc prawną na skutek wyroku TK z dn. 02.10.2012 r., sygn. akt K 27/11 (Dz.U. z 08.10.2012 r. poz. 1110), w którym wspomniana regulacja kodeksowa została uznana za niezgodną z art. 32 ust. 1 Konstytucji RP (zasada równości wobec prawa oraz prawo do równego traktowania przez władze publiczne).

W roku 2022 jeden dzień wolny od pracy w rozumieniu ustawy z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1920) przypada w sobotę – jest to 1 stycznia 2022 r. (szczegółowe dane dotyczące dni ustawowo wolnych od pracy zostały zawarte w tabeli 1 w punkcie 5 tego rozdziału). Oznacza to, że pracodawcy stosujący standardowe rozwiązania w zakresie rozkładów czasu pracy, tzn. z dniami wolnymi z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy występującymi w tzw. wolne soboty, mają obowiązek wyznaczenia dodatkowego dnia wolnego od pracy w trakcie okresu rozliczeniowego obejmującego święto przypadające w sobotę.

Okresy rozliczeniowe

Dla prawidłowego rozliczenia czasu pracy niezbędne jest wyznaczenie przez pracodawcę okresów rozliczeniowych.

Okres rozliczeniowy to wyznaczony z góry przez pracodawcę przedział czasu, w ramach którego ustala się wymiar czasu pracy pracowników oraz dokonuje się rozliczenia czasu pracy. Przyjęty przez pracodawcę okres rozliczeniowy należy określić w u.z.p. lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty u.z.p. bądź nie jest obowiązany do wydania regulaminu pracy.

W myśl aktualnie obowiązujących regulacji Działu 6 k.p. podstawowym okresem rozliczeniowym czasu pracy jest okres nieprzekraczający 4 miesięcy, z zastrzeżeniem odrębności dotyczących długości okresu rozliczeniowego określonych w art. 135–138 oraz 143 i 144 k.p.

Poprzez zmianę brzmienia § 2 w art. 129 k.p. ustawodawca umożliwił stosowanie okresu rozliczeniowego przedłużonego maksymalnie do 12 miesięcy w szerszym niż dotychczas zakresie.

Obecnie w każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi albo dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad odnoszących się do ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

Przedłużenie okresu rozliczeniowego maksymalnie do 12 miesięcy będzie możliwe – przy spełnieniu powyżej wskazanych warunków – w każdym systemie czasu pracy ustanowionym w przepisach k.p. Art. 129 § 2 k.p. ma zatem charakter regulacji szczególnej wobec innych unormowań kodeksowych określających długość okresów rozliczeniowych w poszczególnych systemach czasu pracy. Art. 129 § 2 k.p. umożliwia dowolne ukształtowanie długości okresu rozliczeniowego w ramach 12-miesięcznego limitu, pracodawca może więc, w zależności od potrzeb, ustalić – przestrzegając kodeksowego trybu negocjacji – zarówno 5-miesięczny, jak i np. 11-miesięczny okres rozliczeniowy.

Przesłankami wprowadzenia przedłużonego okresu rozliczeniowego są przyczyny obiektywne lub techniczne albo dotyczące organizacji pracy. Powyższe okoliczności zdefiniowano w sposób bardzo ogólny – w praktyce zatem pracodawcy mają szerokie możliwości wskazania uzasadnienia, o którym mowa w art. 129 § 2 k.p.

Wprowadzenie przedłużonego okresu rozliczeniowego nie może powodować naruszenia ogólnych zasad dotyczących bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. Oznacza to w szczególności obowiązek przestrzegania przez pracodawcę przepisów określających minimalne okresy odpoczynku (dobowego i tygodniowego), a także regulacji dotyczących rekompensowania ponadwymiarowej pracy czasem wolnym oraz respektowania przepisów ustanawiających dni wolne od pracy i święta.

Tryb ustalania oraz przedłużania okresów rozliczeniowych

Co do zasady okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w u.z.p. lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty u.z.p. bądź nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Od tej reguły k.p. przewiduje pewne odstępstwa dotyczące stosowania okresów rozliczeniowych nieprzekraczających 3 lub 4 miesięcy w ramach systemu równoważnego czasu pracy.

W przypadku gdy pracodawca zamierza przedłużyć okres rozliczeniowy zgodnie z art. 129 § 2 k.p., czyli maksymalnie do 12 miesięcy przy zachowaniu uwarunkowań przewidzianych w tym przepisie, obowiązany jest podjąć negocjacje w tej sprawie z reprezentacją pracowników, stosując tryb określony w art. 150 § 3 k.p. Oznacza to, że przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy ustala się:

• w u.z.p. lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeżeli uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi nie jest możliwe, wówczas pracodawca negocjuje treść tego porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ 1 lub 2 ustawy z dnia 23.05.1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 263), z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo
• w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Jeśli porozumienie w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego zostało osiągnięte, pracodawca jest obowiązany przekazać kopię tego porozumienia właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy – w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia (art. 150 § 4 k.p.).

Należy zauważyć, że tryb wprowadzenia przedłużonego okresu rozliczeniowego określony w art. 150 § 3 k.p. ma zastosowanie także przy ustalaniu rozkładu czasu pracy, o którym mowa w art. 140¹ k.p., a więc tzw. ruchomego czasu pracy (przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy). Wymaga dodania, że wspomniane rozkłady czasu pracy (art. 140¹ k.p.) mogą być także stosowane na pisemny wniosek pracownika, niezależnie od ustalenia takich rozkładów czasu pracy w trybie określonym w art. 150 § 3 k.p.

Zmiany w zakresie przedłużenia okresu rozliczeniowego dokonywane w ramach u.z.p., czyli za pośrednictwem protokołów dodatkowych, nie są objęte wymogiem zgłoszenia do właściwego okręgowego inspektora pracy (art. 150 § 4 k.p.). Wynika to z faktu, iż protokoły dodatkowe podlegają rejestracji u właściwego okręgowego inspektora pracy na podstawie innych przepisów kodeksowych (art. 241⁹ k.p. w związku z art. 241¹¹ k.p.).

Maciej Ofierski

Wymiar czasu pracy w 2022 roku

W tabeli zamieszczonej poniżej zawarto obliczenia dotyczące wymiaru czasu pracy w 2022 r., wykonane wg zasad określonych w art. 130 k.p. Dokonując tych obliczeń, przyjęto zasadę, w myśl której dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy jest sobota.

Tab. 1.

Wymiar czasu pracy w 2022 roku

W tabelach 2–3 wskazano godzinowy wymiar czasu pracy ustalony odpowiednio dla trzy- oraz czteromiesięcznych okresów rozliczeniowych.

Tab. 2.

Wymiar czasu pracy w 2022 roku
z uwzględnieniem trzymiesięcznego okresu rozliczeniowego

Tab. 3.

Wymiar czasu pracy w 2022 roku
z uwzględnieniem czteromiesięcznego okresu rozliczeniowego