Możliwość posługiwania się w obrocie gospodarczym nazwą skróconą spółki

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900 z późn. zm.), art. 15zzs ust. 7 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 374 z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 3 lutego 2020 r. (data wpływu 5 lutego 2020 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości posługiwania się w obrocie gospodarczym na fakturach oraz innych dokumentach księgowych nazwą skróconą Spółki – jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 5 lutego 2020 r. wpłynął ww. wniosek, o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości posługiwania się w obrocie gospodarczym na fakturach oraz innych dokumentach księgowych nazwą skróconą Spółki.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka Wnioskodawcy powstała z przekształcenia spółki cywilnej i została zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców KRS w dniu 13 stycznia 2020 r. Zgodnie z umową spółki i wpisem do KRS firma spółki brzmi: M…P. … spółka jawna.

Zgodnie z umową spółki, spółka może się posługiwać skrótem firmy „M…spółka jawna”.

W zgłoszeniu aktualizacyjnym VAT-R, jak również w zgłoszeniu identyfikacyjnym NIP-8, obok firmy (nazwy) pełnej wskazana została także firma (nazwa) skrócona: M… sp. jawna.

W rejestrze przedsiębiorców KRS firma skrócona nie jest ujawniona, gdyż rejestr ten nie zawiera rubryki umożliwiającej dokonanie takiego wpisu.

Z uwagi na długą pełną firmę spółki, na wystawianych oraz otrzymywanych przez spółkę fakturach oraz innych dokumentach księgowych Wnioskodawca zamierza się posługiwać firmą skróconą: M…spółka jawna lub M…sp. jawna.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy Spółka Wnioskodawcy może posługiwać się w obrocie gospodarczym, na fakturach oraz wszelkich innych dokumentach księgowych skrótem firmy (M…spółka jawna lub M…sp. jawna), zamiast pełnej firmy (M…K…. spółka jawna) oraz przyjmować takie faktury z wpisaną skróconą firmą od swoich kontrahentów bez konieczności wystawiania korekty?

Stanowisko Wnioskodawcy:

Zdaniem Wnioskodawcy, Spółka będzie miała prawo posługiwać się skróconą firmą M….spółka jawna, zamiast pełnej firmy M…K…spółka jawna na wystawianych przez siebie fakturach VAT oraz innych dokumentach księgowych, a także przyjmować od swoich kontrahentów takie faktury zawierające skróconą firmę nabywcy bez konieczności wystawiania korekty na pełne brzmienie firmy.

Zgodnie z przepisem art. 106e ust. 1 pkt 3) ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług , jako jeden z koniecznych elementów faktury VAT ustawa wymienia „imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy”.

Przepis ten nie wyklucza posługiwania się nazwą (firmą) skróconą przez podatnika. Dane zawarte na fakturze muszą przede wszystkim umożliwiać jednoznaczną identyfikację stron transakcji gospodarczej, zarówno po stronie nabywcy, jak i sprzedawcy.

Zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi zawiera: pełną i skróconą nazwę (firmę).

Również przepisy prawa cywilnego uprawniają Wnioskodawcę do posługiwania się skrótem firmy (art. 43 ⁽⁵⁾ par. 4 KC).

W przypadku spółki Wnioskodawcy możliwość używania skróconej firmy wynika z umowy spółki, zarejestrowanej w rejestrze przedsiębiorców KRS, a ponadto Spółka zgłosiła ten fakt organowi podatkowemu przez złożenie formularzy VAT-R i NIP-8. W taki sposób dane zawarte na fakturach oraz innych dokumentach księgowych umożliwią jednoznaczną identyfikację Wnioskodawcy jako podatnika.

Powyższe stanowisko potwierdzają m.in. interpretacje indywidualne wydane przez: Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy dnia 29 maja 2013 r., nr ITPP1/443-208/13/IK, Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 5 maja 2017 r. nr 0111-KDIB3-2.4012.18.2017.1.MN; Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 października 2018 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.629.2018.2.OS; Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5 maja 2017 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.18.2017.1.MN; Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 26 kwietnia 2019 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.72.2019.1 MN.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Podstawowe zasady wystawiania faktur uregulowane zostały w przepisach ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r., poz. 106 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT.

Faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku od towarów i usług, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury.

Elementy które powinna zawierać faktura, określa art. 106e ustawy o VAT.

Stosownie do art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy, faktura powinna zawierać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy.

Dane zawarte na fakturze muszą przede wszystkim umożliwiać jednoznaczną identyfikację stron transakcji gospodarczej, zarówno po stronie nabywcy, jak i sprzedawcy.

Ponadto, jak stanowi art. 106k ust. 1 ustawy o VAT nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą.

