Kupony żywieniowe – jak rozliczyć

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

UZASADNIENIE

W dniu 31 sierpnia 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek, uzupełniony w dniu 24 października 2018 r., o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku z przyznaniem uprawnionym pracownikom kuponów żywieniowych.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca – Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – prowadzi działalność i jest płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych.

Spółka przeprowadziła analizę wydatków energetycznych pracowników wykonujących prace związane z wysiłkiem fizycznym, z której wynikło, że Spółka jest zobowiązana nieodpłatnie zapewnić zatrudnionym pracownikom odpowiednie posiłki profilaktyczne zgodnie z art. 232 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.

Spółka nie ma możliwości wydawania takich posiłków z przyczyn organizacyjnych – nie posiada własnej stołówki oraz nie ma możliwości jej stworzenia. Nie dysponuje również odpowiednimi pomieszczeniami socjalnymi zapewniającymi przygotowanie przez pracowników posiłków.

W związku z tym Spółka zamierza zakupić dla uprawnionych pracowników kupony żywieniowe upoważniające ich użytkowników wyłącznie do zakupu gotowych posiłków (np. ciepłych) i artykułów spożywczych, z których pracownik będzie mógł przygotować sobie posiłek. Kupony będą mogły zostać zrealizowane po godzinach pracy pracownika w lokalach gastronomicznych oraz w wyznaczonych sklepach spożywczych. Za tego rodzaju kupony żywieniowe nie będzie można zakupić takich produktów jak np. artykuły przemysłowe i budowlane, alkohol, paliwo, papierosy, odzież, obuwie, itp. Kuponów nie będzie też można wymienić na gotówkę, ani otrzymać z nich reszty. Pracownicy sami będą wybierać rodzaj posiłku oraz dozwolone artykuły spożywcze.

Spółka nie będzie miała wiedzy i kontroli co do tego, czy wybrane posiłki lub artykuły spożywcze spełniają normy określone dla posiłków profilaktycznych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy finansowanie pracownikom posiłków w formie kuponów żywieniowych będzie korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a tym samym na Wnioskodawcy będą ciążyły obowiązki płatnika podatku dochodowego?

Zdaniem Wnioskodawcy, taki sposób finansowania pracownikom posiłków (w formie kuponów żywieniowych na produkty spożywcze oraz usługi gastronomiczne) korzystać będzie ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a tym samym na Wnioskodawcy nie będą ciążyły obowiązki płatnika podatku dochodowego.

W myśl tego przepisu wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.

Zgodnie z opisanym zdarzeniem przyszłym Spółka nie ma możliwości dostarczenia pracownikom wykonującym pracę w warunkach szczególnych gotowych posiłków zgodnych z normami określonymi dla celów profilaktycznych. Jedyną możliwością wykonania przepisu nakładającego na pracodawcę obowiązek dostarczenia pracownikom posiłków profilaktycznych jest przekazanie im kuponów żywieniowych uprawniających do zakupu posiłku oraz wybranych artykułów spożywczych.

Należy podkreślić, że z literalnego brzmienia przepisu art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w żaden sposób nie wynika, aby realizacja kuponu musiała następować jedynie w punktach gastronomicznych lub restauracjach. Przepis nie wskazuje również w jakiej porze dnia kupon ma zostać zrealizowany. Skoro ustawodawca nie wprowadził wyraźnego ograniczenia co do miejsca i czasu realizacji kuponów żywieniowych należy uznać, że nie ma to prawnego znaczenia.

Dodatkowo zakres realizacji kuponów żywieniowych zostanie zawężony do wybranych artykułów spożywczych więc można z dużą dozą prawdopodobieństwa założyć, że pracownicy zakupią produkty niezbędne do właściwego przygotowania posiłków profilaktycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest nieprawidłowe.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1509, z późn. zm.) jest zasada powszechności opodatkowania, która wyrażona została w art. 9 ust. 1 tej ustawy. Zgodnie z jego treścią opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 25b i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 tej ustawy źródło przychodów stanowi stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Należy zauważyć, że użyty w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwrot „w szczególności” oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy. Oznacza to, że do przychodów pracownika ustawodawca zaliczył nie tylko pieniądze, ale także wartość świadczeń w naturze, czy świadczeń nieodpłatnych otrzymanych od pracodawcy.

Jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy – wartość pieniężną świadczeń w naturze przysługujących pracownikom na podstawie odrębnych przepisów ustala się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców (art. 12 ust. 2 ustawy). Natomiast wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych – ustala się według zasad określonych w art. 11 ust. 2-2b (art. 12 ust. 3 tej ustawy).

Stosownie do art. 11 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wartość pieniężną świadczeń w naturze, z zastrzeżeniem art. 12 ust. 2-2c, określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.

Na podstawie art. 11 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:

1. jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia – według cen stosowanych wobec innych odbiorców;
2. jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione – według cen zakupu;
3. jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku – według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku;
4. w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń, ustaloną według zasad określonych w ust. 2 lub 2a, a odpłatnością ponoszoną przez podatnika – o czym stanowi art. 11 ust. 2b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.

W tym miejscu należy pokreślić, że korzystanie z każdej preferencji podatkowej, w tym zwolnienia od podatku, jest możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy spełnione są wszelkie przesłanki określone w przepisie stanowiącym podstawę prawną danej preferencji. Wszelkie zwolnienia podatkowe są bowiem odstępstwem od zasady powszechności opodatkowania, a przepisy dotyczące zwolnień podatkowych powinny być interpretowane ściśle, zgodnie przede wszystkim z ich wykładnią językową. Wykluczone jest w tym wypadku stosowanie wykładni rozszerzającej jak i zawężającej.

W przedmiocie stosowania wszelkiego rodzaju ulg podatkowych trzeba mieć na względzie także art. 84 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. Nr 78, poz. 483, z późn. zm.), zgodnie z którym każdy jest obowiązany do ponoszenia ciężarów świadczeń publicznych, w tym podatków, określonych w ustawie. Nakładanie podatków, innych danin publicznych, określanie podmiotów, przedmiotów opodatkowania i stawek podatkowych, a także zasad przyznawania ulg i umorzeń oraz kategorii podmiotów zwolnionych od podatków następuje w drodze ustawy, co wynika z art. 217 Konstytucji. Tym samym, każdy wyjątek od zasady powszechności opodatkowania (w tym także ulga podatkowa) nie może być interpretowany dowolnie, ani uzupełniany w drodze interpretacji o treść, której nie zawiera.

Ustawodawca w art. 232 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r., poz. 917, z późn. zm.) nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia nieodpłatnie pracownikom zatrudnionym w szczególnie uciążliwych warunkach odpowiednich posiłków i napojów ze względów profilaktycznych. Rodzaje tych posiłków i napojów oraz wymagania, które powinny spełnić, a także przypadki i warunki ich wydawania określają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. Nr 60, poz. 279).

Przepisy § 2 ww. rozporządzenia odnoszą się do posiłków profilaktycznych i regulują dwie sprawy. Po pierwsze, określają procentowe wymagania co do składników takich posiłków oraz ich wartości kalorycznej – posiłki powinny zawierać około 50-55% węglowodanów, 30-35% tłuszczów, 15% białek oraz posiadać wartość kaloryczną około 1.000 kcal (§ 2 ust. 1). Jedynie posiłki, które wymagania te spełniają mogą oddziaływać profilaktycznie, a tym samym służyć realizacji zakładanego celu regulacji. Po drugie, przepisy dopuszczają dwie alternatywne formy wykonania obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych, jeżeli pracodawca nie ma możliwości wydania takich posiłków ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych (§ 2 ust. 2). Pracodawca może wówczas zapewnić korzystanie z takich posiłków w punktach gastronomicznych albo przyrządzanie posiłków przez pracownika we własnym zakresie z otrzymanych produktów.

Ponadto przepisy ww. rozporządzenia dotyczą również czasowego aspektu wykonania obowiązku zapewnienia posiłków i napojów profilaktycznych. Naczelną zasadę w tym zakresie ustanawia § 6 ust. 1 rozporządzenia, zgodnie z którym posiłki i napoje wydawane są pracownikom w dniach wykonywania prac uzasadniających ich wydawanie. Biorąc zatem pod uwagę, że zasadniczą przesłanką obowiązku zapewnienia posiłków i napojów jest zatrudnienie pracownika w warunkach szczególnie uciążliwych, przez dni wykonywania prac uzasadniające ich wydawanie należy rozumieć dni, w których pracownicy ci wykonują pracę w szczególnie uciążliwych warunkach (w rozumieniu § 3 i 4 tego rozporządzenia). Dalsze przepisy § 6 rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów ustanawiają szczegółowe zasady dotyczące osobno pory wydawania posiłków (§ 6 ust. 2) oraz pory dostępu do napojów profilaktycznych (§ 6 ust. 3). Posiłki powinny być wydawane w czasie regulaminowych przerw w pracy, w zasadzie po 3-4 godzinach pracy.

