Z dniem 25 maja 2018 r. weszły w życie przepisy nowej ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. poz. 1000), zwanej dalej „u.o.d.o.”, która służy stosowaniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych), tzw. RODO. W ramach u.o.d.o. dokonano także zmian w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 917, z późn. zm.), dalej określanej mianem „k.p.”
Przepisy nowelizujące k.p. zostały zawarte w art. 111 u.o.d.o. Dotyczą one określenia w k.p. dopuszczalności oraz zasad stosowania monitoringu w zakładzie pracy, w tym także monitoringu poczty elektronicznej pracownika. Warto podkreślić, że dotychczasowe zapisy k.p. nie określały żadnych regulacji w tym zakresie, co wpływało na powstanie wielu wątpliwości w obrębie omawianej problematyki. Wejście w życie przepisów RODO wymusiło unormowanie wspomnianych kwestii. Stosowne dyspozycje odnoszące się do stosowania monitoringu w zakładzie pracy zawarto w nowo dodanych art. 222 k.p. i art. 223 k.p.
Powyżej wymienione regulacje okazały się jednak niewystarczające w kontekście pełnej implementacji – w ramach krajowego systemu prawnego – postanowień zawartych w RODO. Dlatego też, w celu pełnego wdrożenia wspomnianych zapisów, uchwalono dnia 21 lutego 2019 r. ustawę o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz.U. poz. 730), która weszła w życie z dniem 4 maja 2019 r. Powołana ustawa przewiduje zmiany m.in. w k.p., w tym także w zakresie przepisów dotyczących monitoringu w miejscu pracy. W drodze nowelizacji uwzględniono prawo zakładowej organizacji związkowej w odniesieniu do niedopuszczalności monitoringu pomieszczeń udostępnionych tej organizacji.
Monitoring w zakładzie pracy – dopuszczalność oraz zasady stosowania
Definicja monitoringu w miejscu pracy oraz dopuszczalność stosowania
Art. 222 § 1 k.p. definiuje, co należy rozumieć pod pojęciem określenia „monitoring”.
Monitoring – to szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu.
Wspomniany zapis określa również warunki stanowiące uzasadnienie do zastosowania monitoringu. Oznacza to zatem, że pracodawca może wprowadzić monitoring, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji albo zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Nowo wprowadzony w art. 222 k.p. § 11 wskazuje jednocześnie okoliczności, w których monitoring nie może być stosowany. Zgodnie z tym przepisem monitoring nie obejmuje pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.
Monitoring nie może – co do zasady – obejmować, w myśl postanowień art. 222 § 2 k.p., w brzmieniu obowiązującym od 4 maja 2019 r., następujących miejsc:
- pomieszczeń sanitarnych,
- szatni,
- stołówek,
- palarni.
Przepisy cyt. przepisu zawierają wyjątek od zakazu stosowania monitoringu w wymienionych pomieszczeniach, bowiem monitoring jest w nich jednak dopuszczalny w razie gdy jest to niezbędne dla realizacji celu określonego w art. 222 § 1 k.p., przy czym nie może to naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. Aby zapewnić tę ochronę, należy zastosować w szczególności techniki uniemożliwiające rozpoznanie przebywających w tych pomieszcze-niach osób.
Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga natomiast uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa wspomniana organizacja – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Okresy przechowywania nagrań obrazu uzyskanych w wyniku monitoringu
Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania (art. 222 § 3 k.p.).
W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, trzymiesięczny termin wskazany powyżej ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
Po upływie okresu podstawowego (3 miesiące) oraz okresu wydłużonego, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.
Tryb wprowadzenia monitoringu
oraz obowiązki informacyjne pracodawcy
Zgodnie z art. 222 § 6 k.p. cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w:
- układzie zbiorowym pracy (u.z.p.) lub
- regulaminie pracy albo
- obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty u.z.p. lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu mo-nitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 222 § 7 k.p.).
Ponadto, pracodawca – przed dopuszczeniem pracownika do pracy – przekazuje mu na piśmie informacje, o których mowa w art. 222 § 6 k.p. (patrz: wyżej).
Obowiązek odpowiedniego oznaczenia pomieszczeń i terenu objętych monitoringiem
Art. 222 § 9 k.p. nakłada na pracodawcę, który wprowadził monitoring kolejne obowiązki polegające na odpowiednim oznakowaniu pomieszczeń i terenów zakładu pracy objętych monitoringiem. W konsekwencji pracodawca jest obowiązany oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
Art. 222 § 9 nie narusza przepisów art. 12 i art. 13 RODO.
Monitoring poczty elektronicznej – definicja ustawowa oraz dopuszczalność stosowania
Kolejnym nowym rozwiązaniem, jakie zostało wprowadzone do k.p. za pośrednictwem u.o.d.o., jest możliwość monitoringu poczty elektronicznej pracownika (art. 223 k.p.).
Przez monitoring poczty elektronicznej należy rozumieć kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika.
Monitoring poczty elektronicznej może być wprowadzony przez pracodawcę, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika (art. 223 § 2 k.p.).
Wprowadzając monitoring poczty elektronicznej, pracodawca jest obowiązany odpowiednio stosować przepisy art. 222 § 6–10 k.p. dotyczące monitoringu (regulacje te omówiono we wcześniejszym fragmencie tego tekstu).
Przedstawione przepisy odnoszące się do warunków stosowania monitoringu poczty elektronicznej (art. 223 § 1–3 k.p.) stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu niż określone w art. 223 § 1 k.p., jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów przewidzianych we wskazanym przepisie.
Maciej Ofierski