Zatem treść ww. przepisu oznacza możliwość korygowania m.in. pomyłek w sposobie określenia nabywcy, np. błąd w nazwie, adresie lub numerze identyfikacyjnym. Wskazuje to, że w tym trybie mogą być prostowane jedynie pomyłki dotyczące tego konkretnego podatnika. W sytuacji, gdy nabywca otrzyma fakturę zawierającą błędy tylko w niektórych elementach nazwy, wówczas może je skorygować notą korygującą.

Na podstawie art. 106k ust. 3 pkt 3 ustawy o VAT faktura, o której mowa w ust. 1, powinna zawierać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Z przywołanych przepisów wynika, że w sytuacji, gdy nabywca otrzyma fakturę zawierającą błędy w elementach nazwy sprzedawcy, może je skorygować notą korygującą.

Zgodnie z ust. 4 wyżej cytowanego artykułu, przepisy ust. 1-3 nie naruszają przepisów dotyczących wystawiania faktur korygujących.

Stosownie do art. 106j ust. 1 ustawy, w przypadku gdy po wystawieniu faktury:

1. udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,
2. udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1,
3. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4. dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
5. podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury

-podatnik wystawia fakturę korygującą.

W myśl art. 24 § 1 i § 2 ustawy Kodeks spółek handlowych z dnia 15 września 2000 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 505 z późn. zm.), firma spółki jawnej powinna zawierać nazwiska lub firmy (nazwy) wszystkich wspólników albo nazwisko albo firmę (nazwę) jednego albo kilku wspólników oraz dodatkowe oznaczenie „spółka jawna”. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu „sp. j.”.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 170), podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2a, są obowiązani do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego albo organu właściwego na podstawie odrębnych przepisów. Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw.

Stosownie do art. 5 ust. 2b ww. ustawy, zgłoszenie identyfikacyjne podatników wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego zawiera dane:

1. objęte treścią wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym, z wyłączeniem rejestru dłużników niewypłacalnych, przekazywane automatycznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;
2. uzupełniające: skróconą nazwę (firmę), wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, z wyjątkiem rachunku VAT w rozumieniu art. 2 pkt 37 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, adresy miejsc prowadzenia działalności, dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej, dane kontaktowe, a w przypadku osobowych spółek handlowych i podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych – dane dotyczące poszczególnych wspólników, w tym ich identyfikatory podatkowe.

Natomiast w myśl art. 5 ust. 3 ww. ustawy, zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi zawiera: pełną i skróconą nazwę (firmę), formę organizacyjno-prawną, adres siedziby, numer identyfikacyjny REGON, organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ, wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, z wyjątkiem rachunku VAT w rozumieniu art. 2 pkt 37 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, adresy miejsc prowadzenia działalności, dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych, a ponadto:

1. w przypadku zakładów (oddziałów) osób prawnych oraz innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych będących podatnikami – NIP oraz inne dane dotyczące jednostki macierzystej;
2. w przypadku spółek cywilnych, osobowych spółek handlowych i podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców na zasadach określonych dla spółek osobowych – dane dotyczące wspólników, w tym również identyfikator podatkowy poszczególnych wspólników;
3. w przypadku podatkowych grup kapitałowych – dane dotyczące spółek wchodzących w skład grupy, w tym również NIP nadane tym spółkom.

Na podstawie art. 5 ust. 5 ustawy o NIP, minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, wzory formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i formularzy zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających, o których mowa w ust. 2b pkt 2, w art. 42 ust. 3a pkt 2 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 649, 730 i 2294) i w art. 43 ust. 5b pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 300, z późn. zm.), z wyjątkiem zgłoszeń osób fizycznych będących przedsiębiorcami, biorąc pod uwagę kompletność przekazywanych danych niezbędnych do ewidencji i identyfikacji podatników i płatników oraz konieczność przekazywania danych uzupełniających do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej oraz Centralnego Rejestru Płatników Składek.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o NIP, podatnicy podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego są obowiązani dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu jednym z tych podatków, z tym że osoby fizyczne są obowiązane dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego tylko w przypadku dokonywania zgłoszenia rejestracyjnego, o którym mowa w art. 96 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz w art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 864, z późn. zm.). Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się niezależnie od zgłoszenia rejestracyjnego.

Stosownie do art. 9 ust. 1 ustawy o NIP, podmioty, o których mowa w art. 6 ust. 1, 1a i 10, oraz zarządca sukcesyjny mają obowiązek aktualizowania danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym przez dokonanie zgłoszenia aktualizacyjnego do naczelnika urzędu skarbowego, nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana danych (…). Podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego dokonują zgłoszenia aktualizacyjnego wyłącznie w zakresie danych uzupełniających wskazanych w art. 5 ust. 2b pkt 2.