Zgodnie z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Płatnicy, o których mowa w art. 31 i art. 33-35, przekazują, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby. Jeżeli między kwotą potrąconego podatku a kwotą wpłaconego podatku występuje różnica, należy ją wyjaśnić w deklaracji, o której mowa w ust. 1a (art. 38 ust. 1 ww. ustawy).

Jak wynika z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego Wnioskodawca zobowiązany jest nieodpłatnie zapewnić zatrudnionym pracownikom odpowiednie posiłki profilaktyczne zgodnie z art. 232 ustawy z dnia 26 czerwca1974 r. Kodeks pracy oraz zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. Spółka nie ma możliwości wydawania takich posiłków z przyczyn organizacyjnych – nie posiada własnej stołówki oraz nie ma możliwości jej stworzenia. Nie dysponuje również odpowiednimi pomieszczeniami socjalnymi zapewniającymi przygotowanie przez pracowników posiłków. W związku z tym Spółka zamierza zakupić dla uprawnionych pracowników kupony żywieniowe upoważniające ich użytkowników wyłącznie do zakupu gotowych posiłków (np. ciepłych) i artykułów spożywczych, z których pracownik będzie mógł przygotować sobie posiłek. Kupony będą mogły zostać zrealizowane po godzinach pracy pracownika w lokalach gastronomicznych oraz w wyznaczonych sklepach spożywczych. Za tego rodzaju kupony żywieniowe nie będzie można zakupić takich produktów jak np. artykuły przemysłowe i budowlane, alkohol, paliwo, papierosy, odzież, obuwie, itp. Kuponów nie będzie też można wymienić na gotówkę, ani otrzymać z nich reszty. Pracownicy sami będą wybierać rodzaj posiłku oraz dozwolone artykuły spożywcze. Spółka nie będzie miała wiedzy i kontroli co do tego, czy wybrane posiłki lub artykuły spożywcze spełniają normy określone dla posiłków profilaktycznych.

Z powołanego art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bhp, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów lub napojów. Wobec tego stwierdzić należy, że w sytuacji, gdy pracodawca nie ma kontroli nad tym jakie posiłki lub produkty spożywcze są kupowane przez pracownika i czy produkty te istotnie mają służyć przygotowaniu przez niego właściwego posiłku spełniającego normy określone w powołanym wyżej rozporządzeniu w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów – brak jest możliwości zastosowania przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnienia przedmiotowego.

Mając na uwadze powyższe stwierdzić należy, że w przedstawionej we wniosku sytuacji wartość kuponów żywieniowych na zakup posiłków stanowi dla tychże pracowników przychód – uregulowany w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – mający swoje źródło w łączącym ich z Wnioskodawcą stosunku pracy. Spółka nie będzie miała wiedzy i kontroli co do tego, czy wybrane posiłki lub artykuły spożywcze spełniają normy określone dla posiłków profilaktycznych. W związku z tym tenże przychód nie korzysta ze zwolnienia uregulowanego w art. 21 ust. 1 pkt 11b ww. ustawy, wobec czego dochód z tego tytułu jest opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych tak jak każdy inny dochód ze stosunku pracy. Samo zastrzeżenie, że za kupony żywieniowe nie będzie można kupić takich produktów jak np. artykuły przemysłowe i budowlane, alkohol, paliwo, papierosy, odzież, obuwie, itp. – nie uprawnia do zastosowania zwolnienia. Omawiane zwolnienie nie odnosi się bowiem do jakichkolwiek posiłków, artykułów spożywczych i napojów bezalkoholowych, lecz do posiłków profilaktycznych, które muszą mieć odpowiedni skład i kaloryczność – co wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, do których odwołuje się analizowany przepis art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie bez znaczenia jest również pora ich wydawania – szczegółowo określona w przepisach rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów – uwzględnia ona bowiem rolę, jaką powinny spełniać posiłki i napoje profilaktyczne.

W związku z tym na Wnioskodawcy, jako płatniku, będzie ciążył obowiązek obliczania, pobierania w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wydawanych kuponów żywieniowych na podstawie art. 31 tej ustawy.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dn. 22.11.2018 r. – sygn. 0115-KDIT2-2.4011.361.2018.2.HD