Dnia 01.09.2019 r. weszło w życie rozporządzenie MEN z dn. 29.08.2019 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz.U. z 2019 r. poz. 1664). Część jego przepisów zacznie jednak obowiązywać dopiero z początkiem roku szkolnego 2020/2021. To regulacje, które dotyczą prowadzenia dokumentacji szkolnej w postaci elektronicznej.
Szkolne księgi ewidencyjne
Za niecały rok wejdą w życie przepisy § …
(…) 7a rozp. podstawowego, dodane wymienioną na wstępie nowelizacją. Umożliwiają one szkołom i placówkom prowadzenie w postaci elektronicznej części szkolnej dokumentacji, jaką są: księgi ewidencji dzieci i młodzieży, księgi uczniów, księgi słuchaczy oraz księgi wychowanków.
Co więcej, za zgodą organu prowadzącego, księgi te będą mogły być prowadzone wyłącznie w postaci elektronicznej, tak jak ma to miejsce w przypadku dzienników elektronicznych.
Jeżeli szkoła lub placówka zdecydują się na prowadzenie powyższych ksiąg wyłącznie w postaci elektronicznej, to do ksiąg tych będą wpisywać jedynie nowe dzieci i nowych uczniów, słuchaczy i wychowanków, a więc te dzieci, wobec których rozpoczął się obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego i obowiązek szkolny (w przypadku księgi ewidencji dzieci i młodzieży), oraz tych uczniów, którzy rozpoczęli naukę w danej szkole lub pobyt w danej placówce (w przypadku księgi uczniów, księgi słuchaczy i księgi wychowanków). W takim przypadku księga w postaci papierowej będzie prowadzona wyłącznie dla dzieci, uczniów, słuchaczy i wychowanków wpisanych do niej przed rozpoczęciem prowadzenia danej księgi w postaci elektronicznej – do czasu zakończenia przez nich odpowiednio spełniania obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego i obowiązku szkolnego albo kształcenia w danej szkole lub pobytu w placówce.
Natomiast w przypadku, gdy szkoła lub placówka zdecydują się na równoległe prowadzenie ksiąg w postaci elektronicznej i papierowej, to wpisy będą dokonywane następująco:
- nowi uczniowie, słuchacze, wychowankowie i dzieci objęte obowiązkami edukacyjnymi będą wpisywani zarówno do ksiąg prowadzonych w postaci papierowej, jak i elektronicznej;
- wpisy dotyczące dzieci, uczniów, słuchaczy i wychowanków wpisanych już do ww. ksiąg w postaci papierowej będą dokonywane tylko w księgach prowadzonych w postaci papierowej.
W zakresie wymagań informatycznych i zabezpieczających dotyczących prowadzenia ww. ksiąg w postaci elektronicznej przyjęto analogiczne rozwiązania do tych przewidzianych dla dzienników elektronicznych.
Eksport i wydruk danych z dziennika elektronicznego
Szkoły mają także rok na przygotowanie się do wdrożenia nowych wymogów dotyczących prowadzenia dzienników elektronicznych, zawartych w znowelizowanym § 21 rozp. podstawowego.
Obecnie obowiązuje jedynie wymóg, aby system do obsługi dziennika elektronicznego zapewniał możliwość eksportu danych dziennika do formatu XML. Oznacza to, że każdy producent oprogramowania może zdefiniować własny opis struktury danych dla zapisu dzienników elektronicznych, co utrudnia, a nawet uniemożliwia eksport danych między oprogramowaniem różnych producentów. Brak możliwości przeniesienia danych do oprogramowania innego producenta w praktyce uzależnia szkołę od jednego producenta oprogramowania. Aby tego uniknąć, w przypadku formatu XML oczekiwana struktura danych powinna być określona przez podmiot, który wymaga stosowania takiego formatu. Określenie schematu takiej struktury pozwala bowiem na dokonywanie eksportu tak zapisanych danych między oprogramowaniem różnych producentów.
Dlatego resort edukacji określi jeden schemat, który będzie stosowany przez wszystkich producentów, i udostępni go pod ustalonym adresem elektronicznym na stronie MEN. Zgodnie z nowymi przepisami oprogramowania do obsługi dzienników elektronicznych będą wyposażone w funkcjonalność eksportu danych dziennika elektronicznego zapisanych w formacie XML zgodnym ze schematem określonym we wzorze zdefiniowanym w formacie XSD, udostępnionym pod adresem elektronicznym wskazanym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie MEN.
Nowe wymogi dotyczą też zasad wydruku dziennika elektronicznego. Wydruk ten będzie sporządzany na podstawie dokumentu elektronicznego, zgodnie z szablonem wizualizacji zdefiniowanym w formacie XSLT, udostępnionym pod adresem elektronicznym wskazanym w BIP na stronie MEN. Dzięki temu układ i zawartość dzienników wygenerowanych w oprogramowaniu różnych producentów będzie taka sama. Obecnie fakt, że każdy producent stosuje własne szablony, utrudnia analizę dzienników różnych szkół (np. w trakcie kontroli).
W ramach nowelizacji przyjęto jeszcze, że system informatyczny służący do prowadzenia dzienników elektronicznych ma uwzględniać wytyczne dla dostępności treści internetowych 2.1 stosowane dla stron internetowych i aplikacji mobilnych w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych, określone w załączniku do ustawy z dn. 4.04.2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 848), w zakresie prezentacji zasobów informacji udostępnianych rodzicom uczniów, uczniom i słuchaczom (standard dotyczy tylko części publicznej, tj. dostępnej dla uczniów, słuchaczy i rodziców uczniów).
Czas na przygotowanie do zmian do 31.08.2021 r.
Omówione przepisy wejdą w życie 01.09.2020 r. Dodatkowo, przedszkola, szkoły i placówki, które będą prowadziły przed 01.09.2020 r. dzienniki w postaci elektronicznej, będą miały czas do 31.08.2021 r., aby dostosować się do nowych wymagań zarówno zakresie merytorycznym, jak i ewentualnie w zakresie zawartych wcześniej umów z podmiotami dostarczającymi potrzebne oprogramowanie.
Odłożenie wejścia w życie tych zmian o jeden rok oraz zapewnienie przedszkolom, szkołom i placówkom odpowiedniego okresu przejściowego pozwoli im na prawidłowe przygotowanie (przetestowanie) nowych ujednoliconych plików do archiwizacji dziennika elektronicznego, plików XML, XSD oraz XSLT oraz dostosowanie się do nich.
Małgorzata Tabaszewska – specjalistka prawa oświatowego
Podstawa prawna:
- Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dn. 29.08.2019 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji – Dz.U. z 2017 r. poz. 1646 ze zm.
- Ustawa z dn. 04.04.2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych – Dz.U. z 2019 r. poz. 848.