Zgodnie z art. 9 ust. 6 ustawy o NIP, do aktualizacji danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym stosuje się:

1. odpowiednio przepisy art. 5 ust. 4a;
2. wzory formularzy zgłoszeń aktualizacyjnych określone w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 5 ust. 5 albo formularz wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Zgodnie z § 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2018 r. w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających (Dz. U. z 2018 r. poz. 2496), określa się wzory formularzy zgłoszenia identyfikacyjnego/zgłoszenia aktualizacyjnego w zakresie danych uzupełniających (NIP-8), stanowiący załącznik nr 4 do rozporządzenia.

W części B.1. tego zgłoszenia – „Dane identyfikacyjne”, w poz. 6 należy podać nazwę pełną, natomiast w poz. 7 nazwę skróconą.

Wzór dokumentu VAT-R zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług określony został rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 27 grudnia 2016 r. w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatników w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2016 r. poz. 2301).

W § 1 ww. rozporządzenia określony został wzór zgłoszenia rejestracyjnego w zakresie podatku od towarów i usług, stanowiący załącznik nr 1 do rozporządzenia (VAT-R). W części B1 tego zgłoszenia – „Dane identyfikacyjne”, w poz. 11 należy podać nazwę pełną, natomiast w poz. 12 nazwę skróconą podatnika.

Zatem, co do zasady, celem wypełnienia dyspozycji wynikających z powołanych przepisów, w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną dane identyfikacyjne stanowią przede wszystkim nazwa pełna oraz nazwa skrócona. Podatnicy w obrocie gospodarczym powinni stosować nazwę pełną lub nazwę skróconą podaną w zgłoszeniu identyfikacyjnym oraz

w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R, bądź dokonanych aktualizacjach przedmiotowych zgłoszeń.

Z opisu sprawy wynika, że zgodnie z umową spółki i wpisem do KRS firma spółki brzmi: M… . K…spółka jawna. Zgodnie z umową spółki, spółka może się posługiwać skrótem firmy „M.. . spółka jawna”. W zgłoszeniu aktualizacyjnym VAT-R, jak również w zgłoszeniu identyfikacyjnym NIP-8, obok firmy (nazwy) pełnej wskazana została także firma (nazwa) skrócona: M… sp. jawna. W rejestrze przedsiębiorców KRS firma skrócona nie jest ujawniona, gdyż rejestr ten nie zawiera rubryki umożliwiającej dokonanie takiego wpisu.

Z uwagi na długą pełną firmę spółki, na wystawianych oraz otrzymywanych przez spółkę fakturach oraz innych dokumentach księgowych Wnioskodawca zamierza posługiwać się firmą skróconą: M….spółka jawna lub M…sp. jawna.

Wątpliwości Wnioskodawcy, budzi możliwość posługiwania się w obrocie gospodarczym nazwą skróconą Spółki.

Ja wskazano wyżej przepisy ustawy o VAT regulują kwestię dotyczącą posługiwania się

w obrocie gospodarczym fakturami w tym fakturami korygującymi (notami korygujących).

Mając na uwadze powołane przepisy prawa stwierdzić należy, iż w celu jednoznacznej identyfikacji podatkowej podatnik powinien posługiwać się taką nazwą, jaką wskazał w zgłoszeniu rejestracyjnym w zakresie podatku od towarów i usług, bądź zgłoszeniu aktualizacyjnym zmieniającym nazwę.

Koniecznym jest zatem, by dane dotyczące podatnika podawane na fakturze oraz innych dokumentach księgowych były zgodne z danymi identyfikacyjnymi wskazanymi w tych zgłoszeniach.

Mając na uwadze stan faktyczny sprawy oraz powołane przepisy prawa stwierdzić należy, że w sytuacji, gdy nazwa skrócona umożliwiająca jednoznaczną identyfikację została wykazana w zgłoszeniu rejestracyjnym/aktualizacyjnym dla celów podatku VAT i jest znana organowi podatkowemu, to posługiwanie się nazwą skróconą firmy w obrocie gospodarczym (dokumentach księgowych w tym na fakturach) wystawianych przez Spółkę jest prawidłowe. Podobnie Wnioskodawca będzie mógł przyjmować faktury z wpisaną skróconą nazwą bez konieczności ich korygowania.

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy posługiwania się nazwą skróconą na fakturach oraz innych dokumentach, które mogą być uznane za fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 31 ustawy o VAT. Wskazać jednakże należy, że nie ma przeciwwskazań do posługiwania w obrocie gospodarczym skróconą nazwą spółki w innych dokumentach księgowych.

W konsekwencji stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Ponadto Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (pytania) Wnioskodawcy. Inne kwestie przedstawione w opisie sprawy i własnym stanowisku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa – rozpatrzone. W szczególności niniejsza interpretacja nie rozstrzyga kwestii poprawności nazwy zgłoszonej przez Wnioskodawcę.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Podkreślenia wymaga, iż interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego, jak również w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan faktyczny, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dn. 06-05-2020 sygnatura: 0111-KDIB3-2.4012.72.2020.2.MN